Integracje z zewnętrznymi systemami
WMS, SMSapi, e-paragony i Baselinker musiały działać razem, a dane w każdym z nich pozostawać spójne.
Cztery własne systemy zamiast cudzej platformy - e-commerce, ERP, wyszukiwarka i e-paragony
Apteka Rosa rozwijała sprzedaż na systemie, do którego nie miała wyłącznych praw - każda nowa funkcja trafiała też do konkurencji. Zbudowaliśmy od zera platformę, ERP i systemy towarzyszące, a całą migrację przeprowadziliśmy bez wstrzymania sprzedaży.
Tło i problem biznesowy
Rozwój zablokowany przez cudzą technologię
Apteka Rosa, jedna z wiodących aptek online, pracowała na przestarzałym systemie, do którego nie miała wyłącznych praw autorskich. Każda nowa funkcjonalność, którą zamawiała i finansowała, była następnie dostępna także dla konkurencji.
Do tego dochodził dostawca, który nie nadążał: prace szły z dużym opóźnieniem, a ograniczenia technologiczne sprawiały, że każdy pomysł wymagał czasochłonnych przeróbek. Rozwój stanął.
Pytanie, które postawił klient: jak wprowadzać nowe funkcjonalności, skoro konkurencja ma do nich równie łatwy dostęp?
Kluczowe wyzwania
Bardzo duża baza produktów
Rozbudowana oferta wymagała przemyślanej migracji danych i sprawnego zarządzania katalogiem na co dzień.
Restrykcje prawne
System musiał być zgodny z regulacjami dotyczącymi handlu lekami - od momentu uruchomienia, nie później.
Migracja bez zakłóceń
Przejście na nowy system nie mogło zatrzymać sprzedaży w żadnym kanale ani sparaliżować pracy księgowości.
Rozwiązanie
Sześć elementów, jeden spójny ekosystem
Zbudowaliśmy od podstaw dedykowane rozwiązanie, które dało Aptece Rosa pełną kontrolę nad funkcjonalnościami i dalszym rozwojem. Wybierz element, żeby zobaczyć szczegóły.Zbudowaliśmy od podstaw dedykowane rozwiązanie, które dało Aptece Rosa pełną kontrolę nad funkcjonalnościami i dalszym rozwojem.
Zarządzanie sprzedażą wielokanałową
Rosa CMS
WYZWANIE
Każdy nowy kanał sprzedaży oznaczał osobny panel, osobny cennik i ręczne pilnowanie, żeby dane produktowe się nie rozjechały. Uruchomienie kolejnego kanału wymagało pracy programisty.
CO ZBUDOWALIŚMY
Autorska aplikacja webowa, w której powstaje i żyje cała sprzedaż. Nowy kanał tworzy się z poziomu panelu - dostaje własną konfigurację, cennik, reguły prezentacji produktów i osobny obieg zamówień, korzystając z tego samego katalogu.Autorska aplikacja webowa do zarządzania sprzedażą, pozwalająca dynamicznie tworzyć kolejne kanały sprzedażowe. Każdy kanał ma własną konfigurację, cennik i obieg zamówień.
- Dynamiczne tworzenie kanałów sprzedaży bez pracy programisty
- Osobne cenniki, ustawienia i zamówienia dla każdego kanału
- Integracje z Allegro, Baselinker, Ceneo i SMSapi w standardzie
- Jedno źródło danych o produktach dla wszystkich kanałów naraz
- Wiele kanałów sprzedaży z osobnymi cennikami i ustawieniami
- Integracje z Allegro, Baselinker, Ceneo i SMSapi
- Zarządzanie rozbudowanym katalogiem produktów w jednym miejscu
Handel produktami aptecznymi
Zgodność z przepisami
WYZWANIE
Sprzedaż leków podlega ograniczeniom, których nie da się pilnować procedurą w głowach ludzi. Jeden błąd przy publikacji produktu to realne ryzyko prawne dla apteki.
CO ZBUDOWALIŚMY
Reguły wynikające z przepisów wbudowaliśmy w rdzeń systemu, a nie w warstwę dodaną na koniec projektu. System sam kontroluje, co i w jakiej formie może trafić do sprzedaży w danym kanale.Handel lekami to branża regulowana. System od początku projektowaliśmy pod wymogi prawne dotyczące sprzedaży produktów aptecznych - nie jako nakładkę dodaną na końcu.
