Wizja lokalna – fundament skutecznych wdrożeń IT

Często miernikiem sukcesu wdrożenia IT jest w ogóle to, że system działa. Ale czy to naprawdę wystarczy? Dla mnie sukces jest wtedy, kiedy software faktycznie wspiera cele biznesowe i generuje wartość dodaną dla biznesu. I właśnie dlatego kluczowym etapem współpracy jest wizja lokalna. Czyli moment, w którym przestajemy rozmawiać tylko o technologii, a zaczynamy realnie rozumieć biznes klienta i jego perspektywę. Opowiem Ci dziś cztery prawdziwe historie. Historie firm, które tak jak pewnie Twoja chciały wdrożyć jakieś rozwiązania IT, bo wierzyły, że są te rozwiązania, odpowiedział na ich problemy.

A jeśli takie spojrzenie na wdrożenie IT, czyli podejście biznesowe wydaje Ci się ciekawe, koniecznie zasubskrybuj ten kanał. Dzięki temu nie przegapisz kolejnych odcinków, w których pokazuję kulisy wdrożeń i lekcje wyniesione prosto z praktyki.

Czym jest wizja lokalna i dlaczego stanowi kluczowy etap projektu IT

No właśnie, czym tak naprawdę jest ta wizja lokalna? Najprościej mówiąc to spotkanie w firmie klienta w jego naturalnym środowisku, zanim powstanie pierwsza linijka kodu, a co więcej propozycja rozwiązań.

Dlaczego te wizje lokalne to takie ważne rzeczy w procesie wytwarzania oprogramowania? Wizja lokalna nie polega na tym, żeby zaprojektować system, który myślimy, że jest nam potrzebny i który będzie poprawnie działał. Jej celem jest odkrycie tego, co naprawdę jest w firmie potrzebne, żeby nie kończyć z narzędziem, które formalnie działa, zostało wdrożone, ale w praktyce nie rozwiązuje kluczowych problemów. To także moment, w którym wspólnie rozważamy wszystkie możliwe rozwiązania.

Patrzymy nie tylko na technologię, ale też na kwestie finansowe, na bezpieczeństwo, na wpływ na zarządzanie, czy nawet na kulturę organizacyjną. Bo czasami optymalnym wyborem nie jest ani największy, ani najdroższy system, tylko ten, który realnie wpisuje się w sposób działania firmy i jej strategię. I teraz wyobraźcie sobie, jak to wygląda, kiedy tego etapu zabraknie.

Firmy IT często działają w takim szybkim trybie. Klient wysyła brief, ktoś szacuje zakres, wybiera technologię, pisze specyfikację, albo mówi, dobra, zrobimy to zwinnie, ale i tak zacznijmy od analizy i kodowania. W efekcie powstaje sytuacja, w której wszyscy zakładają, że klient wie czego chce.

No bo skoro napisał, że potrzebuje platformy B2B, czy systemu do optymalizacji produkcji, to znaczy, że pewnie to przemyślał i pewnie to jest dokładnie to. Więc wtedy skupia się na wycenie, terminach, technologii, a tymczasem nikt jeszcze nie poznał firmy klienta od środka. I dlatego podczas wizji lokalnej robimy coś zupełnie innego.

Najpierw wsiadamy do rozmowy z zarządem, nie o technologii, tylko o biznesie. Jakie macie cele? Jakie macie plany? Co było trudne w poprzednich wydarzeniach? Co jest absolutnym priorytetem, albo co nie jest też priorytetem? Dopiero kiedy to rozumiemy, możemy przejść dalej. Do mapowania organizacji, do spotkań z działami, do rozmów z ludźmi, którzy później będą na co dzień korzystać z systemu.

Historie wdrożeń IT, które zmieniły kierunek projektu dzięki wizji lokalnej

Najlepiej opowiedzieć o wizjach lokalnych na przykładach, bo to właśnie tam widać jak zmienia się perspektywa, zarówno po stronie dostawcy IT, jak i po stronie zarządu danej firmy. Każda z tych historii zaczęła się właśnie od briefu, od jakiejś wizji klienta na system, który miał rozwiązać jego problem. A każda z nich skończyła się zupełnie inaczej, bo wizja lokalna pokazała, że prawdziwe potrzeby i prawdziwe problemy, te przyczyny, były zupełnie gdzie indziej.

