Chcę coś zbudować
Dedykowane oprogramowanieSystem budowany pod Wasz biznes i cele - od analizy po wdrożenie i rozwój.Mam pomysł na aplikacjęOd pomysłu do działającej wersji: walidacja, MVP, pierwsi użytkownicy.Innovation ERP+AIERP, który dopasowuje się do firmy. Nie odwrotnie.Mam problem z IT
Modernizacja lub wymiana systemuStary system hamuje firmę? Modernizujemy albo wymieniamy - z policzonym kosztem obu wariantów.Utrzymanie i rozwój systemuStabilna opieka nad tym, co już działa, i planowy rozwój.Audyt ITAudyt działu IT oraz istniejącej aplikacji - kod, infrastruktura, zespół i koszty.Pracujemy w 20+ branżach
Nie branża decyduje o powodzeniu wdrożenia, tylko sposób pracyProdukcja i budowa
BudownictwoProdukcja przemysłowaStolarka i elewacjeInstalacje i HVACAutomatykaKosmetyka i chemiaUsługi, zdrowie i instytucje
Wyroby medyczneUsługi B2BFinanse i księgowośćUsługi prawneWydawnictwaNauka i instytucjeJak pracujemy - ten sam proces w każdej branży
Poznaj nasz procesNajnowsze case study
Centralny system dla Apteki Rosa - jedno narzędzie zamiast czterechWszystkie case studies DMS prowadzi dokument od wpływu do archiwum: rozpoznanie treści, dekretacja, akceptacja zgodna z Waszymi limitami, przekazanie do księgowości i wyszukiwanie po dowolnym polu. Firma zyskuje jedno miejsce, w którym widać stan każdej sprawy: akceptacje idą szybciej, księgowość zamyka miesiąc spokojniej, a każdy dokument da się znaleźć w kilka sekund.
Najczęściej słyszymy:Faktury krążą mailem i nie wiadomo, u kogo stoją
Zawsze wiadomo, u kogo stoi.
I od ilu dni czeka.
To zdania z pierwszych rozmów - dosłownie. Od tego, które z nich jest Wasze, zależy zakres pierwszego etapu.
„Faktury krążą mailem i nie wiadomo, u kogo stoją"
Załącznik jest przesyłany dalej, ktoś odpowiada „ok", ktoś zapomina. Przy terminie płatności zaczyna się szukanie w skrzynce.
Ścieżka akceptacji z widokiem, u kogo dokument stoi i od ilu dni.
„Księgowość dopytuje o opis tydzień po terminie"
Faktura jest zaksięgowana, ale nikt nie wie, czego dotyczyła i na który projekt ma pójść koszt.
Opis i dekretacja powstają przy akceptacji, nie po fakcie.
„Szukanie jednego dokumentu zajmuje pół dnia"
Część jest w segregatorze, część na dysku, część w mailu. Przed kontrolą albo audytem robi się nerwowo.
Jedno archiwum z wyszukiwaniem po treści, także w skanach.
„Umowa odnowiła się sama, bo nikt nie pilnował terminu"
Abonament, którego już nie potrzebujecie, przedłużył się na kolejny rok - i dopiero faktura o tym przypomniała.
Karty umów z przypomnieniem przed terminem wypowiedzenia.
„Płacimy odsetki albo tracimy skonto"
Dokument leżał u kogoś na biurku i termin minął. Nikt nie zauważył, bo nie było kolejki płatności.
Kolejka terminów i przypomnienia, zanim termin minie.
„Jedna osoba wie, gdzie co jest"
Jej urlop albo odejście z firmy oznacza, że wiedza o dokumentach wychodzi razem z nią.
Struktura, uprawnienia i historia dokumentu w systemie, nie w pamięci.
Jedno wejście: mail, skan, KSeF i portal dostawcy, z datą wpływu i numerem.
Dane z faktur i skanów, podpowiedzi dekretacji z historii.
Limity kwotowe, kategorie, projekty, zastępstwa i eskalacje.
Dokument, kwota i opis na telefonie - decyzja w dwóch kliknięciach.
