Ile kosztuje system IT? Rozkładamy fakturę na czynniki pierwsze

Kiedy firma zbiera oferty na nowy system, porównuje jedną liczbę: koszt wdrożenia. To zrozumiałe, bo jest konkretna, widoczna i łatwa do zestawienia w tabelce. Problem polega na tym, że w perspektywie pięciu lat stanowi zwykle mniej niż połowę tego, co firma faktycznie wyda.

Reszta rachunku rozkłada się w czasie i pojawia się stopniowo: licencje za kolejnych pracowników, zmiany wyceniane osobno, integracje z narzędziami, których nie było w pierwotnym zakresie, utrzymanie, wsparcie i - najrzadziej liczony - czas własnego zespołu. Poniżej rozkładamy każdą z tych pozycji.

1. Licencje rosną razem z firmą

W modelu licencyjnym każdy nowy pracownik z dostępem do systemu to kolejna opłata. Na etapie wyboru firma liczy stan obecny, bo tylko on jest pewny. Tymczasem jeśli zespół urośnie dwukrotnie w ciągu trzech lat, ta pozycja urośnie razem z nim - i to właśnie wtedy, gdy firmie idzie dobrze.

Warto policzyć dwa scenariusze: obecny stan zatrudnienia oraz stan planowany na trzeci rok. Różnica między nimi bywa większa niż cała oszczędność, dla której wybrano tańszą ofertę.

2. Granica między konfiguracją a nowym projektem

W każdej ofercie istnieje linia, za którą kończy się konfiguracja w cenie wdrożenia, a zaczyna osobne zlecenie. To normalna praktyka i nie ma w niej nic nieuczciwego. Kłopot w tym, że klient rzadko wie, gdzie dokładnie ta linia przebiega, dopóki nie spróbuje jej przekroczyć.

Zapytaj wprost: które z pięciu zmian, jakich najprawdopodobniej będziemy potrzebować w pierwszym roku, mieszczą się w cenie wdrożenia?

Odpowiedź na to pytanie mówi o rzeczywistym koszcie więcej niż kwota na pierwszej stronie oferty. Jeśli okaże się, że żadna, warto doliczyć do budżetu pięć osobnych wycen.

3. Koszt dopasowania, którego nikt nie fakturuje

Przy gotowym systemie zawsze dopasowuje się jedną stronę do drugiej: albo narzędzie do firmy, albo firmę do narzędzia. Pierwsze widać na fakturze. Drugie nie pojawia się nigdzie, chociaż potrafi kosztować więcej - bo płaci się za nie czasem ludzi, obejściami i porzuconymi dobrymi praktykami.

Najprostszy sposób wyceny prowadzi przez czas. Oszacujcie, ile godzin miesięcznie zespół spędzi na pracy obok systemu: przepisywaniu danych, prowadzeniu arkusza równolegle, ręcznym łączeniu informacji z dwóch miejsc. Pomnóżcie przez koszt godziny i przez dwanaście miesięcy. Wynik zwykle zaskakuje.

4. Koszt wyjścia od dostawcy

Ostatnia pozycja pojawia się dopiero wtedy, gdy współpraca zaczyna się psuć - i wtedy jest już za późno, żeby o niej negocjować. Jeśli tylko dostawca rozumie, jak działa Wasz system, zmiana partnera oznacza budowę od nowa. To przekłada się na cenę każdej kolejnej wyceny, którą od niego dostaniecie.

Co dokładnie dostaniemy, jeśli zakończymy współpracę za rok? Dobry dostawca odpowie konkretnie: kod, dokumentację, dostępy i dane w standardowym formacie.

Jak porównać oferty, żeby liczby miały sens

Sprowadźcie wszystkie warianty do tego samego okresu - najlepiej pięciu lat - i doliczcie do każdego te same kategorie kosztów. Dopiero wtedy porównanie ma wartość.

1. Licencje przy obecnym zatrudnieniu i przy stanie planowanym na trzeci rok
2. Pięć najbardziej prawdopodobnych zmian w pierwszym roku, wycenionych osobno
3. Integracje z systemami, których dziś używacie i planujecie użyć
4. Utrzymanie, wsparcie i aktualizacje w skali roku
5. Czas własnego zespołu: wdrożenie, szkolenia, praca obok systemu
6. Warunki wyjścia: co dostajecie przy zakończeniu współpracy

Podsumowanie

Najdroższy system to nie ten z najwyższą ofertą. To ten, którego nie da się zmienić, gdy zmieni się firma. Zanim porównacie kwoty, porównajcie zakresy, model licencjonowania, koszt zmian i warunki wyjścia. Cena z pierwszej strony oferty jest najmniej istotną liczbą w całym zestawieniu.