Dlaczego dedykowany ERP może być tańszy niż gotowiec?

Każdy mówi, że dedykowany ERP to ogromny koszt, a gotowec jest tańszy i szybszy. Ale gdy policzysz licencje, integrację i czas pracowników, nagle okazuje się, że dedykowany system może okazać się tańszą inwestycją. Zobaczysz, gdzie ukrywają się największe pułapki. W licencjach, w dostosowaniach i w utraconym czasie ludzi. W tym odcinku pokażę Ci, dlaczego w dłuższej perspektywie dedyk nie tylko bywa bezpieczniejszy, ale też potrafi być realnie tańszą inwestycją. Ale czy zawsze? Nie. W wielu przypadkach, natomiast zdecydowanie tak. Zanim przejdziemy dalej, jeśli interesują Cię takie spojrzenia na technologię w biznesie, koniecznie zasubskrybuj ten kanał.

Czym tak naprawdę jest ERP i dlaczego firmy często mylą pojęcia?
Ile razy słyszałeś, że ktoś mówi, my korzystamy z ERP-a, a w praktyce to był zwykły CRM, albo program magazynowy typu WMS, albo system produkcyjny typu MES? To się zdarza nagminnie. Dlaczego? Bo ERP stało się takim workiem pojęciowym. Każdy system, który dotyka biznesu, bywa wrzucony do tego samego koszyka. A to spore nieporozumienie.

ERP to nie jest jeden moduł. ERP to system, który spina całość procesu w firmie. Sprzedaż, magazyn, produkcję, logistykę, księgowość, finanse w jedną całość.

Kluczowe pytanie przed wdrożeniem ERP: jaki problem chcesz rozwiązać?

I myśląc o wdrożeniu ERP-a, kluczowe pytanie, które zawsze trzeba sobie zadać na starcie, to co dokładnie chcesz rozwiązać tym systemem? Dlaczego chcesz go wdrożyć? Czy chodzi o lepszą kontrolę stanów magazynowych? Być może o planowanie produkcji? Być może o integrację sprzedaży B2B z księgowością? A może o to, żeby zarząd w końcu widział rentowność całej firmy w jednym raporcie? Bo jeśli tego nie nazwiesz, czego potrzebujesz, to łatwo wybrać coś, co nazywa się ERP, ale twojego problemu nie rozwiąże.

Czy gotowy ERP naprawdę jest tańszy i szybszy?
I teraz, skoro ERP to system, który spina całość procesu w firmie, to naturalnie pojawia się myśl, jeśli jest taki złożony, to przecież stworzenie dedykowanego ERP-a, pisanego od podstaw, musi być koszmarnie drogie. Gotowiec wydaje się logiczną opcją. Tańszy, szybszy i dostępny od ręki. Tylko, że to wcale nie zawsze jest prawda. Bo praca, jaką trzeba wykonać, jest dokładnie taka sama, bardzo często. Czy wybierzesz gotowca, czy system pisany od podstaw. Musisz uświadomić sobie potrzeby i mieć wizję końcową, co tak naprawdę chcesz poprawić ERP-em.

Najczęstszy błąd przy wdrożeniu gotowego ERP - pominięcie mapowania procesów
Musisz zrobić mapowanie procesów i tu uwaga, w gotowcach bardzo często ten etap się pominie, bo zakłada się, że system ma już wszystko, albo zdecydowaną większość w standardzie. A to ogromny błąd, bo jeśli nie odwzorujesz realnych procesów firmy, to żaden system, ani gotowy, ani dedykowany, nie zadziała tak, jak powinien. Często słyszymy, gotowy ERP jest szybki i tani, nie trzeba go długo wdrażać.

Gotowiec vs dedyk - kto tu się do kogo dopasowuje?
W praktyce gotowiec oznacza, że to twoja firma musi dopasować się do systemu, a nie odwrotnie. Zespoły zaczynają zmieniać procesy tylko po to, żeby dogodzić systemowi. Albo próbują zmieniać sam system, co w gotowcu prawie nigdy, długoterminowo nie kończy się dobrze i nigdy nie kończy się tanio.

