Cyfryzacja firm produkcyjnych w Polsce - pozornie wszystko działa
Ostatnio byliśmy na targach Warsaw Industry Week, gdzie głównymi odwiedzającymi były firmy produkcyjne. I to, co było najbardziej wartościowe, to możliwość porozmawiania z nimi o tym, jak wygląda ich codzienna praca i w jakiej kondycji jest dziś branża produkcyjna. Rozmawialiśmy o systemach i większość firm, zarówno MŚP, jak i tych większych, ma już wdrożonego jakiegoś ERP-a, MES-a, czy WMS-a. Część ma też własne aplikacje, które wspierają ich unikalne procesy. Na pierwszy rzut oka można by powiedzieć, że okej, polska produkcja jest naprawdę dobrze zdigitalizowana. Ale kiedy zadawaliśmy pytania, z jakim wyzwaniem mierzycie się dzisiaj, to trochę ten czar pryskał.

Firmy produkcyjne mają systemy, ale decyzje i tak lądują w Excelu
Bo mimo tego, że systemy są wdrożone, mimo, że teoretycznie wszystko jest, to na koniec dnia i tak trzeba wyciągnąć dane z pięciu różnych miejsc, wrzucić je do niezawodnego Excela i dopiero tam policzyć to, co jest faktycznie potrzebne.

Czy trzeba wymieniać ERP/MES/WMS, kiedy Excel wraca?
Co w ogóle zrobić w takiej sytuacji? Czy to znaczy, że te systemy trzeba wyrzucić? Trzeba je zmienić na nowe? Czy może zrobić rewolucję technologii? A może wdrożyć jeszcze jeden system, który będzie tym właściwym? Nie, to prawie nigdy nie jest dobre rozwiązanie. W większości przypadków problem wcale nie leży w samej technologii. Problem leży w tym, jak te systemy są ze sobą połączone i czy w ogóle są, i jak są wykorzystywane. I właśnie tak trzeba do tego podejść. I o tym porozmawiamy w dzisiejszym odcinku. Jeśli interesują Cię praktyczne spojrzenia na technologię w firmach produkcyjnych, to koniecznie zasubskrybuj mój kanał. Kanał IT i Biznes prowadzi firma Innovation. Rozwiązania technologiczne dopasowane do Twojego biznesu ze wsparciem zewnętrznego dyrektora IT. Zapraszam, Grzegorz Tabor. I pierwszy krok, który trzeba wykonać w takiej sytuacji, wcale nie ma nic wspólnego z technologią. Zanim zaczniemy cokolwiek zmieniać, trzeba sobie odpowiedzieć na jedno super ważne pytanie.

Excel jako symptom problemów w systemach produkcyjnych
Dlaczego w ogóle ta sytuacja ma miejsce? Bo Excel nie pojawia się tutaj wcale przypadkiem. Excel jest takim symptomem. Symptomem tego, że gdzieś po drodze dane nie są kompletne, systemy nie nadążają za rzeczywistością, albo ludzie nie dostają tego, czego faktycznie potrzebują, albo kiedy tego potrzebują. I gdy zaczynamy analizować to głębiej, to okazuje się, że w 90% przypadków powód jest ten sam, a właściwie są dwa powody. Pierwszy, brakuje kluczowych integracji pomiędzy systemami. Drugi, zespół nie jest odpowiednio wdrożony i nie potrafi korzystać z potencjału systemów zakupionych.

Brak integracji systemów ERP, MES i WMS - dane nie nadążają za produkcją
Pierwsza sytuacja, która najczęściej powoduje powrót do Excela, to brak integracji między systemami. I warto podkreślić tutaj koniecznie jedno. Brak integracji nie oznacza, że systemy nie zostały ze sobą połączone. W wielu firmach integracja technicznie istnieje, tylko została zrobiona źle, czy jest niepełna, albo po prostu nie nadąża za tym, jak w ostatnich latach zmieniły się procesy w danej organizacji. A to oznacza tylko jedno. System nie pokazuje danych w czasie rzeczywistym, a procesy na hali produkcyjnej nie poczekają, aż np. MES coś przetworzy, czy aż WMS wyśle aktualizację, albo aż ERP uzupełni marszrutę. Produkcja żyje tempem operatora, magazynu i planu, a nie tempem aktualizacji swoich systemów. Dlatego w praktyce wygląda to tak. Operator wywozi paletę, ale WMS dowiaduje się o tym znacznie później. MES raportuje operację, ale ERP nie zmienia marszruty. Magazyn zmienia lokalizację materiału, ale produkcja nadal widzi starą. Planista tworzy plan na podstawie danych, które rano były już nieaktualne. Kierownik próbuje potwierdzić opóźnienia i musi zadzwonić do trzech różnych działów, bo każdy ma inne liczby. Właśnie wtedy Excel staje się centrum dowodzenia. Jedynym miejscem, gdzie te cztery światy można poukładać w jedną całość. Jak w praktyce sprawdzić, gdzie brakuje integracji? Odpowiedź na to pytanie jest bardzo prosta. Trzeba wrócić tak naprawdę do początku, czyli sprawdzić, jak wyglądają procesy w rzeczywistości. Trzeba pójść na halę, tam, gdzie naprawdę powstają owe problemy. Żadna dokumentacja, żaden diagram procesu i żaden moduł wdrożeniowy nie pokaże tego, co dzieje się rzeczywiście na żywo. Dopiero zestawiając rzeczywistość z systemem, można zobaczyć, które dane pojawiają się z opóźnieniem, które dane pojawiają się nieprawidłowe, gdzie system spóźnia się o minutę, godzinę czy też o cały dzień, bo to jest moment, w którym można powiedzieć sobie na kluczowe pytanie, co dokładnie powinno się przesyłać, gdzie i w jakim momencie, co jest na dziś potrzebne ludziom na hali w danym miejscu. Bo integracja to nie jest przesłanie danych z ERP-a do MES-a czy z MES-a do WMS-a. To ta integracja to jest taki konkretny ruch materiałowy, który ma się pojawić tu i teraz. Taka informacja o zakończeniu operacji, którą trzeba wysłać dalej i ta zmiana planu musi być widoczna natychmiast, a nie może być zsynchronizowana w godzinach czy nawet w dniach.

Mapowanie procesów produkcyjnych jako podstawa skutecznych wdrożeń IT
I dopiero wtedy, kiedy naprawdę widzimy taki pełen obraz sytuacji, czyli jak wygląda dzień pracy ludzi, co się dzieje na hali, jak płyną dane i gdzie te dane są potrzebne i też gdzie one się zatrzymują, gdzie nie są przesyłane właściwie, dopiero wtedy możemy zaplanować rozwiązanie, które faktycznie będzie działać, czyli będzie zgodne z tym, jak proces działa w rzeczywistości. No i oczywiście to nie jest proste zadanie, bo żeby dobrze zaplanować zmianę, potrzeba osoby, która jednocześnie z jednej strony rozumie realia pracy ludzi na produkcji, z drugiej strony potrafi zmapować proces w sposób biznesowy i w tym samym momencie jest też w stanie przełożyć to na logikę systemu IT czy systemów IT, jakie działają w organizacji. Czyli kogoś, kto nie tylko widzi proces, ale potrafi też od razu sprawdzić, czy ten proces w ogóle istnieje na dziś w systemach, czy on w jakikolwiek sposób został zaplanowany poprawnie, czy jest zgodny z tym, jak firma na dziś pracuje versus jak pracowała wtedy, kiedy ten proces był planowany, czy jest skonfigurowany pod rzeczywiste tempo produkcji, czy moment wysyłania danych jest przemyślany i czy w dobrym momencie te dane są przesyłane z jednego do drugiego systemu, czy integracja jest zrobiona tak, jak biznes faktycznie tego potrzebuje.

System IT nie odzwierciedla realnego procesu produkcyjnego
Krótko podsumowując, bo często problem nie polega na tym, że system jest zły. Problem polega na tym, że system nie odwzorowuje realnego procesu, tylko proces prezentacji wdrożeniowej z momentu, kiedy myślano o tym systemie rok czy dwa lata temu i to właśnie tak naprawdę podczas wizji lokalnej wychodzi. Dopiero wtedy można przejść do konkretnego planu działania, który realnie eliminuje Excela albo znacząco ogranicza jego użycie i zaczyna łączyć ze sobą to, co dziś działa osobno.

