Mokate S.A. to jeden z wiodących producentów i dystrybutorów kawy, herbaty oraz produktów instant w Europie Środkowo-Wschodniej. Firma działa zarówno w modelu B2B (obsługując partnerów biznesowych, sieci handlowe, dystrybutorów), jak i B2C (kierując ofertę do klientów indywidualnych). Mokate realizuje również szeroko zakrojone działania promocyjne wspierające sprzedaż zarówno poprzez działania marketingowe, jak i systemy wspomagające zarządzanie materiałami promocyjnymi w strukturach sprzedażowych.
Zespół sprzedaży zarządzał materiałami promocyjnymi w rozproszony sposób, równolegle przez wiele osób, przy użyciu arkuszy Excela. W praktyce oznaczało to brak spójnych danych, trudności w śledzeniu stanów magazynowych oraz brak kontroli nad tym, kto, co i kiedy pobiera. Handlowcy, zamiast skupić się na sprzedaży i budowaniu relacji, poświęcali czas na żmudne działania operacyjne. Firma nie miała również narzędzi do skutecznego zarządzania cyklem życia produktów promocyjnych, od planowania kampanii, przez dystrybucję, aż po monitoring zużycia. W miarę wzrostu liczby zamówień i kampanii, konieczne stało się wdrożenie systemowego rozwiązania, które przywróci porządek, zautomatyzuje procesy i realnie odciąży zespół.
Rosnąca skala operacji oraz rozproszone zarządzanie danymi doprowadziły do kilku krytycznych problemów operacyjnych.
Przygotowaliśmy autorski system CRM oparty o język PHP oraz framework Symfony i VueJS.
System umożliwia tworzenie indywidualnych kont dla pracowników, przypisanych do konkretnych ról i działów w organizacji. Dzięki temu firma zyskała pełną kontrolę nad tym, kto i w jakim zakresie może korzystać z zasobów magazynowych, co istotnie zmniejszyło ryzyko błędów i nadużyć.
Zaimplementowano mechanizm przydzielania limitów zakupowych, zarówno na poziomie pojedynczych pracowników, jak i całych grup. Pozwoliło to na efektywniejsze planowanie budżetów i wprowadzenie transparentnych zasad zarządzania materiałami promocyjnymi.
Funkcjonalność obejmuje pełną ewidencję dostępnych materiałów w magazynie wraz z bieżącym monitoringiem zasobów. Zrezygnowano z arkuszy Excel na rzecz scentralizowanego systemu, co znacząco poprawiło kontrolę nad przepływem towarów
System umożliwia składanie zamówień na materiały promocyjne bezpośrednio przez uprawnionych pracowników. Proces zamówień został zautomatyzowany i udokumentowany, co pozwoliło na szybsze realizowanie potrzeb marketingowych i ograniczyło niepotrzebne nadwyżki.
Moduł raportowy dostarcza zarządowi bieżące dane o stanie magazynu, zrealizowanych zamówieniach oraz poziomie zużycia materiałów. Dane te wspierają procesy decyzyjne i umożliwiają analizę trendów w wykorzystaniu zasobów.
Wprowadzono funkcję dwustronnej wymiany danych, zarówno eksportu, jak i importu, co przyspiesza pracę operacyjną i umożliwia sprawne aktualizowanie informacji o asortymencie bez ryzyka pomyłek.
System został zintegrowany z używanym w firmie systemem SAP, co zapewnia automatyczny przepływ danych pomiędzy narzędziami i eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania informacji. Dzięki temu procesy przebiegają płynniej, a dane są spójne i aktualne w czasie rzeczywistym.
Nowy system pozwolił odzyskać kontrolę nad gospodarką magazynową, usprawnić komunikację i skracając czas reakcji na potrzeby handlowców. Integracja z SAP zapewniła spójność danych, a zarządzanie zamówieniami stało się bardziej przejrzyste i zautomatyzowane
Adres
ul. Żmigrodzka 81-83 lok. 302, 51-130 Wrocław
