Excel przez lata uchodził za uniwersalne narzędzie, które pozwala szybko i tanio rozwiązywać problemy w firmach. Z czasem jednak z pozornie prostych arkuszy zaczynają powstawać dziesiątki plików i mini-systemów, które zamiast wspierać, utrudniają pracę i blokują rozwój organizacji. W tym odcinku podcastu tłumaczymy, dlaczego firmy tak chętnie sięgają po Excela, kiedy nadchodzi moment, że staje się on źródłem problemów, a także jak krok po kroku przejść na bardziej stabilne rozwiązania. Usłyszysz, jak przeprowadzić audyt plików, zmapować procesy, przygotować prototyp nowego systemu, wybrać odpowiednie narzędzie i przekonać pracowników do zmiany. To praktyczny przewodnik dla wszystkich, którzy czują, że ich firma ugrzęzła w arkuszach i potrzebuje bezbolesnej transformacji.
Porozmawiaj z nami o rozwiązaniu, które uporządkuje procesy.
PorozmawiajmyJest pewne narzędzie IT, które jest cudowne, uniwersalne, dostosowane do potrzeb, pełne gotowych rozwiązań. Z drugiej strony narzędzie, w którym jeżeli chcesz coś znaleźć, to często mówisz poczekaj, muszę znaleźć odpowiedni plik, w którym mamy to zapisane, albo na przykład muszę znaleźć odpowiedni arkusz. Przed Państwem Excel. Dzisiejszy odcinek poświęcimy właśnie na to, żeby zastanowić się dlaczego firmy w ogóle tworzą tyle XLI, kiedy jest ten moment, kiedy już tych XLI jest za dużo i jest moment przejścia na jakieś inne rozwiązanie, inny system i jak do tego wszystkiego podejść. Jeżeli interesuje Cię ten temat, to serdecznie zapraszam do części głównej dzisiejszego odcinka. Cześć, dzień dobry, z tej strony Grzegorz Tabor, a to jest podcast IT i biznes, gdzie jako dyrektor technologiczny pomagam przedsiębiorcom i menadżerom realizować projekty IT, które wspierają cele biznesowe skutecznie i w terminie. Jeśli napotykasz na swojej drodze wyzwania i potrzeby wsparcia Twojego biznesu świadomie z użyciem technologii, ten podcast jest dla Ciebie. Cześć, dzień dobry. Witam Was serdecznie w odcinku 67 zatytułowanym Kiedy i jak bezboleśnie przejść z Excela na własny system. No i w dzisiejszym odcinku chciałbym troszkę zmierzyć się właśnie z tym to oto Excelem. Często kiedy jeździmy na wizje lokalne do różnych firm, kiedy zapytamy, czy poprosimy pokażcie nam swoje Excela, to okazuje się, że często po drugiej stronie nie zawsze od razu ludzie te Excele chcą tak chętnie pokazywać. Często zadają najpierw pytanie, a skąd w ogóle wiecie, że my mamy jakiekolwiek takie arkusze, jakieś Excele, które utrzymujemy? No my wtedy odpowiadamy, że no umówmy się w każdej firmie jakiś Excel gdzieś tam funkcjonuje.
No i to do zasady tak raczej jest. I teraz z reguły jest tak, że dlaczego te Excele w ogóle powstają w organizacjach? To co my obserwujemy to to, że często Excele są taką próbą obejścia jakiegoś istniejącego systemu. Z uwagi na to, że tego systemu z jakiegoś powodu nie da się modyfikować, dostosowywać do potrzeb, albo jest to zbyt drogie, albo jest to zwyczajnie zbyt czasochłonne. Drugi przypadek, który obserwujemy jest taki, że często firmy, czy osoby w firmach pracujące zwyczajnie potrzebują jakiegoś miejsca do przechowywania danych. I jest im tak wygodniej, bo to wtedy są ich dane takie półprywatne, półfirmowe. Czyli z jednej strony mają te wszystkie dane zagregowane i są one w pewnym sensie też scyfryzowane, ale jednocześnie dzielą się nimi tylko wtedy, kiedy mają takie życzenie, kiedy chcą.
Mamy taką firmę, z którą współpracujemy, gdzie kiedy zaczęliśmy współpracę to takich różnych arkuszy Excela funkcjonowało kilkadziesiąt. I oprócz tego jeszcze obok ERPA jako głównego systemu funkcjonowało kilkanaście różnych takich mini aplikacji, gdzie każda robiła coś innego. I wyobraźcie sobie jak to jest, kiedy my przez cały dzień wizji lokalnej niekoniecznie jesteśmy w stanie poznać te wszystkie rozwiązania. A co dopiero nowy pracownik wdrażający się do tej firmy, który musi potem wiedzieć, że w jednej aplikacji ma zrobić to, w drugiej to, a w trzeciej to. Podczas gdy te czynności są naprawdę drobne i spokojnie można by takie rzeczy robić w ramach jednej aplikacji. To jest jeden z przykładów.
