Dlaczego strategie firm nie są realizowane w praktyce?

Dlaczego firmy nie realizują swoich planów? Często decydują o tym mało oczywiste błędy popełniane już na etapie planowania strategii. Niezależnie od branży, wielkości czy technologii. Początek roku zawsze zaczyna się podobnie. Nowe cele, ambitne projekty, świeża energia. A potem mijają tygodnie, miesiące i nagle okazuje się, że część ugrzęzła w połowie, a część została odsunięta na później, choć nikt dokładnie nie wie, kiedy to później ma nadejść. Kanał IT i Biznes prowadzi firma Innovation. Rozwiązania technologiczne dopasowane do twojego biznesu ze wsparciem zewnętrznego dyrektora IT. Zapraszam, Grzegorz Tabor. Z perspektywy zewnętrznej może wyglądać to jak brak konsekwencji. Z bliska jednak okazuje się, że plany najczęściej zatrzymują się na bardzo zwyczajnych elementach organizacyjnych. Takich, które rzadko są widoczne na etapie tworzenia strategii. I bardzo często pierwszy moment, w którym plan zaczyna tracić swoją siłę, pojawia się właśnie wtedy, gdy jest tworzony.

Strategia a codzienność firmy - dwa światy, które muszą się spotkać

Strategia powstaje zazwyczaj z szerokiej perspektywy. Patrzymy na kierunek rozwoju, na zmiany, które chcemy wprowadzić, na cele, które mają nas przesunąć do przodu. To potrzebny punkt widzenia, bo bez niego trudno mówić o rozwoju. Równolegle istnieje jednak codzienność firmy. Ta mniej spektakularna, ale bardzo wymagająca. Procesy, które mają swoje ograniczenia. Systemy działające na granicy stabilności. Zespoły zajęte bieżącymi zadaniami. Sprawy, które trzeba rozwiązać zwyczajnie na już. To dwa światy, które funkcjonują obok siebie. Ten strategiczny i ten codzienny. I to właśnie ich połączenie decyduje o tym, ile z naszych planów ma szansę faktycznie się wydarzyć.

Dlaczego plany strategiczne nie pasują do realiów organizacji?

Na etapie planowania łatwo założyć, że firma będzie mogła skupić się na realizacji nowych inicjatyw. W praktyce jednak znaczną część czasu pochłania zwykły dzień pracy, utrzymanie procesów, reagowanie na problemy, podejmowanie bieżących decyzji. Jeśli ten rytm nie zostanie uwzględniony, strategia bardzo szybko przestaje pasować do rzeczywistości. Każda organizacja ma swoją przepustowość. Zarówno operacyjną, jak i decyzyjną. Jeżeli plan znacząco ją przekracza, projekty po prostu nie mają przestrzeni, żeby się wydarzyć. Firma działa w określonych warunkach i to właśnie one wyznaczają granice tego, co da się realnie dowieść. 

Jak planować rok w firmie realistycznie, a nie życzeniowo?

I właśnie dlatego w kolejnym odcinku zatrzymam się na tym, jak podejść do planowania roku w firmie w sposób, który bierze te ograniczenia pod uwagę. Pokażę, co warto uwzględnić już na etapie planu, żeby faktycznie miał on szansę na realizację, a nie tylko dobrze wyglądał na początku roku. Zasubskrybuj kanał, żeby nie przegapić kolejnej części. 

Błędy w ustalaniu priorytetów w firmach

Wracając. Drugim momentem, w którym realizacja planów zaczyna tracić tempo, jest sposób ustalania priorytetów. W każdej firmie różne obszary patrzą na rzeczywistość przez pryzmat własnych zadań i własnych odpowiedzialności. Magazyn koncentruje się na stabilności i płynności zamówień. Sprzedaż na nowych szansach wzrości i szybkości działania. Technologia na porządkowaniu procesów i ograniczeniu ryzyk przed dalszym skalowaniem. Finanse na inwestycjach, które mają uwzględnienie w liczbach. Każda z tych perspektyw ma sens i wynika z realnych potrzeb danego obszaru.

Gdy wszystko jest ważne, nic nie jest priorytetem

Problem pojawia się wtedy, gdy wszystkie te priorytety spotykają się w jednym czasie i w jednym planie. W takim układzie bardzo łatwo dojść do sytuacji, w której wszystko jest równie ważne. A jeśli wszystko jest ważne, to nic nie ma pierwszeństwa. W efekcie projekty strategiczne zaczynają tracić spójność, ponieważ w organizacji brakuje wspólnej przestrzeni do ustalenia, co w danym momencie ma największe znaczenie dla całej firmy. Dopiero spojrzenie wykraczające poza perspektywę pojedynczego działu pozwala zdecydować, które działania powinny wydarzyć się teraz, a które mogą poczekać na kolejny etap czy też kolejne etapy.