Przekazanie dokumentu z opisem do programu księgowego albo biura.
Karty umów, aneksy, wersje i przypomnienia przed wypowiedzeniem.
Wyszukiwanie pełnotekstowe, kategorie i historia dostępu.
Co czeka, u kogo, jak długo - i ile kosztów przypada na projekt.
Nie wymieniamy programu księgowego. DMS staje przed nim: dokument jest opisany i zaakceptowany, a do księgowości trafia gotowy do zaksięgowania.
Wybierz etap, żeby zobaczyć, co system przejmuje i co dzięki temu przestaje zależeć od jednej osoby.
Tu kończy się chaos
dla firm z dokumentami w wielu skrzynkach
Dokumenty wchodzą jedną drogą: dedykowana skrzynka mailowa, skaner, KSeF albo portal dla dostawcy. Każdy dostaje numer i datę wpływu w chwili, w której trafia do firmy.
Żaden dokument nie ginie w prywatnej skrzynce jednej osoby.
Koniec z przepisywaniem
dla działów, które ręcznie wklepują faktury
System wyciąga z dokumentu sprzedawcę, numer, daty, kwoty i pozycje, a potem podpowiada opis na podstawie historii: ten dostawca, ta kategoria kosztu, ten projekt.
Człowiek potwierdza dane, zamiast je przepisywać.
Tu widać najszybszy efekt
dla firm z rozproszoną decyzyjnością
Dokument idzie ścieżką zależną od kwoty, kategorii, działu i projektu. Akceptujący widzi dokument i kontekst, a nie załącznik w mailu bez opisu.
Zawsze wiadomo, u kogo dokument stoi i od ilu dni.
Zamknięcie miesiąca bez pościgu
dla księgowości i biur rachunkowych
Zaakceptowany dokument trafia do programu księgowego razem z opisem, dekretacją i plikiem. Księgowość nie dopytuje mailem, bo wszystko jest przy dokumencie.
Zamknięcie miesiąca przestaje być pościgiem za opisami.
Tu przestają uciekać pieniądze
dla firm tracących skonta i płacących odsetki
System pilnuje terminów płatności i widzi, które dokumenty czekają na akceptację zbyt długo. Przypomnienie idzie do konkretnej osoby, nie do wszystkich.
Nie płacicie odsetek za dokument, który leżał na czyimś biurku.
Najczęściej pomijany obszar
dla firm z wieloma umowami i abonamentami
Umowy mają karty: strony, przedmiot, okres, aneksy, terminy wypowiedzenia. System przypomina o odnowieniu wcześniej niż automatyczne przedłużenie.
Żadna umowa nie odnawia się automatycznie przez zapomnienie.
Tu widać zwrot z wdrożenia
dla wszystkich, którzy szukają dokumentów
Szukacie po treści, kwocie, dostawcy, projekcie i dacie - także w treści skanów. Archiwum ma uprawnienia, więc nie każdy widzi wszystko.
Dokument znajdujecie w kilka sekund, nie w pół dnia.
Obieg dokumentów odwzorowuje sposób, w jaki podejmujecie decyzje. Dlatego ścieżki akceptacji układamy pod Waszą strukturę, nie pod schemat z pudełka.
Zwykle to znaczy
Efekt: obok systemu wraca obieg mailowy, bo „tak szybciej".
U nas to znaczy
Efekt: akceptacja w systemie zajmuje mniej niż napisanie maila.
Sześć zasad, na których pracujemy - i o których rozmawiamy wprost, jeszcze przed umową.
Siadamy z księgowością i osobami akceptującymi, przechodzimy drogę realnej faktury z ostatniego miesiąca. Dopiero potem rozmawiamy o zakresie i pieniądzach.
Umawiamy się na wynik i cenę, nie na godziny. Ryzyko przekroczenia budżetu jest po naszej stronie.
Nie wynajmujemy programistów na godziny. Bierzemy odpowiedzialność za to, że dokumenty realnie krążą w systemie.