Produkcja spożywcza: odkrycie oszczędności ukrytych w procesach

Pierwsza historia dotyczyła klienta z sektora produkcyjnego, działającego w branży spożywczej, gdzie ogromnym wyzwaniem jest bardzo krótki termin przydatności produktów. Już na starcie klient wydawał się świetnie przygotowany. Mieli gotową dokumentację projektową, a nawet prototypy aplikacji, która miała rozwiązać ich problem.

Wszystko wyglądało tak, jakby wystarczyło wycenić i wdrażać. Ale kiedy przyjechaliśmy na miejsce, okazało się, że problem wygląda zupełnie inaczej. Wizja lokalna zmieniła cały punkt ciężkości projektu.

Po pierwsze, trzeba było przemodelować priorytety, bo okazało się, że cele biznesowe są zupełnie gdzie indziej niż w tej aplikacji. Potencjalnej aplikacji. Po drugie, trzeba było rozważyć systemy zupełnie innej klasy niż te, które klient początkowo zakładał.

Najciekawsze jednak odkrycie wyszło podczas zwykłej obserwacji hali. Zadawaliśmy pytania, dlaczego ten proces wygląda tak, a nie inaczej? Jakie są rodzaje produktów? Jak dokładnie przebiega ich zbiór? I nagle zobaczyliśmy, że coś, co dla pracowników było oczywistością, czyli np. ręczne naklejanie kodów kreskowych w procesie, który można było zastąpić technologią, niby drobiazg, ale kiedy to policzyliśmy, okazało się, że tylko ten jeden element będzie generował co najmniej kilkadziesiąt tysięcy złotych oszczędności miesięczne.

I co ważne, tego nie było w briefie. Tego nie dało się wyciągnąć z prototypów czy dokumentacji. Dla klienta to była rutyna.

Coś kompletnie oczywistego. Zawsze tak robimy, więc tak to po prostu się dzieje. A dla nas to był sygnał, że można wprowadzić realną innowację i zmienić model działania.

Zamiast budować system, który formalnie działa, zaproponowaliśmy rozwiązanie, które faktycznie poprawi w tym wypadku rentowność firmy.

Budownictwo: jak stworzyć RCP, który działa w terenie

Druga historia pochodzi z branży budowlanej, zupełnie innej. Klient chciał wdrożyć system do rejestracji czasu pracy, tzw.

RCP. Na początku wydawało się to proste. Są przecież gotowe systemy RCP.

Problem jednak w tym, że większość z nich działa w modelu stacjonarnym. Potrzebne są jakieś bramki, czytniki kart albo jakieś inne urządzenia ustawione w jednym miejscu. A tu mówimy o budowie, czy w zasadzie o różnych budowach, które mogą być bardzo rozległe.

Pracownicy zaczynają dzień w różnych punktach, czasem nawet w kompletnie różnych kondygnacjach. Postawienie jednej bramownicy nie miało tam sensu. Gotowe rozwiązania kompletnie się w tym środowisku nie sprawdzały.

Podczas wizji lokalnej okazało się też, że zarządowi nie chodzi tylko o samą ewidencję godzin i łatwe ich rozliczanie. Za tą potrzebą kryło się drugie dno. Dane o obecności pracowników.

Były one potrzebne, by poprawić rentowność, bo w tej branży koszty pracy są jednym z największych wyzwań. Żeby jednak wypracować koncepcję, jak te dane zbierać w sposób praktyczny, jak je przesyłać do innych systemów działających w firmie i żeby to wszystko jeszcze działo się w sposób wiarygodny, musieliśmy zobaczyć budowę na żywo. Pojechaliśmy na miejsce, rozmawialiśmy z pracownikami, obserwowaliśmy ich dzień pracy oraz nawyki.

Dopiero wtedy mogliśmy określić, w jaki sposób system powinien działać. Czy rozwiązaniem powinna być aplikacja mobilna, czy może webowa, czy taka dostępna w przeglądarce? Jakie funkcje będą naprawdę użyteczne, a jakie byłyby tylko przeszkodą? Bez tych rozmów i obserwacji ryzyko było ogromne. Mogliśmy zaprojektować system, który formalnie działa, ale w praktyce nikt by go nie używał.

A wtedy cały efekt biznesowy, na którym zależało zarządowi, zwyczajnie by nie wystąpił.

Serwis i dzierżawa: Brak integracji kluczowych systemów

Trzecia historia dotyczyła firmy, która dostarcza swoje urządzenia do klientów, a następnie zajmuje się ich serwisem i dzierżawą. Problem był taki, że ta firma miała już za sobą jedno nieudane wdrożenie systemu IT do obsługi tego wszystkiego.