- Ograniczenia sprzedażowe egzekwowane przez system, nie przez człowieka
- Reguły konfigurowalne osobno dla poszczególnych kanałów
- Szybka reakcja na zmiany w przepisach bez przebudowy systemu
- Mniejsze ryzyko formalne przy codziennej pracy zespołu
- Reguły sprzedaży zgodne z regulacjami dla aptek
- Kontrola na poziomie systemu, nie procedur w głowach ludzi
- Możliwość szybkiej reakcji na zmiany przepisów
Front sprzedażowy i UX
Nowy interfejs sklepu
WYZWANIE
Stary interfejs powstał w innej epoce zakupów online. Klienci gubili się w kategoriach, a ścieżka do koszyka miała więcej kroków, niż było potrzebne.
CO ZBUDOWALIŚMY
Front sklepu zaprojektowaliśmy od zera, zaczynając od realnych ścieżek zakupowych: jak ludzie szukają leku, czego potrzebują na karcie produktu i co ich zatrzymuje przed finalizacją zamówienia.Front sklepu zaprojektowany od zera z myślą o kliencie końcowym: czytelne karty produktów, uporządkowane kategorie i ścieżka zakupowa bez zbędnych kroków.
- Projekt oparty na obserwacji zachowań klientów, nie na trendach
- Czytelne karty produktów z informacjami wymaganymi w branży
- Spójne działanie na komputerze i telefonie
- Front oddzielony od zaplecza, więc można go rozwijać niezależnie
- Projekt oparty na realnych ścieżkach zakupowych klientów
- Spójny wygląd na komputerze i telefonie
- Podstawa pod dalszy rozwój sprzedaży online
Mikroserwis wyszukiwania
Wyszukiwarka na ElasticSearch
WYZWANIE
Przy rozbudowanym katalogu wyszukiwarka jest najważniejszym narzędziem sprzedażowym. Wolne albo nietrafne wyniki oznaczają porzucony koszyk i klienta u konkurencji.
CO ZBUDOWALIŚMY
Wyszukiwanie wydzieliliśmy do osobnego mikroserwisu opartego na ElasticSearch. Dzięki temu działa błyskawicznie niezależnie od obciążenia reszty systemu i można je rozwijać bez ruszania sklepu.Osobny mikroserwis wyszukiwania oparty na ElasticSearch. Przy katalogu tej wielkości szybkość i trafność wyników bezpośrednio przekłada się na sprzedaż.
- Wyniki i podpowiedzi w ułamku sekundy przy pełnym katalogu
- Trafność dopasowana do sposobu, w jaki klienci szukają leków
- Wydzielony serwis nie obciąża platformy sprzedażowej
- Skalowanie samej wyszukiwarki w szczytach ruchu
- Wyniki wyszukiwania w ułamku sekundy
- Trafność podpowiedzi przy tysiącach produktów
- Wydzielony serwis, który nie obciąża reszty systemu
Magazyn i księgowość
RosaSoft - dedykowany ERP
WYZWANIE
Gotowe systemy ERP wymagały dopasowania pracy apteki do narzędzia, a nie odwrotnie. Magazyn i księgowość działały obok sprzedaży, z ręcznym przenoszeniem danych pomiędzy nimi.
CO ZBUDOWALIŚMY
Zbudowaliśmy zaplecze magazynowo-księgowe pod specyfikę apteki: przyjęcia, stany, dokumenty i rozliczenia w jednym systemie, spięte na bieżąco z platformą sprzedażową i kanałami zewnętrznymi.Zaplecze magazynowo-księgowe zbudowane pod specyfikę apteki, zamiast dopasowywania procesów do gotowego systemu z półki.
- Procesy magazynowe odwzorowane tak, jak działa apteka
- Dokumenty i księgowość bez przepisywania danych ze sklepu
- Stany magazynowe spójne we wszystkich kanałach sprzedaży
- Szybsze zamykanie okresów rozliczeniowych
- Zarządzanie magazynem dopasowane do pracy apteki
- Obieg dokumentów i księgowość w jednym systemie
- Dane spójne z platformą sprzedażową i kanałami zewnętrznymi
E-paragony
Rosa POSNETConnector
WYZWANIE
Gotowe rozwiązania SaaS do e-paragonów oznaczały kolejnego dostawcę, kolejny abonament i zależność od cudzego tempa rozwoju - przy funkcji krytycznej dla codziennej sprzedaży.