Jeśli taniej będzie uporządkować ścieżki akceptacji albo dokupić moduł do programu księgowego - mówimy to wprost.
Na nietypowe reguły akceptacji odpowiadamy wariantami z kosztem i konsekwencjami.
Dokumentacja, dostępy, pliki w czytelnej strukturze i licencja bezterminowa.
Nasza metodyka
Terminy płatności biegną dalej, a zamknięcie miesiąca ma swoją datę. Dlatego startujemy od jednego typu dokumentu - najczęściej faktur kosztowych - i przez pewien czas pracujemy równolegle ze starym obiegiem.
Pilotaż na fakturach kosztowych
Zaczynamy od dokumentu, który boli najbardziej - efekt widać w pierwszym miesiącu.
Ambasadorzy wśród akceptujących
Kilka osób akceptuje pierwsze i tłumaczy reszcie po ludzku, nie po instrukcji.
Praca równoległa
Przez ustalony czas prowadzimy stary i nowy obieg razem, żeby nie ryzykować terminami.
Wyłączenie obiegu mailowego
Maile z załącznikami wyłączamy dopiero wtedy, gdy nikt nie wraca do nich „na wszelki wypadek".
Ostatni etap wdrożenia rozliczamy dopiero wtedy, gdy dokumenty krążą w systemie w stu procentach - a nie w dniu, w którym przekazujemy dostępy.
Wizję lokalną prowadzi osobiście Grzegorz. Chodzi w niej o to, żeby obie strony naprawdę zrozumiały sytuację: Wy - co da się zrobić i za co płacicie, my - jak dziś krążą u Was dokumenty i kto naprawdę podejmuje decyzje. Siadamy z księgowością i z osobami, które akceptują.
Umów wizję lokalnąCele zarządu i organizacji
Co ma się zmienić: krótsza akceptacja, spokojniejsze zamknięcie miesiąca, koniec z płaceniem po terminie, kontrola kosztów per projekt.
Systemy i strumienie dokumentów
Program księgowy, poczta, dysk, KSeF. Sprawdzamy, którędy dokumenty wpływają dziś i ile z nich powtarza się co miesiąc.
Zespół i sposób decydowania
Kto akceptuje, do jakiej kwoty i co się dzieje na urlopie. Przechodzimy drogę realnej faktury z ostatniego miesiąca.
Wnioski i plan działania
Dostajecie krótki dokument: mapę obiegu „jak jest" i „jak może być", plan w etapach oraz rekomendację - w tym uczciwą odpowiedź, czy zaczynać od DMS.
Przed startem
Wizja lokalna
Przechodzimy drogę realnej faktury i umowy. Pół dnia, na miejscu.
Etap 1
Faktury kosztowe
Jedno wejście, rozpoznanie treści i pierwsza ścieżka akceptacji.
Etap 2
Księgowość i KSeF
Eksport dokumentów z opisem, obsługa faktur ustrukturyzowanych.
Etap 3
Umowy, archiwum, uprawnienia
Karty umów z terminami, wyszukiwanie pełnotekstowe i dostępy.
Etap 4
Rozwój
Pakiet godzin na zmiany: nowe typy dokumentów, raporty, integracje.
Zamiast szukania w skrzynce - lista z nazwiskiem i liczbą dni oczekiwania.
Dane wchodzą z rozpoznania treści albo wprost z KSeF, człowiek tylko potwierdza.
Księgowość dostaje dokument z opisem i dekretacją, więc nie dopytuje mailem.
Wyszukiwanie po treści, kwocie, dostawcy i projekcie - także w skanach.
Farmacja i e-commerce
Apteka Rosa pracowała na gotowym programie o zamkniętej architekturze, która blokowała integracje. Zbudowaliśmy dedykowany ERP, w którym dokumenty i ich obieg są częścią systemu, a nie osobnym segregatorem obok.
„Współpraca przebiegła sprawnie i w przyjaznej atmosferze a wszelkie trudności były szybko identyfikowane i skutecznie rozwiązywane."
