Chcę coś zbudować
Dedykowane oprogramowanieSystem budowany pod Wasz biznes i cele - od analizy po wdrożenie i rozwój.Mam pomysł na aplikacjęOd pomysłu do działającej wersji: walidacja, MVP, pierwsi użytkownicy.Innovation ERP+AIERP, który dopasowuje się do firmy. Nie odwrotnie.Mam problem z IT
Modernizacja lub wymiana systemuStary system hamuje firmę? Modernizujemy albo wymieniamy - z policzonym kosztem obu wariantów.Utrzymanie i rozwój systemuStabilna opieka nad tym, co już działa, i planowy rozwój.Audyt ITAudyt działu IT oraz istniejącej aplikacji - kod, infrastruktura, zespół i koszty.Pracujemy w 20+ branżach
Nie branża decyduje o powodzeniu wdrożenia, tylko sposób pracyProdukcja i budowa
BudownictwoProdukcja przemysłowaStolarka i elewacjeInstalacje i HVACAutomatykaKosmetyka i chemiaUsługi, zdrowie i instytucje
Wyroby medyczneUsługi B2BFinanse i księgowośćUsługi prawneWydawnictwaNauka i instytucjeJak pracujemy - ten sam proces w każdej branży
Poznaj nasz procesNajnowsze case study
Centralny system dla Apteki Rosa - jedno narzędzie zamiast czterechWszystkie case studies RCP rejestruje wejścia i wyjścia, prowadzi grafiki zmian, wnioski o urlop i nadgodziny, a na koniec miesiąca oddaje kadrom gotowe rozliczenie. Kierownik widzi obsadę na dziś, pracownik swój czas i saldo urlopu, a kadry przestają liczyć wszystko ręcznie.
Najczęściej słyszymy:Kadry liczą czas pracy w Excelu
Rejestracja z czytnika albo telefonu.
Działa też bez zasięgu.
To zdania z pierwszych rozmów - dosłownie. Od tego, które z nich jest Wasze, zależy zakres pierwszego etapu.
„Kadry liczą czas pracy w Excelu"
Co miesiąc kilka dni przepisywania z list obecności, a potem korekty po zgłoszeniach pracowników.
Godziny i dodatki liczone przez system według Waszego regulaminu.
„Grafiki wiszą na tablicy i zmieniają się co dzień"
Kierownik przepisuje grafik, dzwoni po zmianach, a pracownicy pytają, czy mają dziś przyjść.
Grafik w systemie, zmiana widoczna dla pracownika od razu.
„Nie wiemy, ile realnie wyszło nadgodzin"
Ustalenia są ustne, więc na koniec miesiąca każdy pamięta inaczej. Część godzin ginie, część jest sporna.
Nadgodziny zlecane i akceptowane w systemie, z historią.
„Wnioski o urlop krążą na kartkach"
Kartka na biurku przełożonego, potem u kadr. Saldo urlopu zna tylko jedna osoba.
Wnioski z telefonu, akceptacja przez przełożonego, saldo widoczne dla pracownika.
„Nie wiemy, ile kosztuje robocizna na zleceniu"
Godziny są liczone zbiorczo, więc nie widać, które zlecenia zjadły czas i marżę.
Rejestracja czasu na zlecenie i koszt robocizny per projekt.
„Przed kontrolą odtwarzamy miesiąc z papierów"
Ewidencja powstaje po fakcie, więc każde pytanie kontroli oznacza szukanie dokumentów.
Ewidencja prowadzona na bieżąco, gotowa do wydruku.
Czytnik, kiosk albo telefon, także offline i z lokalizacją.
Obsada, dostępność, limity godzin i kontrola odpoczynków.
Urlopy, zwolnienia, opieka - z akceptacją i saldami.
Zlecanie, akceptacja, dodatek albo odbiór czasu.
Projekty, maszyny i koszt robocizny na zleceniu.
Kierownik zatwierdza dział, kadry dostają gotowe dane.
Zestawienie do programu kadrowego albo biura rachunkowego.
Wydruk do kontroli, absencja, nadgodziny, punktualność.
Nie wymieniamy programu kadrowo-płacowego. RCP staje przed nim: czas pracy jest policzony i zatwierdzony, a do płac trafia gotowe zestawienie.
Wybierz etap, żeby zobaczyć, co system przejmuje i co dzięki temu przestaje zależeć od jednej osoby.
