Jedno z największych wydawnictw w Polsce, odpowiedzialne za promocję setek tytułów rocznie, współpracuje szeroko z mediami, recenzentami i partnerami biznesowymi. Organizacja działa w złożonym środowisku, w którym kluczowe jest sprawne zarządzanie relacjami, nadzór nad procesem wysyłki egzemplarzy recenzyjnych oraz monitorowanie ich wykorzystania.
W wyniku migracji systemu ERP oraz innych kluczowych zmian technologicznych dotychczasowa baza kontaktów została czasowo wyłączona. Bieżąca praca Wydawnictwa Znak została wówczas oparta na tymczasowym rozwiązaniu w postaci arkuszy Excel, co przełożyło się na realne trudności w kluczowych obszarach funkcjonowania organizacji.
Kontakty były przechowywane w wielu miejscach równocześnie, każdy dział tworzył i utrzymywał własną listę. Skutkowało to powielaniem rekordów, brakiem kontroli nad aktualnością danych i trudnością w uzyskaniu jednolitego obrazu współpracy z mediami czy recenzentami.
Wykorzystanie rozproszonych arkuszy utrudniało spójne i systemowe podejście do zarządzania zgodami na przetwarzanie danych. Organizacja nie dysponowała centralnym mechanizmem do ewidencji statusów zgód oraz bieżącego utrzymania jakości danych.
Proces wysyłek egzemplarzy recenzyjnych wymagał ręcznego zgłaszania zapotrzebowania do działu handlowego. Brak automatyzacji oznaczał dodatkową pracę operacyjną, angażował zasoby, wydłużał obsługę i generował zależności między zespołami.
Brakowało jednego systemu, który pokazywałby pełny obraz relacji z mediami i recenzentami: kto już otrzymał egzemplarz, kiedy to nastąpiło oraz jakie działania były wcześniej podejmowane. Utrudniało to analizę i wpływało na podejmowanie decyzji w działaniach promocyjnych.
Promotorzy nie mieli narzędzia dopasowanego do realiów ich codziennej pracy. Excel nie umożliwiał segmentowania kontaktów, raportowania aktywności ani prowadzenia procesów promocyjnych w sposób uporządkowany i automatyczny, co zwiększało obciążenie czasowe i operacyjne.
Wdrożona baza mediów stała się jednym, wspólnym źródłem danych o wszystkich współpracujących mediach, recenzentach i partnerach. Dzięki temu pomogliśmy rozwiązać problem wielu list prowadzonych osobno przez działy. Wszyscy zaczęli pracować na jednym systemie, a informacje są kompletne, spójne i dostępne w jednym miejscu.
System umożliwia rejestrowanie zgód, zarządzanie nimi oraz utrzymanie danych w czystej i aktualnej formie. Wydawnictwo zyskało przejrzystość w zakresie bezpieczeństwa przetwarzania kontaktów oraz pewność, że procesy prowadzone na danych są zgodne z obowiązującymi przepisami.
Wysyłki są generowane bezpośrednio z poziomu kontaktu, co eliminuje konieczność ręcznego zgłaszania zapotrzebowania. System prowadzi automatyczne statusowanie i powiadomienia, dzięki czemu dział handlowy nie musi już wprowadzać zamówień manualnie, a zespoły oszczędzają czas i pracują szybciej.
Nowa baza zintegrowana z systemem ERP, umożliwia bieżący wgląd w stany magazynowe egzemplarzy recenzyjnych oraz automatyczne przekazywanie zamówień do procesów logistycznych. Dzięki temu działania są płynne, a informacje o dostępności są zawsze aktualne.
System pozwala analizować historię współpracy, prowadzić segmentację kontaktów oraz filtrować odbiorców według konkretnych kryteriów. Umożliwia też wysyłanie ukierunkowanych kampanii mailingowych do wybranych grup mediów i recenzentów. Daje to promotorom narzędzie dopasowane do ich realnych potrzeb, ułatwia pracę i pozwala prowadzić działania w sposób uporządkowany i bardziej skuteczny.
W odpowiedzi na bieżące wyzwania zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy nową, hybrydową Bazę Mediów opartą o technologię open-source Sylius. Narzędzie działa jak platforma B2B, a dzięki elastyczności Sympfony zostało mocno spersonalizowane pod realne potrzeby Wydawnictwa Znak.
Zamiast dopasowywania organizacji do sztywnego, gotowego systemu możliwe było stworzenie rozwiązania w pełni dopasowanego do codziennej pracy promotorów i istniejących procesów, gotowego do dalszego rozwoju wraz ze skalą działalności biznesowej.
Address
Żmigrodzka 81-83 str., loc. 302, 51-130 Wroclaw