Największy błąd? Poprzedni system w ogóle nie był przystosowany do integracji z narzędziami, z których firma korzystała na co dzień. Zamiast ułatwiać życie, generował dodatkowe bariery. Podczas wizji lokalnej zaczęliśmy od poznania tego, jak naprawdę wygląda codzienna praca.

I znowu, rozmawialiśmy z ludźmi z różnych działów, obserwowaliśmy, jak korzystają z obecnych narzędzi i krok po kroku mapowaliśmy, kto i za co realnie odpowiada. I okazało się, że kluczowe było nie tylko samo wdrożenie nowego systemu, ale też zgranie pracy kilku działów, które do tej pory działały trochę obok siebie. Co ważne, tutaj wizja przede wszystkim pozwoliła nam ustalić właściwą kolejność działań.

Dzięki temu mogliśmy zorganizować projekt tak, aby już pierwsze etapy przynosiły szybki zwrot z inwestycji, zamiast czekać długimi miesiącami na efekt. Największa różnica w stosunku do poprzedniego tego nieudanego wdrożenia polegała na tym, że tutaj od początku mieliśmy wspólne zrozumienie i dobry flow komunikacji.

Nieudane wdrożenie IT i analiza przedwdrożeniowa

Czwarta historia dotyczy firmy, która też miała trudne doświadczenia z wdrożeniami IT.

Podczas wizji lokalnej rozmawialiśmy o tych wcześniejszych doświadczeniach właśnie, żeby szybko zrozumieć, co poszło źle i co szczególnie musimy uwzględnić. W pewnym momencie zapytaliśmy o analizę przedwdrożeniową. Klient odpowiedział, tak, tak, mamy analizę, prześlemy Wam.

I zapadła cisza. Już po tonie i mowie ciała było widać, że coś ewidentnie jest nie tak. Zadałem więc kolejne pytanie.

A czy jesteście z tej analizy zadowoleni? I wtedy padła szybka, szczera odpowiedź. Absolutnie nie. Ta analiza kompletnie nie oddaje tego, jak pracujemy.

O tym, dlaczego sama analiza przedwdrożeniowa nie wystarczy, mówiłem w odcinku 72. Zachęcam do przesłuchania. I teraz wyobraźcie sobie, co by się stało, gdybyśmy tego pytania nie zadali.

Albo gdybyśmy rozmawiali tylko online, bez spotkania twarzą w twarz, bez obserwowania reakcji ludzi. Poszlibyśmy po prostu krok dalej, opierając się na dokumentach, które były złym punktem odniesienia. I to oznaczałoby projekt od początku prowadzony w zupełnie złym kierunku.

Dzięki owej wizji lokalnej udało się nam tego uniknąć. Jak sam słyszysz i widzisz, wizja lokalna to nie jest miły dodatek. To absolutny fundament, jeśli chodzi o współczesne wdrożenia IT.

Podsumowanie

Dzisiaj największym wyzwaniem nie jest już to, jakiej technologii użyć. Tych systemów, narzędzi i firm wdrożeniowych jest na rynku mnóstwo. Wyzwaniem jest wybrać to, co faktycznie odpowiada na potrzeby biznesu.

Można postawić na gotowe rozwiązania, które da się dostosować. Można też stworzyć system dedykowany, skrojony na miarę potrzeb. Opcji jest wiele, ale dopóki nie zrozumiemy, jak działa dana firma, jakie są jej cele biznesowe, jakie są jej priorytety, jakie są też jej ograniczenia, każda z tych opcji będzie taką trochę ruletką.

Wizja lokalna pozwala nam wyjść z roli dostawcy technologii i wejść w rolę partnera biznesowego. Pozwala poznać firmę od środka i zobaczyć, jak naprawdę funkcjonuje i dopiero na tej podstawie dobrać rozwiązanie, które nie tylko działa, ale przede wszystkim generuje wartość i wspiera biznes. Jeśli takie spojrzenie na projekt IT jest dla Ciebie wartościowe, zasubskrybuj ten kanał.

Dzięki temu nie przegapisz kolejnych odcinków, w których opowiadam o wdrożeniach, błędach, które kosztowały setki tysięcy, ale też o rozwiązaniach, które naprawdę zmieniają biznes. A jeśli chcesz podyskutować o wyzwaniach w Twojej firmie, daj znać w komentarzu albo napisz do mnie bezpośrednio. Chętnie doradzę, od czego najlepiej zacząć.