RCP w firmie budowlanej z rozproszonymi inwestycjami

Nasz klient to firma z branży budownictwa infrastrukturalnego.. To organizacja o dobrze poukładanych strukturach i stabilnych procesach, która świadomie dąży do dalszego rozwoju. Firma zgłosiła się z potrzebą wdrożenia systemu do rejestracji czasu pracy (RCP) na budowach. Wcześniej przetestowali różne gotowe rozwiązania RCP dostępne na rynku, jednak żadne z nich nie odpowiadało na specyficzne potrzeby operacyjne takie jak zmienność lokalizacji pracowników, brak stałego dostępu do internetu czy konieczność integracji z istniejącym systemem rozliczeń. Dlatego zdecydowali się skorzystać z naszej usługi CTO na godziny, dzięki której możliwe było dokładne zrozumienie ich kontekstu, przeprowadzenie audytu, identyfikacja rzeczywistych wyzwań oraz zaprojektowanie roadmapy technologicznej wspierającej skalowanie działalności, bez ryzyka nietrafionej inwestycji.

Punktem wyjścia dla współpracy była potrzeba zastąpienia dotychczasowego, papierowego systemu rejestracji czasu pracy skutecznym narzędziem cyfrowym. System musiał być dopasowany do warunków pracy w terenie. Budowy realizowane przez firmę były rozległe, rozmieszczone w różnych lokalizacjach i wymagały dużej mobilności zespołów. Pracownicy często przemieszczali się pomiędzy odcinkami, pracując w miejscach bez stałego dostępu do internetu. Dostępne rozwiązania na rynku nie spełniały oczekiwań i nie pasowały do realiów firmy.

Podczas współpracy zidentyfikowaliśmy szereg istotnych wyzwań, które wykraczały daleko poza samą potrzebę wprowadzenia systemu RCP. Klient doskonale zdawał sobie sprawę, że chcąc skalować działalność bez utraty jakości i kontroli, musi najpierw zadbać o nową jakość danych operacyjnych i ich spójne wykorzystanie w procesach zarządczych. Oto główne obszary, które wymagały rozwiązania:
‍

• Rozproszony i niestandardowy model pracy terenowej
  Zespół tej firmy na co dzień pracuje w terenie, przemieszczając się pomiędzy różnymi inwestycjami, często bez dostępu do internetu i w wymagających warunkach środowiskowych. Tradycyjne systemy RCP, oparte na stałej lokalizacji pracy i stabilnym połączeniu sieciowym, okazały się niewystarczające dla takiego modelu działania.
  ‍
• Brak dopasowania gotowych systemów do realiów organizacyjnych
  Przetestowane rozwiązania rynkowe nie integrowały się z istniejącymi procesami rozliczania czasu pracy, a zamiast automatyzować zadania, wprowadzały dodatkową pracę administracyjną. Nie uwzględniały też specyficznych elementów pracy w budownictwie, takich jak dojazdy na miejsce budowy, zgłoszenia BHP czy rotacja ekip między lokalizacjami.
  ‍
• Brak elastyczności i możliwości konfiguracji systemów
  Gotowe narzędzia były zamknięte, nie dało się w prosty sposób modyfikować formularzy, logiki działania ani przepływu danych. Dostosowanie systemu do potrzeb firmy było albo niemożliwe, albo wymagało kosztownych ingerencji ze strony dostawcy.
  ‍
• Niska użyteczność dla użytkowników końcowych
  Interfejsy aplikacji były skomplikowane, nielogiczne lub niedostosowane do pracy w terenie. Użytkownicy pracujący fizycznie, często w pośpiechu i trudnych warunkach, odrzucali nowe narzędzia. Problemem nie była sama idea narzędzi, lecz brak ich prostoty i intuicyjności w obsłudze. Co więcej, korzystanie z gotowych systemów wymagałoby od firmy zmiany własnych, sprawdzonych procesów i sposobów działania, zamiast wspierać zespół.
  ‍
• Potrzeba strategicznego uporządkowania danych i procesów przed skalowaniem
  Klient wiedział, że zanim podejmie kolejne inwestycje i zwiększy skalę działalności, potrzebuje narzędzi, które dadzą mu kontrolę nad czasem pracy, czyli kluczowym składnikiem kosztowym w branży budowlanej. Bez tego dalszy rozwój mógłby prowadzić do dezorganizacji operacyjnej i spadku rentowności projektów.
  ‍
• Odbuowa zaufania do rozwiązań cyfrowych i zaangażowanie zespołu.
  Po wcześniejszych, nieudanych próbach wdrożenia gotowych systemów RCP, w organizacji pojawiła się naturalna ostrożność wobec kolejnych narzędzi IT. Kluczowym wyzwaniem stało się nie tylko stworzenie rozwiązania dopasowanego do realiów pracy, ale również odbudowanie zaufania do technologii i zaangażowanie użytkowników końcowych – tak, by nowy system został realnie przyjęty i wspierał zespół w codziennym działaniu.

Zanim zaproponowaliśmy jakiekolwiek rozwiązanie, zaczęliśmy od wizji lokalnej odwiedziliśmy budowy, rozmawialiśmy z zespołem, obserwowaliśmy, jak wygląda ich dzień pracy. Nie narzucaliśmy gotowych narzędzi. Zamiast tego skupiliśmy się na zrozumieniu realiów projektu zarówno biznesowych, jak i operacyjnych, z perspektywy osób pracujących w terenie. Działaliśmy etapami: od obserwacji i warsztatów z zespołem, przez analizę procesów, aż po stworzenie spójnego planu wdrożenia narzędzi IT. Nie chodziło tylko o cyfryzację. Chodziło o realne wsparcie firmy w poprawie rentowności i przygotowaniu do skalowania.

Poniżej przedstawiamy główne elementy zaprojektowanego podejścia: