Proces wyboru Software House to często długotrwałe i wymagające zadanie. Dobry research, analiza portfolio, ocena doświadczenia w konkretnych technologiach – wszystko to wymaga uwagi i zaangażowania. Jednak nawet najlepszy wykonawca nie będzie w stanie stworzyć odpowiedniego rozwiązania, jeśli nie dostarczysz mu szczegółowych informacji o swoim projekcie. Specyfikacja jest kluczem do udanej współpracy. Poniżej przedstawiam dokładny przewodnik, jak przygotować dokumentację, która ułatwi realizację projektu.
Specyfikacja projektowa pełni wiele funkcji – jest przewodnikiem, planem działania, a także sposobem na wzajemne zrozumienie oczekiwań. Dzięki dobrze przygotowanej specyfikacji:
Przykład: Wyobraź sobie, że zamawiasz budowę domu, ale nie określasz, ile ma mieć pokoi, czy potrzebujesz garażu, ani jakie materiały mają zostać użyte. Efekt? Projekt może być niezgodny z Twoimi oczekiwaniami, a koszty mogą przerosnąć budżet. Podobnie jest z projektami IT – specyfikacja to fundament, na którym budujesz swój sukces.
Warto pamiętać, że zapytanie ofertowe to nie tylko dokument dla Software House’u. To także moment na zebranie własnych przemyśleń i oczekiwań wobec projektu. Właśnie dlatego ważne jest, aby Twoje zapytanie było jak najbardziej konkretne, ale także elastyczne – pozwalające na sugerowanie rozwiązań, które mogą być bardziej efektywne niż początkowo zakładałeś.
Współpraca biznesowa zaczyna się od relacji międzyludzkich. Dlatego pierwszym krokiem w przygotowaniu specyfikacji jest przedstawienie siebie i swojej firmy.
Co powinno znaleźć się w tej części?
Przykład: „Jestem Jan Nowak, CTO w firmie zajmującej się dystrybucją sprzętu medycznego. Nasza firma obsługuje ponad 500 placówek medycznych w Polsce i potrzebujemy systemu, który zautomatyzuje proces składania zamówień.
Każdy projekt zaczyna się od pomysłu, który przeradza się w wizję tego, jak rozwiązanie ma wyglądać i jakie cele ma osiągnąć. Nawet jeśli masz jedynie ogólny zarys swojego projektu, z pewnością wiesz, jakich problemów chcesz się pozbyć lub jakie wyzwania rozwiązać. Twoje zadanie to jak najdokładniejsze przedstawienie tej wizji – nie tylko pod względem technicznym, ale również funkcjonalnym i biznesowym. Im dokładniej opiszesz, co chcesz osiągnąć, tym łatwiej będzie Software House’owi zaproponować odpowiednie rozwiązania i przygotować realną ofertę.
Pamiętaj, że opisując projekt, nie musisz podawać wszystkich szczegółów technicznych od razu. Ważne jest, aby wyraźnie wskazać cele, które chcesz osiągnąć, oraz funkcje, które są dla Ciebie kluczowe. Na tej podstawie Software House będzie w stanie zaproponować rozwiązania, które najlepiej odpowiadają Twoim potrzebom.
W świecie IT mniej często znaczy więcej. Minimalna wersja produktu (MVP) to wersja, która zawiera tylko kluczowe funkcjonalności potrzebne do przetestowania pomysłu na rynku.
Przykład: „W pierwszej wersji systemu magazynowego najważniejsze są funkcje przyjmowania dostaw i generowania dokumentów. Funkcja raportowania może zostać wdrożona później.”
Informacje techniczne są kluczowe, ponieważ stanowią fundament dla oceny wykonalności projektu przez Software House. Przekazanie szczegółowych danych dotyczących technologii, systemów i integracji z innymi rozwiązaniami pozwala wykonawcy nie tylko lepiej zrozumieć Twoje oczekiwania, ale także określić, jak skomplikowany jest projekt i jakie zasoby będą potrzebne do jego realizacji.
Zrozumienie, jakie systemy już funkcjonują w Twojej firmie, jest niezwykle ważne dla Software House’u, ponieważ pozwala na ocenę stopnia skomplikowania integracji z nowym rozwiązaniem. Integracje pomiędzy różnymi systemami mogą stanowić kluczową część projektu, dlatego warto dokładnie przedstawić, jakiego oprogramowania używasz, w jakim zakresie i w jaki sposób nowe rozwiązanie ma się z nim łączyć.
„W naszej firmie korzystamy z systemu ERP opartego na SAP, który wspomaga procesy magazynowe i sprzedażowe. Nowa aplikacja mobilna powinna integrować się z modułem finansowym SAP w czasie rzeczywistym, umożliwiając pracownikom dostęp do danych o płatnościach i fakturach. Dodatkowo, system powinien mieć możliwość automatycznej synchronizacji danych z naszym CRM opartym na Salesforce, aby zapewnić spójność danych o klientach.”
Dokładne przedstawienie istniejących systemów i ich integracji z nowym rozwiązaniem nie tylko umożliwia Software House’owi wycenienie projektu, ale również pomaga w stworzeniu spójnej, efektywnej i skalowalnej infrastruktury technologicznej.
Wskazanie preferowanych technologii i języków programowania to jeden z kluczowych elementów, który pomoże Software House’owi szybko ocenić, czy mają odpowiednie zasoby i doświadczenie w pracy z określonymi narzędziami. Wybranie odpowiedniego stosu technologicznego (tzw. stacku) to istotny etap w realizacji projektu, ponieważ wpływa on na skalowalność, wydajność, bezpieczeństwo oraz przyszły rozwój systemu.
Nie wiesz, jak opisać działanie danej funkcjonalności? Po prostu to pokaż! Przedstawienie podobnych rozwiązań znacznie ułatwi współpracę programistyczną, zwłaszcza na jej wczesnych etapach.
Podanie kluczowych danych biznesowych w specyfikacji to krok, który pozwala Software House’owi lepiej zrozumieć cel i kontekst projektu. Przekazanie tych informacji wpływa na sposób planowania i realizacji projektu, a także na oszacowanie kosztów i zasobów potrzebnych do jego wdrożenia. Dzięki precyzyjnym danym biznesowym, wykonawca może dostosować rozwiązanie do Twoich specyficznych wymagań, co przekłada się na sukces całego przedsięwzięcia.
Określenie liczby użytkowników oraz grupy docelowej jest kluczowe, ponieważ wpływa na skalowalność i wydajność systemu. Jeżeli tworzysz rozwiązanie dedykowane tylko dla wewnętrznego użytku w firmie, ocena liczby użytkowników może być stosunkowo łatwa. W przypadku, gdy planujesz wypuszczenie produktu na rynek, ważne jest, abyś miał świadomość, jak liczna będzie grupa docelowa. Zrozumienie tego aspektu pomoże ustalić, jak bardzo rozbudowane powinno być rozwiązanie, jaką wydajność systemu należy zapewnić oraz czy istnieje potrzeba wdrożenia mechanizmów umożliwiających obsługę dużego ruchu.
Jeśli Twoja firma posiada wewnętrzny zespół, który będzie zaangażowany w projekt, warto uwzględnić ich rolę i zakres odpowiedzialności. Może to być np. zespół IT, analityków biznesowych czy menedżerów projektów. Jeśli współpracujesz również z agencjami zewnętrznymi, takimi jak agencja kreatywna, SEO czy UX, koniecznie przekaż tę informację. Poinformowanie Software House’u o istniejącym wsparciu z innych firm pomoże w koordynacji działań i zapewni, że cały proces realizacji projektu będzie spójny. Na przykład, jeśli agencja UX dostarcza projekt graficzny, wykonawca z Software House’u będzie miał jasność co do kierunku w jakim ma podążać podczas tworzenia oprogramowania.
Określenie budżetu jest jednym z najważniejszych aspektów w przygotowaniu zapytania ofertowego. Software House będzie w stanie dopasować zakres i technologiczne rozwiązania do dostępnych środków. Warto więc określić, jaki rząd wielkości kwot jesteś gotów przeznaczyć na realizację projektu. Koszty związane z budową prostego sklepu e-commerce będą znacznie niższe niż realizacja zaawansowanej platformy sprzedażowej czy dedykowanej aplikacji z wieloma integracjami i funkcjonalnościami. Dokładne przedstawienie budżetu pozwoli na lepsze dopasowanie oferty, unikając nieporozumień i niewłaściwego oszacowania kosztów w trakcie realizacji projektu.
Oprócz aspektów technicznych i biznesowych, nie mniej istotnym elementem, który należy uwzględnić w specyfikacji, są terminy oraz oczekiwania dotyczące współpracy z Software House. Odpowiednie zdefiniowanie tych kwestii z wyprzedzeniem pomoże uniknąć nieporozumień i zapewni płynny przebieg projektu.
Przed rozpoczęciem współpracy warto dobrze przemyśleć, czy masz w firmie odpowiednie zasoby oraz harmonogram, który pozwoli na realizację projektu w określonym czasie. Czy projekt musi zostać zrealizowany do konkretnej daty, np. z powodu planowanej premiery produktu, nadchodzącego sezonu sprzedażowego lub innych zewnętrznych uwarunkowań? Określenie realistycznego deadline’u pozwala Software House’owi na zaplanowanie pracy w sposób odpowiedni do dostępnych zasobów oraz priorytetów. Ponadto, jasno sprecyzowane oczekiwania co do terminu realizacji pozwalają wykonawcy na lepsze zarządzanie projektem i dostosowanie tempa pracy. Warto jednak pamiętać, że zbyt krótki czas realizacji może wpłynąć na jakość projektu, a zbyt długie terminy mogą wprowadzić opóźnienia, które będą się kumulować w późniejszych fazach realizacji.
Warto również zastanowić się, jakie masz plany dotyczące współpracy z Software House po zakończeniu projektu. Czy po finalizacji rozwiązań planujesz dalszą współpracę, czy może zależy Ci tylko na jednorazowym wykonaniu dedykowanej platformy? Jeśli masz w planach długofalową współpracę, np. w zakresie utrzymania, rozwoju systemu czy dodawania nowych funkcjonalności, warto to zaznaczyć już na początku. Ustalając takie oczekiwania, Software House może zaplanować odpowiednią strukturę wsparcia, przemyśleć, jakie zasoby będą wymagane na późniejszych etapach projektu, a także dostosować harmonogram do przyszłych zmian i rozwoju systemu. Może to również pomóc w negocjacjach dotyczących ceny, gdyż długoterminowa współpraca zwykle wiąże się z bardziej korzystnymi warunkami.
Przygotowanie szczegółowej i dobrze przemyślanej specyfikacji jest fundamentem udanej współpracy z Software House. Dostarczenie jakościowych danych od samego początku znacznie usprawnia proces projektowy, zwiększając jego efektywność i minimalizując ryzyko nieporozumień. Dzięki jasnym oczekiwaniom, terminom, wymaganiom technicznym i biznesowym, Software House będzie w stanie przygotować precyzyjny plan działania, który odpowiada Twoim potrzebom.
Dobre przygotowanie specyfikacji to także oszczędność czasu i zasobów w trakcie całego procesu, a co za tym idzie – szybsze wdrożenie rozwiązania, które będzie w pełni zgodne z oczekiwaniami. Proces poszukiwania partnera biznesowego, który dobrze rozumie Twoje potrzeby, nie tylko sprzyja efektywnemu zarządzaniu projektem, ale także pozwala na wczesne wykrycie potencjalnych problemów. Co więcej, dobrze skonstruowana specyfikacja to zysk dla Twojej firmy, ponieważ zapewnia podstawy do długoterminowej, owocnej współpracy z Software House.
Masz nowe pomysły, stare systemy do ogarnięcia, albo problem do rozwiązania? Napisz do nas, zaproponujemy, jak to zrobić uwzględniając czas, budżet i zasoby.
Jeśli jest przed 15:00 - zadzwonimy do Ciebie jeszcze dzisiaj.
Jeśli jest po 15:00 - skontaktujemy się jutro, no chyba że jutro jest weekend to słyszymy się w poniedziałek.
Adres
ul. Żmigrodzka 81-83 lok. 302, 51-130 Wrocław