Kiedy dedykowany ERP wychodzi taniej? Licencje, integracje, elastyczność
Są sytuacje, w których dedykowany ERP nie tylko lepiej pasuje, ale w długiej perspektywie wychodzi zdecydowanie taniej. Funkcjonalności, jeśli trzeba zmienić na przykład połowę gotowego ERPA, to szybciej i taniej jest napisać dedyka. Integracje, gotowe systemy mają API, ale często ograniczone i zdarza się też, że dodatkowo płatne. Dedyk może od razu powstać jako taki hub integracyjny. Licencje. W gotowcu płacisz za użytkowników, za moduły czy też za aktualizację. A jeśli system stoi na przykład na bazie MSSQL, to same licencje mogą kosztować nawet kilka tysięcy, a czasem nawet kilkadziesiąt przy dużej firmie.

Po trzech, pięciu latach suma potrafi być większa niż koszt budowy dedyka. Dodatkowo dochodzi do tego jeszcze elastyczność. Prędzej czy później będziesz chciał zmienić proces.

Siłą rzeczy twoja firma funkcjonuje i zmienia się i to też jest istotne.

Vendor lock-in - czyli jak system może ograniczyć Twój rozwój
Pytanie brzmi, czy twój system pozwoli na to w prosty sposób, czy utniesz w tak zwanym vendor lock-in. Zarządzanie zmianą. Dedyka rozwijasz etapami w swoim tempie. W gotowcu jesteś zależny od harmonogramu producenta, szczególnie przy tych ważniejszych aktualizacjach. I teraz bardzo ważna rzecz.

Czy dedyk zawsze trzeba pisać od zera? Niekoniecznie.

Największy zarzut wobec dedyka brzmi, że trzeba pisać wszystko od zera. Tylko, że okazuje się, że to też nie jest prawda. Dziś korzysta się z frameworków, z gotowych bibliotek, a często także z systemów open source, które służą jako taka pewna baza. Czyli bierzesz z rynku to, co jest sprawdzone i gotowe i dokładasz tylko te elementy, które naprawdę będą wyróżnikiem dla twojej firmy.

Całkowity koszt posiadania ERP - co naprawdę warto policzyć
I kiedy porównujemy ERP-y, najczęściej patrzymy tylko na tę cenę końcową wdrożenia i funkcjonalności, jakie otrzymujemy. I to właśnie tutaj gotowe rozwiązanie wygrywa, bo na fakturze startowej wygląda taniej i szybciej. Prawdziwy jednak obraz kosztów i wysiłku jest wtedy, kiedy policzymy całkowity koszt posiadania systemu w perspektywie kilku lat.

Hybrydowe podejście - połączenie gotowca i dedyka jako złoty środek
Coraz częstszym i najlepszym rozwiązaniem okazuje się hybryda. Gotowy ERP jako taka stabilna baza, a obok dedykowana aplikacja, która obsłuży te procesy specyficzne tylko dla twojego biznesu. To podejście daje dwie rzeczy naraz. Po pierwsze stabilność sprawdzonego systemu i szybkość wdrożenia, a po drugie elastyczność, dzięki której twoja firma może rosnąć. I paradoksalnie często jest to prostsze do wdrożenia, niż próba dostosowania organizacji do sztywnego gotowca, który jest jedynym systemem funkcjonującym w firmie albo głównym systemem.

ERP to temat, który zawsze budzi emocje

Jedni chwalą gotowcę, inni nie wyobrażają sobie pracy bez stworzonego wcześniej dedyka. A ty? Do której drużyny należysz? Podziel się tym proszę w komentarzu, a jeśli chcesz być na bieżąco z kolejnymi odcinkami, koniecznie subskrybuj nasz kanał.