Dlaczego KSeF wywołał dyskusję o wymianie ERP?

Odkąd temat KSeF-u wszedł do mainstreamu, ziemia trochę się zatrzęsła, szczególnie dla dostawców systemów ERP. Oczywiście czekają ich zmiany i każdy z nich jest zobowiązany dostosować swoją platformę, swój system do przepisów prawa. Ale zauważyłem jeszcze jedną rzecz. 

Kiedy firmy zaczynają myśleć o zmianie systemu ERP?

Prowadzenie KSeF-u uruchomiło w wielu firmach myślenie o zmianie ERP-a. Do tej pory był to system, który dość stabilnie funkcjonował w firmie bez większych rozmów o jego zmianach, jednak pamiętajmy, że wdrożenie ERP-a to jeden z bardziej kosztownych projektów w organizacji, szczególnie w średnich i dużych przedsiębiorstwach. I często w takich firmach ERP po prostu jest, już od jakiegoś czasu działa, jakoś funkcjonuje.

Dlaczego firmy boją się ruszać starego ERP-a?

Da się coś na nim zrobić, coś tam da się z niego wyciągnąć, czasem te dane są lepsze, czasem gorsze. Na podstawie tych danych też różne wnioski, ale generalnie on jest i działa. I do tej pory mało komu przychodziło do głowy, żeby go jakkolwiek ruszyć. Nikt nie chce przecież otwierać puszki Pandory. Zwykle decyzje o zmianie systemu ERP-a pojawiają się wtedy, kiedy firma jest już na naprawdę wysokim poziomie frustracji. Kiedy przez lata przeszła całą serię nieprzyjemnych doświadczeń z działaniem systemu, z jego ograniczeniami, z tym jak często coś nie działa tak jak powinno, albo z tym jak wygląda na przykład komunikacja z dostawcą. I dopiero kiedy naprawdę uzbiera się ten bagaż doświadczeń, firma mówi dobra, dość, zmieniamy, wybierzmy coś nowego. 

Kiedy dynamiczny rozwój firmy wymusza zmianę ERP-a?

Albo drugi scenariusz, kiedy organizacja naprawdę mocno się rozrosła. Z małego systemu, który kiedyś wystarczał przechodzi się na coś większego, bo pojawiły się nowe działy, wzrosła liczba procesów, firma się cyfryzuje, automatyzuje, a dotychczas wszystko było tak zakopane w eksalach wokół tego ERP-a, że tak naprawdę nikt już do końca nie wiedział na jakiej podstawie podejmowane są decyzje, na podstawie których arkuszy, do ERP-a oczywiście nie wszystkie dane też trafiały. I wtedy ta decyzja o zmianie ERP-a jest przemyślana w jakimś stopniu. Dlaczego mówię o tym w ogóle akurat teraz? No bo właśnie pojawił się KSeF. I w wielu firmach dało to impuls do rozpoczęcia rozmów o zmianie systemu.

Jak KSeF obnażył realne problemy w systemach ERP?

KSeF wymusił na wielu organizacjach taki wewnętrzny rachunek sumienia. Firmy zaczęły zadawać sobie pytania. Czy moje dane są spójne? Czy procesy w ogóle są opisane? Czy wiemy jak te informacje przepływają między różnymi działami? Jak będziemy te dane wymienić z KSeF-em? I często dopiero wtedy wychodzi na jaw, że system, który latami jakoś tam działał, tak naprawdę od dawna blokował rozwój, co wychodzi na etapy myślenia o wdrożeniu KSeF-u. I jest cała grupa firm, które czują, że ich obecny system po prostu boli. Ale boją się, że jak go zmienią, to będzie ich boleć jeszcze bardziej. 

Dlaczego większość ERP-ów wygląda „tak samo” i jak to utrudnia wybór?

No bo w sumie jaką mają alternatywę? Skoro większość ERP-ów na rynku wygląda podobnie. Te same moduły, te same obietnice, te same założenia. Od strony technicznej też te same organizacje, te same rzeczy. To czym one się właściwie różnią? Jak to wszystko teraz wdrożyć, żeby nie powtórzyć tych samych błędów, które popełniono bardzo często przy wdrażaniu pierwszego ERP-a w organizacji. No i właśnie. Zanim w ogóle zaczniemy rozmawiać o tym, jak wdrożyć ERP-a, to koniecznie zasubskrybuj ten kanał. Dzięki temu nie przegapisz kolejnych odcinków, w których pokazuję, jak podejmować dobre decyzje technologiczne.

Prawdziwy koszt ERP: dlaczego licencja to tylko zaliczka?

Wracając do odcinka. Trzeba jasno sobie powiedzieć jedną rzecz. Koszt ERP-a nie zaczyna się na wyborze systemu i nie kończy na licencji. Licencja to jest, można powiedzieć, taka zaliczka. To wstęp do całego projektu, ale nie jego sedno. Bo prawdziwy koszt ERP-a bierze się tak naprawdę z wdrożenia. To tam jest ukryta cała złożoność, wszystkie godziny pracy konsultantów, integrację, konfigurację, testy, poprawki, szkolenia, utrzymanie, różnego rodzaju dodatki. I dlatego, kiedy słyszę hasło, że system kosztuje na przykład kilka tysięcy złotych miesięcznie, albo że to jest wysoki koszt, ale to tylko jednorazowy koszt płatności za licencję, to od razu zapala mi się czerwona lampka. Bo ten cennik to tak naprawdę kropla w morzu kosztów. ERP to jest teoretycznie produkt spółki, ale to często też nie do końca jest taki produkt spółki na zasadzie biorę go, wdrażam, temat zakończony. To projekt, który wchodzi głęboko w sposób działania twojej firmy i to trzeba zrozumieć i być tego świadomym na samym początku. Firma może podejść do wdrożenia ERP-a na dwa sposoby. I właśnie od tego zależy skąd biorą się tak duże różnice w cenach. Bo wszystko tak naprawdę na koniec dnia rozbija się o jedno. Jak bardzo system ma być dopasowany do twojej organizacji.

Dopasowanie systemu ERP do firmy vs dopasowanie firmy do systemu

Możesz przyjąć dwa założenia. Pierwsze, to ty dostosowujesz się do systemu ERP. Albo drugie, to system dostosowuje się do ciebie. Jeśli jesteś mniejszą firmą, która dopiero zaczyna swoją przygodę z systemem ERP, to odpowiedź jest w zasadzie prosta. Łatwiej i szybciej będzie ci dopasować się do systemu. Ale jeśli już reprezentujesz dużą organizację, która zmienia swojego ERP-a na coś nowego, bo widzisz, że to tutaj jest to wąskie gardło, to tutaj jest blokada dalszego rozwoju i czy nawet niemożliwy jest dalszy rozwój, bo już procesy dawno przerosły możliwości obecnego ERP-a, to wtedy, szczególnie wtedy, trzeba bardzo mądrze podejść do tematu wdrożenia i wyboru konkretnego ERP-a, bo zazwyczaj, jeśli pojawia się decyzja o zmianie ERP-a, to zaczynamy rozmowy o funkcjonalnościach, czyli jakie ten ERP ma moduły, jakie ma raporty, jaki ma interfejs, a czy mogę coś sprawdzić w aplikacji mobilnej, czy nie mogę, tego typu rzeczy.

Dlaczego skupienie się na funkcjonalnościach ERP to błąd?

Tylko, że od tego momentu cała rozmowa i całe wdrożenie już idzie w złą stronę, bo jeśli skupimy się tylko na funkcjonalnościach, to już zaczynamy dopasowywać firmę do systemu, a nie system do firmy, a już raz na tym popłynęliśmy w cudzysłowie, patrząc przez pryzmat wdrożeń poprzednich. 

Jak zdefiniować realne powody zmiany ERP?

Kluczowe pytanie powinno brzmieć, dlaczego właściwie chcemy zmienić ERP-a? Co obecnie nie działa? Gdzie są straty? Czego nam brakuje w obecnym rozwiązaniu? Jak wyobrażamy sobie tą wizję końca, czyli co dla nas będzie miernikiem udanego wdrożenia? Jakie decyzje dziś podejmujemy na czuja, bo nie mamy spójnych danych z systemu? Bez odpowiedzi na te pytania, które warto sobie jeszcze raz przesłuchać powoli, ERP nigdy nie rozwiąże realnego problemu. 

ERP jako „kręgosłup organizacji” - co to znaczy w praktyce?

I druga, bardzo ważna sprawa to to, jak definiujemy ERP-a, bo często traktujemy ERP-a jako takie pojęcie worek, jako taki system, który ma ogarniać wszystko w firmie, a tak naprawdę ERP to jest w pewnym sensie agregat danych, czy tak jak to się mówi kręgosłup organizacji. To narzędzie, które porządkuje, spina, umożliwia analizę informacji z różnych obszarów firmy, od sprzedaży, magazynów, finansów, od produkcji. I tu pojawia się bardzo ciekawe zjawisko, które bardzo często obserwujemy w firmach. Kiedy brakuje jakiejś funkcjonalności, to pierwsza myśl jest taka, trzeba zmienić ERP-a, bo już ten obecny na pewno nie da rady tego dopisać, tam już jest za dużo modyfikacji.

Kiedy lepsza jest integracja niż wymiana ERP?

A to wcale nie zawsze jest jedyne i najlepsze rozwiązanie, bo bardzo często lepszym podejściem będzie wdrożenie innej klasy systemu i jego zintegrowanie z obecnym ERP-em, czy też z nowym ERP-em, niż kompletnie wymiana systemu jako jeden system działający i organizujący wszystko w firmie. To podejście jest zwykle bezpieczniejsze, często szybsze i tańsze. Tylko żeby dojść do takiej decyzji, trzeba najpierw dobrze zrozumieć cel, jaki chcemy osiągnąć. Bo jeśli nie wiemy po co to robimy, to bardzo łatwo błędnie nazwać nasze potrzeby i znaleźć odpowiednie rozwiązanie w tych funkcjonalnościach, które będziemy widzieli w różnych katalogach różnych systemów ERP. I teraz, kiedy już wiesz dlaczego chcesz wdrażać tego ERP-a i czego tak naprawdę potrzebujesz, innymi słowy czego na dzisiaj nie dostajesz od obecnego rozwiązania, to dopiero wtedy przychodzi moment, który w wielu przypadkach nie jest traktowany tak poważnie, jak na to zasługuje. Czyli przygotowanie organizacji do wdrożenia.

Jak przygotować firmę do wdrożenia ERP? Kluczowe kroki

Co mam na myśli? System klasy ERP to nie jest Excel, chociaż często tak wygląda. Ale to nie jest Excel, który można w każdej chwili dowolnie zmienić, dopisać jakąś kolumnę czy utworzyć jakiś nowy arkusz. ERP ma swoje procesy, swoje reguły, swoją logikę, swój jakiś korp działania. I teraz jeśli w firmie tych procesów nie ma, albo co gorsze, one są tylko na papierze, to i tak rzeczy będą działy się po swojemu i ten system, ten chaos uporządkuje w pewnym sensie, no bo ludzie najpierw będą działali po swojemu na kartkach, potem będą wprowadzali do tego nowego ERP-a. Ale chyba nie o to nam chodzi, prawda? I wdrażając ERP-a musisz wiedzieć, jak firma ma działać i to jest moment, w którym trzeba się zatrzymać i to wszystko poukładać, zanim wybierzemy jakikolwiek system. I tu dochodzimy do kolejnego, bardzo ważnego elementu, czyli do mapowania procesów.

Mapowanie procesów w firmie przed wdrożeniem ERP

Niezależnie, czy zmieniasz system, czy wdrażasz system pierwszy raz, warto zrobić pełny przegląd procesów, które faktycznie funkcjonują w firmie, albo zrobić ich mapę, jeśli tych procesów nie miałeś do tej pory ustalonych. Co mam na myśli? Przejdź po całej firmie, od sprzedaży, przez realizację zamówień i magazyn, aż po finanse i obsługę klienta i dział reklamacji na przykład, i wszelkie inne działy, jakie funkcjonują w twojej organizacji. Zobacz, jak naprawdę przepływają te dane, gdzie pojawiają się opóźnienia, które etapy sprawiają najwięcej problemów, a które procesy są powielane zupełnie niepotrzebnie.

Dlaczego spójność danych jest fundamentem dobrego wdrożenia ERP?

I co najważniejsze, zweryfikuj, czy dane, którymi dysponujesz są spójne, bo bez tego nie da się dobrze skonfigurować nowego ERPA. Dobrze, mam na myśli tak, żeby był on faktycznie narzędziem biznesowym. To trochę tak, jakby nakarmić na przykład sztuczną inteligencję fałszywymi danymi i oczekiwać, że wyciągnie trafne wnioski. No, po prostu nie ma takiej opcji. I kolejna ważna rzecz. Często chęć wdrożenia ERPA wynika z prostej potrzeby, żeby poprawić procesy i żeby wreszcie wiedzieć, co się w firmie dzieje na poziomie danych. I to oczywiście jest dobry kierunek, ale tu znowu pojawia się kluczowe pytanie, jak zmierzysz tę poprawę? ERP nie tworzy jakości procesów, on tylko ją odzwierciedla. Więc jeśli nie masz punktu odniesienia bez metryk, bez danych o wydajności, ERP nie będzie w stanie pokazać Ci tego, co faktycznie się poprawiło. Powiedzieliśmy sobie na początku, że ERP to tak naprawdę agregat danych, czyli taki system, który zbiera, porządkuje i łączy informacje z różnych obszarów firmy. I tu pojawia się kolejna kwestia, którą trzeba ustalić, zanim przejdziemy do wdrażania. Architektura wszystkich systemów, które już działają w organizacji oraz plan ich integracji z ERP-em. Musimy wiedzieć, skąd ten ERP ma czerpać te dane, którymi ma się karmić, którymi ma kładać, które systemy ma zastąpić, a z którymi ma po prostu współpracować. Bo jeśli tego nie zrobimy na etapie planowania, to gwarantuję, że wyjdzie to później i będzie nas słono kosztować. 

Kiedy warto rozważyć rozwiązanie „szyte na miarę”?

Wspomniałem też, że albo Ty dostosowujesz się do ERP-a, albo ERP dostosowuje się do Ciebie. I właśnie na tym drugim scenariuszu chciałbym się teraz skupić. Czyli na sytuacji, w której chcemy wdrożyć system skrojony pod firmy. Tak jak to często jest opisywane na stronach dostawców, na przykład ERP dopasowany do Twoich procesów biznesowych. Rozwiązanie szyte na miarę. Pełna elastyczność i konfiguracja pod klienta. I w tym miejscu zaczyna się historia, w której projekt zaczyna być liczony w setkach tysięcy złotych. 

Ukryte koszty customizacji ERP, o których mało kto mówi

Bo kiedy mówimy o dopasowaniu ERP-a do firmy, to mówimy tak naprawdę bardzo często nie o konfiguracjach ERP-a, tylko o tak zwanych rozszerzeniach, dodatkach, modułach, kastomizacjach, zwał jak zwał. O rzeczach, których w ERP-ie na dziś bazowo nie ma. I to słowo na etapie handlowym brzmi bardzo niewinnie. Bo z reguły to wygląda tak, że klient pyta czy to da się zrobić w Waszym oprogramowaniu, czy to da się zrobić w Waszym ERP-ie. No i firma odpowiada damy radę, zrobimy parę modyfikacji, dopiszemy kilka funkcjonalności, dostosujemy do jakichś formularzy, raporty, integracje. Da się to zrobić. No i tak powinno być generalnie. To znaczy powinno być tak, że bardzo dużo będzie się dało zrobić, bo kupujesz po to gotowego ERP-a, żeby on miał zestaw faktycznie funkcjonalności odpowiadających temu, czego potrzebujesz i żeby one były tylko konfigurowane. Natomiast często okazuje się, że przez brak zmapowania dobrze procesów i ustalenia dopasowania do funkcjonalności ERP-a właśnie tych procesów to te customizacje dodatki właśnie pochłaniają najwięcej czasu i pieniędzy, bo każda zmiana w standardowym ERP-ie to będzie dodatkowy kod, dodatkowe jego testy, dodatkowa dokumentacja, dodatkowe utrzymanie i kolejny problem przy aktualizacjach do rozwiązania, czyli dostosowanie tych aktualizacji, tych dodatków, które tworzy firma od ERP-a do kolejnych aktualizacji tego systemu. 

Dlaczego drobne modyfikacje ERP-a potrafią kosztować setki tysięcy?

Na etapie sprzedaży tego typu rozwiązań często widzimy to w ofercie jako taką zwykłą linię, czyli że to jest zwyczajnie koszt wdrożenia albo stawka konsultanta wdrożeniowego. Tylko, że pod tą linią mogą się kryć tysiące godzin pracy programistów, analityków i testerów. I gdybyś wiedział, że ta drobnica, ten drobny zapis oznacza realnie kolejne 100, 200, 300 tysięcy złotych w budżecie projektu, to zupełnie inaczej byś spojrzał na zakres tych customizacji czy w ogóle na zakres całego wdrożenia, prawda? I absolutnie nie będę Ci tu mówił, że ta customizacja jest niepotrzebna, czy ona jest zła i niedobra, bo absolutnie nie. Natomiast wręcz przeciwnie, na pewnym etapie rozwoju firmy to właśnie system powinien dostosować się do Ciebie. Natomiast warto być świadomym wszystkiego, co wynika z budżetu takiego wdrożenia. No bo umówmy się, wdrożenie ERP-a tanią inwestycją nie jest. I robimy to z konkretnych powodów, bo wiemy, że taka jest kolej rzeczy rozwoju firmy i że bez tego nie pójdziemy dalej. Ale zadaj sobie jedno pytanie. Czy lepiej zainwestować w customizację ERP-a, który i tak de facto nie należy do Ciebie i jest to przebudowywanie oprogramowania, czyli tak jakby przebudowywanie domu i jest w pewnym sensie tym domem, ale budowanym zupełnie od podstaw, zupełnie dopasowanym do potrzeb, jakie masz na dziś z opcją łatwej przebudowy w przyszłości. Bo prawda jest taka, że przy tych poziomach kosztów różnica w budżecie wcale nie jest ogromna. Ale różnica w elastyczności już zdecydowanie tak. W dedykowanym rozwiązaniu to Ty decydujesz, co rozwijasz, jak integrujesz i nie pytasz dostawcy, czy dana funkcjonalność może będzie w przyszłej wersji. I teraz super ważna kwestia. Nie zachęcam Ci absolutnie do pisania całego ERP-a zupełnie od podstaw. Absolutnie nie. Ale mając mapę procesów i na tym poziomie już widząc, jak działa cała organizacja, jesteś w stanie zobaczyć, które procesy działają jak w tym Twoim wybranym ERP-ie. Jego standardzie wymagają tylko konfiguracji, a które ewidentnie wymagają rozwiązań szczytych na miarę. I wówczas, jeśli rozwiązań szczytych na miarę jest dużo na tej mapie procesów widocznych, to warto wykorzystać ERP-a jako ten kręgosłup, jako podstawę do zbioru danych i od strony aspektu księgowego wykorzystać, a te miejsca na kastomizację obudować rozwiązaniem napisanym pod Twoją firmę, które będzie uwzględniać komfort pracy i działań Twoich pracowników. Czyli ERP staje się kręgosłupem, a ten nowy system staje się rękami i nogami tego wdrożenia. Dla Ciebie i dla Twoich pracowników. 

Na co uważać przy wyborze dostawcy ERP? (checklista red flags)

Jeżeli już jesteśmy przy temacie kosztów i dopasowywania systemu do naszych potrzeb, to odpowiedzmy sobie teraz na pytanie, co definitywnie powinno wzbudzić naszą czujność. Przede wszystkim dostawcy, którzy wysyłają Ci wycenę ERP-a z dnia na dzień. Bez rozmowy, bez analizy, bez zrozumienia jakkolwiek Twojej firmy, oprócz liczby użytkowników do wyliczenia licencji. To tak, jakby lekarz przypisał Ci lek, nawet nie pytając, co Ci dolega. Wdrożenie ERP-a wymaga poznania procesów, a jeśli ktoś twierdzi, że może je wycenić po jednym mailu, to wiedz, że coś jest nie tak.

Jak uniknąć vendor lock-in przy wyborze ERP?

Kolejna rzecz, zamknięte systemy. Jeśli nie masz dostępu do API, albo do kodu źródłowego, co jest absolutną rzadkością a propos tego drugiego, to w praktyce jesteś całkowicie uzależniony od konkretnego dostawcy. Nie zrobisz żadnej integracji po swojemu, nie rozwiniesz systemu w innym kierunku, nie wprowadzisz zmian do interfejsu, który często się okazuje nieefektywny i nieergonomiczny dla użytkowników, a każda zmiana to faktura i oczekiwanie na termin w kalendarzu zespołu deweloperskiego tego jednego konkretnego dostawcy.

Czy mały dostawca ERP to ryzyko? Kiedy lepiej uważać

I ostatnia rzecz, zbyt mali dostawcy ERPA. Jeśli jakiś dostawca dopiero pojawił się na rynku, nie ma ugruntowanej pozycji, nie rozwija sieci partnerskiej i nie wiadomo, jak wygląda jego stabilność, to ja bym się tutaj poważnie zastanowił, czy to na pewno będzie dobry wybór, bo taka firma może po prostu zniknąć z rynku, a z reguły wybierając ERPA jednak świadomie, bądź nieświadomie decydujemy się na tak zwany vendor log, czyli to uzależnienie od konkretnego dostawcy, więc tym lepiej uzależnić się przynajmniej w tym konkretnym przypadku od dostawcy, który jest podmiotem większym, bardziej stabilnym w tym kontekście patrząc. Mającym też rozwiniętą sieć partnerów i sieć dodatkowych wdrożeniowców, ale to pewnie już inny temat na inny odcinek.

Podsumowanie: jak podejmować świadome decyzje o wdrożeniu ERP?

Natomiast mam nadzieję, że w dzisiejszym odcinku udało mi się choć trochę przybliżyć ci temat wdrożenia ERPA i pokazać, że to nie tylko kwestia wyboru konkretnego systemu, ale przede wszystkim decyzja o tym, jak ma działać twoja firma. ERP będzie lustrzanym odbiciem procesów, jakie w niej funkcjonują. A jeśli właśnie stoisz przed wyborem ERPA, masz kilka ofert na biurku i nie wiesz, w którą stronę pójść, to śmiało napisz do mnie. Z chęcią spojrzę na to z zewnątrz, pomogę ci przeanalizować ryzyka i doradzę na co zwrócić szczególną uwagę, zanim wejdziesz w ten projekt na dobre. Dzięki za dziś i do zobaczenia za tydzień. Cześć.