Brak właściciela decyzji jako hamulec projektów

W miarę jak projekty zaczynają się toczyć, pojawia się jeszcze jeden czynnik, który potrafi wyraźnie spowolnić ich realizację. To ten etap, w którym dochodzi do punktu w projekcie, w którym potrzebna jest konkretna decyzja. Coś, co trzeba zatwierdzić, doprecyzować, wybrać kierunek albo po prostu potwierdzić zakres. W wielu firmach decyzje nie mają wyznaczonego właściciela. Zespół dochodzi do punktu, w którym powinno paść jasne OK, robimy to w taki i taki sposób, jednak odpowiedzialność rozmywa się między kilka osób albo kilka obszarów. Zdarza się też, że osoba decyzyjna jest zajęta bieżącymi sprawami i projekt po prostu czeka, aż ta osoba znajdzie chwilę. Albo decyzja zależy od danych, których firma jeszcze nie ma, więc wszystko stoi, dopóki ktoś tych danych zwyczajnie nie zbierze.

Dlaczego projekty tracą impet w trakcie realizacji?

W tym czasie ludzie naturalnie przenoszą swoją uwagę zupełnie gdzieś indziej. Pojawiają się inne zadania, inne priorytety, inne tematy do rozwiązania. Spotkania zaczynają znikać z kalendarzy, zespoły przestają pamiętać, na czym dokładnie polegał kolejny krok. I nagle, kiedy po kilku tygodniach decyzja w końcu zapada, okazuje się, że trzeba od nowa zbierać wszystkie wątki, ustalić kontekst i przypomnieć sobie, gdzie właściwie byliśmy.

Wczesna weryfikacja projektów jako klucz do sukcesu

I tu dochodzimy do kolejnego momentu, który w wielu firmach decyduje o tym, czy projekt faktycznie zacznie przynosić wartość. W każdym projekcie przychodzi moment, w którym warto się zatrzymać i sprawdzić, jak to, co powstaje, zaczyna funkcjonować w praktyce. Im wcześniej pojawią się takie momenty weryfikacji, tym łatwiej połączyć różne perspektywy, które spotykają się przy jednym projekcie. Osoby realizujące techniczną część widzą zadania jako kolejne elementy do wykonania. Zespół biznesowy oczekuje jednak, że rezultat będzie wspierał cele firmy. Użytkownicy końcowi patrzą na to, czy dzięki temu rozwiązaniu ich codzienna praca stanie się prostsza. I bardzo często te spojrzenia nie są ze sobą w pełni spójne. Każdy koncentruje się na swoim fragmencie odpowiedzialności, co jest po części też naturalne. Dlatego tak ważne jest stworzenie przestrzeni, w której te perspektywy mogą się spotkać i złożyć w jeden obraz pokazujący, czy projekt rzeczywiście zmierza w stronę, która ma znaczenie dla całej organizacji.

Specyfikacja vs rzeczywista praca użytkowników

Najlepiej widać to wtedy, gdy porównamy zapisany zakres projektu w specyfikacji z tym, jak wygląda jego funkcjonowanie w rzeczywistej pracy. To, co na papierze wydaje się logiczne i kompletne, w praktyce bywa niewygodne albo czasochłonne. Proces może wymagać większej liczby kroków niż pierwotnie zakładano. Rozwiązanie może być zgodne z ustaleniami, a jednocześnie nie odpowiadać finalnie na to, co dla użytkowników jest naprawdę istotne. Taka wczesna weryfikacja bardzo często pokazuje, że projekt jest formalnie poprawny, ale jeszcze nie do końca gotowy do życia w codziennym środowisku firmy. I wtedy pojawia się przestrzeń na drobne korekty. Uproszczenia działań, zmianę kolejności kroków, dopracowanie detali, tak, aby finalny efekt nie tylko istniał, ale faktycznie spełniał swoją rolę. Jeżeli te momenty weryfikacji zostaną pominięte, projekt przechodzi do kolejnych etapów, choć nie jest jeszcze osadzony w realnej pracy. I bardzo często okazuje się na końcu, że trzeba część rzeczy zrobić jeszcze raz. Wracamy wtedy do decyzji, które uznaliśmy za zamknięte, do funkcji, które miały być gotowe, czy do procesów, które wydawały się działać.

Co naprawdę decyduje o skuteczności planów strategicznych?

Plany rzadko przestają działać nagle. Znacznie częściej decyduje o tym suma drobnych rzeczy, sposób ustalenia priorytetów, tempo podejmowania decyzji i to, czy projekty są sprawdzane w realnej pracy i środowisku działania firmy. Firmy, które potrafią to robić, niekoniecznie mają prostsze plany. Mają natomiast większą świadomość własnych ograniczeń i lepsze dopasowanie między tym, co chcą osiągnąć, a tym, jak faktycznie działają na co dzień. Na kanale IT Biznes rozmawiamy o technologii i strategii tak, jak działa ona w prawdziwych firmach. Jeżeli ten sposób myślenia jest Ci bliski, koniecznie zasubskrybuj nasz kanał. A tymczasem bardzo dziękuję za obejrzenie dzisiejszego odcinka i do zobaczenia za tydzień. Cześć!