Inny przykład to zbieranie w Excelu danych dotyczących na przykład rozliczeń pracowników. No i sytuacja, w której ktoś musiał ręcznie te dane przepisywać z arkuszy papierowych. Czyli był tym takim powiedzmy integratorem w formie człowieka, który integruje dane z kartki do Excela. Robi to bardzo rzadko, co w konsekwencji wpływa na to, że nie da się za bardzo budować rzeczywistych statystyk z tego jak firma funkcjonuje, na ile jest rentowna z danych w rzeczywistości. Można to robić dopiero po czasie. Inny przykład wykorzystania Excela, z którym się spotykamy to takie interaktywne Excele, gdzie wpiszemy jakąś wartość, coś się generuje, coś się pokazuje potrzebnego do realizacji jakiegoś procesu.
No i tutaj we wszystkich tych przypadkach na pewno nie można odmówić Excelowi tego, że jest to rozwiązanie takie uniwersalne, elastyczne, które faktycznie jeżeli ktoś lubi i umie pracować z Excelem, to jest w stanie tam zrobić cuda czy też takie mini systemy. Natomiast kiedy tych mini systemów powstaje za dużo, no to ten interfejs Excelowy ani nie jest przyjazny, ani też ludzie nie potrafią się często w tych plikach zwyczajnie odnaleźć. No i to jest tak, że właśnie z jednej strony przy małej skali działania na tych plikach Excelowych to jest super rozwiązanie, ale im większa firma się staje, im więcej procesów zaczyna w niej funkcjonować i z tym związanych też danych, które w tych Excelach są zbierane, no to tym trudniej jest tym zwyczajnie zarządzić.
Teraz przechodząc do pierwszej części pytania z odcinka, to znaczy kiedy jest ten moment na przejście z Excela na jakiś system? No właśnie wtedy, kiedy czujemy, że tych Excel już jest za dużo, że czujemy, że wpadliśmy w takie sidła tego Excela, że tą elastycznością z kolei zwyczajnie przerósł to, co my jesteśmy w stanie zrobić. Z drugiej strony jak do tego podejść, czyli w jaki sposób teraz wyplątać się z tych Exceli?
Przede wszystkim pierwsza sprawa, trzeba zrobić ich audyt i pełny spis. To znaczy musimy wiedzieć, co w ogóle istnieje w tych Excelach razem z wyznaczeniem też priorytetu, które są krytyczne, które są takie, które powinniśmy przenieść, ale w następnej kolejności i dopiero potem takie arkusze, które docelowo pewnie można usunąć, bo często jest tak, że część z nich zwyczajnie będzie już niepotrzebna, jakieś dane się powielają i to jest taki powiedzmy remament tych Exceli i tego nie przeskoczymy. Ja polecam w tego typu sytuacji traktować trochę każdy taki plik Excela jako taki mini system, czyli wyobrazić sobie to tak, że każdy taki Excel, w którym są zbierane jakieś dane, który działa pod jakimś osobnym adresem czy w osobnym pliku, to jest taki jeden mini system, który trzeba będzie docelowo przenieść do takiego jednego, zbiorczego, centralnego systemu.
Drugi temat, który trzeba rozwiązać, czy drugi krok, to jest przygotowanie mapy procesów, czyli na podstawie danych w tych Excelach trzeba się zastanowić, które są faktycznie krytyczne, jak dane między tymi Excelami też powinny przechodzić, czy zbiór tych danych, jak wyglądają w ogóle procesy działające w firmie, które te Excela na dzisiaj wspierają i to należy sobie też zmapować po to, aby być w stanie przygotować też architekturę IT. Przez architekturę IT mam na myśli właśnie te wszystkie systemy, które działają w organizacji i te mini systemy na Excelach oparte też po to, żeby je właśnie w tej architekturze czy w tym projekcie architektury też umieścić, jak one powinny działać, w jakim rozwiązaniu, jakie nasze wymagania, kryteria co do ich odtworzenia są potrzebne i niezbędne.
Tutaj bardzo ważna też uwaga to to, żeby się zastanowić już jak byśmy chcieli, żeby docelowo to wyglądało w nowym systemie w ramach właśnie tej architektury IT. To mam na myśli to, że odwzorowywanie 1 do 1 tego, co jest w Excelu w nowym systemie nie zawsze jest konieczne, a często nawet jest niewskazane, czyli żeby sobie polepszyć pracę, którą obecnie wykonujemy w Excelu wdrażając jakikolwiek system, czy to gotowy, czy dedykowany, trzeba brać pod uwagę to, że pewne rzeczy zwyczajnie w tym systemie będzie się robiło inaczej, w związku z czym trzeba duży czas, czy dużą uwagę przede wszystkim tak naprawdę poświęcić na to, żeby zastanowić się jak chcielibyśmy, żeby to wyglądało.