Brak wdrożenia użytkowników i niedopasowanie systemów MES, WMS i APS
Drugi powód, dla którego firmy wracają do Excela jest dużo bardziej przyziemny. Ludzie zwyczajnie nie zostali nauczeni korzystać z systemów albo system nie został dopasowany do ich pracy. I to wcale nie jest kwestia tego, że ktoś nie chce się nauczyć systemu. Problem raczej tkwi w tym, że systemy MES, WMS czy APS są w praktyce bardzo często złożone. Te narzędzia mają mnóstwo widoków, mnóstwo funkcjonalności, kilkanaście zakładek, wiele miejsc, gdzie można coś zrobić, ma pola, których nikt nie używa, wszelkiego rodzaju filtry, których nikt nie rozumie, różne dashboardy, które tak naprawdę wyglądają identycznie dla wszystkich działów i nijak nie pasują do potrzeb danego konkretnego działu, konkretnej osoby, która chce z nich korzystać. I mimo, że każdy dział holistycznie patrzy na ten sam proces i korzysta z tych samych systemów, teoretycznie też zintegrowanych, to każdy potrzebuje innych informacji w innym czasie i też w innym poziomie szczegółowości. Operator pracuje na bieżących operacjach, planista żyje przyszłymi zleceniami, jakość patrzy na zgodność i różne odchylenia, a utrzymanie ruchu na zdarzenia maszyn i obsługi awarii. I w praktyce dostają często ten sam ogólny widok systemu, który muszą sobie jeszcze gdzieś tam wyklikać. I ten sam dashboard, te same kolumny, te same filtry, które trzeba sobie odpowiednio ustawiać, wyklikiwać, przeklikiwać, żeby wyciągnąć odpowiednie dane.

Szkolenie z systemu to nie to samo co praca na systemie
I tak naprawdę to jest kwestia tego, że system nie został przygotowany pod realny dzień pracy tych osób. W wielu firmach wdrożenie systemu wyglądało tak, że ktoś przyjechał, zrobił dwugodzinne szkolenie, przeklikał kilka zakładek, pokazał, jakie są funkcjonalności systemu, gdzie są jakie raporty i kończymy. Ale bardzo często nikt nie pokazuje już konkretnie per dana osoba, per dane stanowisko pracy, jak wyciągnąć dane, jak te filtry dostosować tak, żeby je jednorazowo zapisać i uruchamiać już w łatwiejszy sposób, jak dostosować ekran do swojej roli, w jaki sposób czytać te raporty, które system zwraca, czy też jak podejmować decyzje na podstawie danych, no bo w końcu ktoś przyjechał wyszkolić z systemu, a nie z pracy na systemie, czy też, które pola są obowiązkowe w tym systemie, albo które można ukryć. A przecież te systemy mają obsługiwać całą produkcję, a nie być po prostu katalogiem funkcjonalności czy jedną wielką tabelką, którą można filtrować. I jeżeli wdrożenie kończy się tylko na dwugodzinnym poklikaniu, a potem nikt nie prowadzi cyklicznych szkoleń z tego, jak naprawdę korzystać z danych w systemie, to zespół będzie używał tych narzędzi w najprostszy możliwy sposób, czyli będzie eksportował dane z systemu i wróci do Excela. Dlatego tak ważne jest, żeby obok projektu technologicznego zorganizować drugi, tak naprawdę równoległy projekt, taki, który pomoże ludziom naprawdę wdrożyć się w system i z niego korzystać efektywnie.

Jak uporządkować systemy IT bez kosztownej rewolucji technologicznej
I kiedy spojrzymy na te dwa główne powody, czyli brak kluczowych integracji i brak realnego wdrożenia ludzi, to nagle okazuje się, że ten problem wcale nie jest tak skomplikowany, jak się wydaje. Owszem, wymaga zaangażowania i czasu, zwłaszcza jeśli procesów w firmie jest dużo, a zespół jest rozbudowany i pracuje na różnych etapach produkcji, ale w większości przypadków on nie wymaga tak naprawdę rewolucji. Nie trzeba wyrzucać systemów, wymieniać wszystkiego na nowe, ani robić wielomiesięcznych transformacji. Zwykle chodzi o coś dużo prostszego. Zauważenie realnej przyczyny problemu, czy też zdiagnozowanie realnej przyczyny problemu, uporządkowanie kluczowych etapów procesu, poprawienie logiki w systemach, zaktualizowanie integracji do realiów w firmę, dopasowanie widoków systemu do konkretnych ról, czy konkretnych stanowisk, na jakich ludzie działają i przede wszystkim włączenie ludzi do tego procesu. I to podejście krok po kroku, małymi iteracjami, często daje efekty o wiele większe, niż wdrażanie nowych narzędzi zupełnie od podstaw. Jeśli widzisz, że u Was wygląda to podobnie, czyli systemy pracują, ale decyzje i tak zapadają w Excelu, to warto o tym porozmawiać. Napisz do mnie albo zostaw kontakt. Zobaczymy wspólnie, gdzie warto zacząć, jak krok po kroku uporządkować procesy, żeby systemy wreszcie pracowały tak, jak firma i ludzie ich potrzebują.