CO ZBUDOWALIŚMY
Zamiast kupować usługę, zbudowaliśmy własny system e-paragonów oparty na mikroserwisach. Łączy się przez API z dowolną aplikacją klienta i obsługuje drukarki fiskalne firmy Posnet.Zamiast gotowego rozwiązania SaaS zbudowaliśmy własny system e-paragonów, zintegrowany z pozostałymi systemami apteki.
- Integracja przez API z pozostałymi systemami apteki
- Obsługa drukarek fiskalnych Posnet
- Brak abonamentu i zależności od zewnętrznego dostawcy
- Rozwój w tempie apteki, nie dostawcy usługi
- Architektura mikroserwisowa z integracją przez API
- Współpraca z drukarkami fiskalnymi Posnet
- Brak zależności od zewnętrznego dostawcy i jego cennika
Migracja
Cztery systemy wymienione bez zatrzymania sprzedaży
Najtrudniejsza część projektu nie była techniczna, tylko organizacyjna: przełączyć aptekę na cztery nowe systemy naraz tak, żeby sprzedaż na wszystkich kanałach nie stanęła ani na moment, a księgowość mogła zacząć nowy rok w nowym systemie.Najtrudniejsza część projektu nie była techniczna, tylko organizacyjna: przełączyć aptekę na cztery nowe systemy naraz tak, żeby sprzedaż nie stanęła ani na moment.
Przygotowanie
Scenariusze testowe
Każdy błąd w jednym systemie mógł wpłynąć na pozostałe, więc wielowątkowe scenariusze testowaliśmy razem z klientem, wariant po wariancie.Każdy błąd w jednym systemie mógł wpłynąć na pozostałe, więc wielowątkowe scenariusze testowaliśmy razem z klientem.
Wybór terminu
Koniec roku, nie środek miesiąca
Migrację zaplanowaliśmy na koniec grudnia, żeby księgowość mogła rozpocząć nowy okres rozliczeniowy w nowym systemie.
28 grudnia
Przełączenie w kilka godzin
Po wyłączeniu starych systemów uruchomiliśmy sklep i integrację z Allegro, dzięki czemu obsługa zamówień nie została przerwana.
Po starcie
Dwa drobne błędy
Plan awaryjny nie był potrzebny. Klient zgłosił jedynie dwie drobne usterki, które nie wpłynęły na kluczowe operacje.
- 4 systemyuruchomione równolegle: sklep, CMS, ERP i e-paragonyuruchomione równolegle
- 0 przestojusprzedaż działała także w dniu migracji
- 2 usterkizgłoszone po starcie, obie drobne
- Pełne prawakod i rozwój systemu należą do klientakod i rozwój należą do klienta
„Kluczowym celem projektu było stworzenie centralnego systemu ERP, który wspierałby zarządzanie produktami, magazynem oraz umożliwiłby sprawną integrację z innymi systemami. Dzięki doświadczeniu Innovation Software udało się zrealizować projekt, który spełnił nasze wymagania i przyczynił się do uproszczenia wielu procesów (...) Zespół Innovation Software wykazał się dużą elastycznością i umiejętnością zarządzania zmianami (...) Doceniamy także ich doradztwo na każdym etapie projektu - nie tylko jako wykonawców, ale także jako partnerów, którzy pomagali nam podejmować kluczowe decyzje technologiczne.”„Kluczowym celem projektu było stworzenie centralnego systemu ERP, który wspierałby zarządzanie produktami, magazynem oraz umożliwiłby sprawną integrację z innymi systemami.”
Co z tego wynika dla innych firm
Prawa autorskie to kwestia strategiczna
Jeśli konkurencja może kupić to samo, co Wy sfinansowaliście, każda inwestycja w rozwój pracuje także na nią.
Termin migracji ma znaczenie
Dobrze dobrany moment w kalendarzu księgowym potrafi oszczędzić tygodnie porządkowania dokumentów.
Współpraca nie kończy się na starcie
Systemy rozwijamy dalej: kolejne integracje, usprawnienia i zmiany wynikające z przepisów.
Sprawdź, jak taki projekt mógłby wyglądać u Was
Porozmawiajmy - omówimy Waszą sytuację i powiemy, które elementy tego rozwiązania mają sens w Waszej firmie, a które nie. - omówimy Waszą sytuację i powiemy, które elementy tego rozwiązania mają sens w Waszej firmie.