Trzeci krok to jest przygotowanie prototypu systemu. I to co jest ważne to to, że warto jest zrobić makiety UX-owo-UI-owe po to, żeby narysować jak ten nowy system mógłby wyglądać, albo przynajmniej zrobić taką makietę tak zwaną UX-ową, jeżeli chodzi o pełny przepływ użytkownika przez różne obszary, jeżeli jeszcze nie mamy wybranego rozwiązania, z jakiego chcemy skorzystać i tam sobie zrobić też klikalny prototyp po to, żeby można było potwierdzić, że faktycznie to jest rozwiązanie, którego potrzebujemy.
Teraz krok czwarty to jest tak naprawdę wybór systemu na rynku. I teraz jeżeli wcześniej rozrysowaliśmy sobie mapę procesów, mamy rozrysowaną też architekturę IT, czyli wiemy jakie te mini systemy, czy jakie mini obszary, można to tak nazwać, funkcjonują w ramach tych wszystkich ekseli, to też mamy już wybrane w pewnym sensie kryteria, czy to do wyboru jakiegoś rozwiązania gotowego, czy pewne wymagania do napisania systemu dedykowanego do potrzeb naszej firmy. No i dzięki temu też dużo łatwiej ten system możemy wybrać, no i skupić się przede wszystkim na tym, co jest nam potrzebne, a nie przede wszystkim na fajerwerkach, które jednak z biegiem czasu mogą się okazać być niedopasowane, czy niewystarczające.
Krok piąty po wyborze systemu, czy jego napisaniu, to jest edukacja i komunikacja, czyli ludzie, którzy do tej pory korzystali z ekseli, jednak widzieli plusy korzystania z nich w taki sposób, muszą wiedzieć, że nowy system ułatwi im życie. Czyli projektując też sposób zarządzania zmianą w organizacji, trzeba pamiętać o tym, aby ludzie korzystający do tej pory z eksela, widzieli też wartość w tym nowo wdrażanym systemie rozwiązaniu, który te eksele miałby ze sobą zgrupować, po to, żeby dzięki temu też łatwiej przeszli przez ten proces zmiany.
I krok szósty to powolne wygaszanie, czyli musimy pamiętać o tym, że zamiana eksela na jakikolwiek system z dnia na dzień to z reguły nie jest najlepszy pomysł, raczej trzeba zachować taki etap przejściowy i ja do tego tutaj gorąco zachęcam. Czyli tutaj podsumowując, pierwsza sprawa audyt wszystkich ekseli i spisanie w ogóle jakie one funkcjonują, taki remament tych ekseli. Druga kwestia mapa procesów i przygotowanie architektury IT, czyli właśnie tego jakie obszary są do pokrycia. Krok trzeci, przygotowanie prototypu klikalnego, prototypu systemu, żeby można było faktycznie ocenić, czy te obszary wcześniej wylistowane w nowej wersji, już tej takiej z przyszłości mają faktycznie sens i żeby można było to zrobić niskim kosztem. Krok czwarty to wybór odpowiedniego gotowego systemu i cena jego dostosowania lub napisanie rozwiązania dedykowanego. Krok piąty, edukacja i komunikacja, czyli to, żeby ludzie wiedzieli, że będzie im dużo łatwiej, lepiej, prościej z nowym systemem. I szósty krok, powolne wygaszanie ekseli, tak żeby tego nie robić z dnia na dzień, tylko jednak z zachowaniem etapu przejściowego.
Jeżeli twoja firma utknęła w ekselach i boisz się tego pierwszego kroku, to skontaktuj się z nami. Pokażemy ci jak przejść przez to bezboleśnie i bez buntu pracowników. A jeśli temat cię wciągnął, to serdecznie zachęcam do zostawienia subskrypcji na moim kanale. W kolejnych odcinkach będziemy mówić o różnych innych problemach, o których nie zawsze się mówi, a często się jednak przeżywa. I przede wszystkim też o rozwiązaniach na te problemy. Także jeżeli ta tematyka połączenia efektywnego biznesu z efektywnym IT cię interesuje, to serdecznie zapraszam do wysłuchania też moich kolejnych i poprzednich odcinków. Tymczasem dzięki bardzo za dziś i do usłyszenia za tydzień. Cześć.
Od ponad 10 lat związany z branżą IT – zaczynał jako freelancer, zdobywając doświadczenie w biznesie, sprzedaży i zarządzaniu projektami. Obecnie prowadzi trzy firmy: Innovation Software – software house specjalizujący się w tworzeniu i utrzymaniu aplikacji, GravITy – firmę doradczą i rekrutacyjną w branży IT, oraz Market Monitor – narzędzie do analizy rynku i konkurencji.
W biznesie stawia na strategiczne podejście, transparentną komunikację i długoterminowe relacje. W podcaście IT i Biznes dzieli się wiedzą, pomagając firmom skutecznie łączyć technologię z biznesem.
Dołącz do newslettera i otrzymuj regularne porcje wiedzy o technologii, biznesie i strategiach, które pomogą Ci rozwijać firmę. Zero spamu – tylko konkretne wskazówki, inspiracje i nowości z podcastu.
Adres
ul. Żmigrodzka 81-83 lok. 302, 51-130 Wrocław