„Proces wdrożenia nowej wersji aplikacji został przeprowadzony terminowo i zgodnie z założeniami, co pozwoliło nam na płynne przejście do nowego systemu bez zakłóceń w codziennej działalności."
„Już na samym początku firma Innovation Software wykazała się profesjonalizmem, przeprowadzając szczegółową wizję lokalną, która pozwoliła na dogłębne zrozumienie naszych potrzeb oraz specyfiki działalności."
Odcinki podcastu IT i Biznes, które najczęściej podsyłamy firmom porządkującym obieg dokumentów.
Odpowiedzi znacie już teraz - rozwiń pytanie. Na rozmowie odniesiemy je do Waszego obiegu dokumentów.
Nie. Zaczynamy od jednego typu - najczęściej faktur kosztowych - i od dokumentów bieżących. Archiwum wsteczne dokładamy wtedy, gdy ma to sens: albo przez import z tego, co macie w plikach, albo skanowaniem wybranego okresu. Pełna digitalizacja szafy za jednym razem zwykle blokuje projekt na miesiące.
Tak, rozpoznanie treści wyciąga sprzedawcę, numer, daty, kwoty i pozycje. Przy fakturach ustrukturyzowanych - na przykład z KSeF - dane wchodzą wprost, bez rozpoznawania. Przy skanach zostaje weryfikacja przez człowieka, ale to potwierdzenie, nie przepisywanie.
Wy - my to odwzorowujemy. Ścieżki mogą zależeć od kwoty, kategorii kosztu, działu, projektu czy dostawcy. Zastępstwa na czas nieobecności i eskalacja po X dniach są standardem, bo bez nich obieg staje na pierwszym urlopie.
Tak. Widok akceptacji jest zaprojektowany pod telefon: dokument, kwota, opis, dwa przyciski. To zwykle warunek, żeby obieg naprawdę się rozkręcił.
Nie. Program księgowy zostaje przy księgowaniu i sprawozdaniach, a DMS przejmuje wszystko, co dzieje się przed księgowaniem: wpływ, opis, akceptację i kontrolę terminu. Do księgowości dokument trafia opisany i zaakceptowany.
Jednorazowe wdrożenie z licencją bezterminową, miesięczne utrzymanie i ewentualny pakiet godzin na rozwój. Bez opłat za użytkownika, więc dopisanie kolejnych osób do akceptacji nie podnosi kosztu.
Dostajecie dokumentację, dostępy i dane w komplecie - razem z plikami dokumentów w czytelnej strukturze. Licencja jest bezterminowa, więc system nie przestaje działać.
Nie musisz mieć gotowych odpowiedzi. Po to jest ta rozmowa.
Zostaw numer i mail - odezwiemy się w ciągu 24 godzin w dni robocze i spokojnie przejdziemy przez Waszą sytuację.
Jednorazowa opłata wdrożeniowa - z licencją bezterminową w cenie - a potem utrzymanie i rozwój. Bez opłat za użytkownika i bez umów, z których nie można wyjść.
jednorazowo
Typy dokumentów i pola opisu, ścieżki akceptacji z limitami, rozpoznanie treści, integracje z księgowością i KSeF, migracja bieżących dokumentów oraz szkolenia.
miesięcznie
Hosting, kopie zapasowe, aktualizacje, monitoring i wsparcie dla księgowości oraz osób akceptujących.
opcjonalnie
Pakiet godzin miesięcznie na nowe typy dokumentów, raporty i zmiany w ścieżkach akceptacji.
Wdrożenie można sfinansować leasingiem, dotacją albo niskooprocentowaną pożyczką
Razem z Partnerami pomagamy dobrać ścieżkę i przygotować dokumentację techniczną do wniosku. Płatność dzielimy na kamienie milowe.
Konkretne odpowiedzi na pytania, które dostajemy najczęściej - bez ogólników.
W większości gotowych DMS konfiguracja oznacza wybór typów dokumentów z listy, kilku pól i prostej ścieżki akceptacji - a firma musi wygiąć swój sposób decydowania pod narzędzie. U nas dostosowanie oznacza odwzorowanie Waszej struktury: limity kwotowe, ścieżki zależne od kategorii i projektu, zastępstwa, eskalacje, własne pola opisu kosztu i integracje z programem księgowym. Mamy własny kod i zespół, więc nietypowa reguła nie kończy się odpowiedzią „tego się nie da".
Gotowy trzon: rejestr dokumentów, rozpoznanie treści, ścieżki akceptacji, archiwum z uprawnieniami, terminy i wyszukiwanie działają od pierwszego dnia. Pod Waszą firmę dostosowujemy typy dokumentów, ścieżki, pola opisu i integracje. Dzięki temu nie płacicie za zaprojektowanie DMS od podstaw.
Jednorazowa opłata wdrożeniowa z licencją bezterminową w cenie, a potem miesięczne utrzymanie i opcjonalny pakiet godzin na rozwój. Nie płacicie za użytkownika. Kwotę podajemy po wizji lokalnej, bo zależy głównie od liczby typów dokumentów, złożoności ścieżek akceptacji i integracji.
Tak. Faktury ustrukturyzowane pobieramy i wysyłamy przez KSeF, a dane wchodzą wprost, bez rozpoznawania treści. Ale DMS jest szerszy niż KSeF: obsługuje też umowy, protokoły, dokumenty kadrowe i wszystko, co wpływa skanem albo mailem - a przede wszystkim akceptację, której w KSeF nie ma.
Dokument elektroniczny jest ważny, jeśli zachowana jest jego integralność i czytelność - system prowadzi historię dostępu i zmian, wersje oraz metadane. Zakres przechowywania papieru zależy od rodzaju dokumentu i Waszej polityki; na wizji lokalnej ustalamy to z księgowością wprost, bez obiecywania, że papier znika z dnia na dzień.
Zależy od liczby typów dokumentów, złożoności ścieżek akceptacji i integracji, dlatego termin podajemy po wizji lokalnej - razem z podziałem na etapy. Zawsze zaczynamy od jednego typu dokumentu, żeby efekt był widoczny w pierwszych tygodniach.
Tak. Zaakceptowane dokumenty przekazujemy z opisem i dekretacją do programu księgowego albo do biura rachunkowego. Dochodzą do tego poczta, KSeF, skanery, podpis elektroniczny, ERP i dysk firmowy. Jeśli Waszego systemu nie ma na liście, podłączamy go przez API.
Wybieracie: nasze serwery w Unii Europejskiej albo Wasza własna infrastruktura - w drugim wariancie dokumenty nie opuszczają firmy. W obu przypadkach są kopie zapasowe, uprawnienia do kategorii dokumentów i historia dostępu.
Tak. Opłatę wdrożeniową da się finansować leasingiem, dotacją na cyfryzację albo niskooprocentowaną pożyczką - a leasingiem często również skanery i sprzęt. Razem z Partnerami pomagamy dobrać ścieżkę i przygotować dokumentację techniczną do wniosku.
Numer telefonu i mail - tyle wystarczy. Zadzwonimy, spokojnie zbadamy Waszą sytuację i dopiero na tej podstawie powiemy, jakie rozwiązanie ma u Was sens.
Telefon do 24 godzin
Dzwonimy w dni robocze. Jeśli wolisz mailem albo w konkretnych godzinach - napisz to w wiadomości.
Krótkie rozpoznanie
Pytamy, ile dokumentów wpływa miesięcznie, kto akceptuje i w czym księgujecie. Kilka minut.
Zrozumienie Waszej sytuacji
Wizja lokalna: przechodzimy drogę realnej faktury i umowy od wpływu do archiwum.
Dobranie odpowiednich rozwiązań
Mówimy, od którego typu dokumentu zacząć, czego nie ruszać i w jakim rzędzie kosztów się to mieści.
Grzegorz Tabor
Odpowiada za technologię w Innovation Software. Odpisuje osobiście.
Dziękujemy, mamy Wasze zgłoszenie
Odezwiemy się w ciągu 24 godzin w dni robocze.