Tu powstaje jakość danych
dla firm z listami obecności na papierze
Wejście i wyjście zapisuje się z czytnika, tabletu-kiosku albo telefonu - z lokalizacją, jeśli praca jest w terenie. Wszystko działa offline i dosyła się, gdy wróci sieć.
Obecność jest zapisana w chwili zdarzenia, nie odtwarzana z pamięci.
Największa oszczędność czasu
dla firm z pracą zmianową
Kierownik układa grafik w jednym widoku: obsada na zmianę, uprawnienia, dostępność, limity godzin. System pilnuje odpoczynków i ostrzega przed przekroczeniami.
Grafik przestaje być tablicą, którą trzeba przepisywać co tydzień.
Koniec z kartkami
dla kadr i kierowników
Wniosek o urlop składa się z telefonu i idzie do przełożonego z widokiem obsady - wiadomo, czy zmiana się utrzyma. Salda liczą się same.
Nikt nie pyta kadr, ile urlopu mu jeszcze zostało.
Tu przestają uciekać pieniądze
dla firm z sezonowymi szczytami
Nadgodziny są zlecane i akceptowane w systemie, a nie ustalane ustnie. Widać, komu należy się dodatek, a komu odbiór - i ile godzin zostało w okresie rozliczeniowym.
Koniec ze sporem, czy ktoś zostawał w piątek dwie godziny czy trzy.
Najczęściej pomijany obszar
dla produkcji, serwisu i usług
Poza obecnością pracownik może przypisać czas do zlecenia, projektu albo maszyny. Dzięki temu widać realny koszt robocizny, nie tylko sumę godzin.
Wiadomo, ile naprawdę kosztowała robocizna na tym zleceniu.
Tu wygrywają kadry
dla kadr i biur rachunkowych
Kierownik zatwierdza czas swojego działu, a system liczy godziny, dodatki i nieobecności według Waszego regulaminu. Do płac idzie gotowe zestawienie.
Zamknięcie miesiąca zajmuje godziny, nie kilka dni.
Tu widać zwrot z wdrożenia
dla zarządu i działu HR
Ewidencja czasu pracy jest prowadzona na bieżąco i gotowa do kontroli. Pulpity pokazują absencję, nadgodziny, rotację i koszt czasu per dział.
Na pytanie kontroli odpowiadacie wydrukiem, nie odtwarzaniem miesiąca.
Regulamin pracy, dodatki i zasady rozliczania nadgodzin ma u siebie każda firma inne. Dlatego reguły liczenia czasu odwzorowujemy pod Wasz regulamin.
Zwykle to znaczy
Efekt: kadry i tak dopisują dodatki w arkuszu przed wypłatą.
U nas to znaczy
Efekt: zestawienie do płac wychodzi z systemu, bez ręcznych korekt.
Sześć zasad, na których pracujemy - i o których rozmawiamy wprost, jeszcze przed umową.
Siadamy z kadrami i kierownikami, przechodzimy realne rozliczenie ostatniego miesiąca. Dopiero potem rozmawiamy o zakresie i pieniądzach.
Umawiamy się na wynik i cenę, nie na godziny. Ryzyko przekroczenia budżetu jest po naszej stronie.
Nie wynajmujemy programistów na godziny. Bierzemy odpowiedzialność za to, że rozliczenie miesiąca realnie wychodzi z systemu.
Jeśli taniej będzie uporządkować regulamin albo dokupić moduł do programu kadrowego - mówimy to wprost.
Na nietypowe zapisy regulaminu odpowiadamy wariantami z kosztem i konsekwencjami.
Dokumentacja, dostępy, dane i licencja bezterminowa.
Nasza metodyka
Czas pracy trzeba rozliczyć co miesiąc, niezależnie od projektu. Dlatego startujemy od jednego działu albo jednej zmiany i przez pełny okres rozliczeniowy liczymy równolegle ze starym sposobem - żeby porównać wyniki, zanim ktokolwiek zaufa systemowi.
Pilotaż w jednym dziale
Zaczynamy tam, gdzie rozliczenie boli najbardziej - zwykle na produkcji albo na zmianach.
Ambasadorzy wśród kierowników
Kilku kierowników układa grafik w systemie pierwsze i tłumaczy zespołom po ludzku.
Pełny okres równolegle
Jeden miesiąc liczymy dwoma sposobami i porównujemy wyniki, zanim ktokolwiek zaufa systemowi.
Wyłączenie list obecności
Papier wyłączamy dopiero wtedy, gdy nikt nie wraca do niego „na wszelki wypadek".
Ostatni etap wdrożenia rozliczamy dopiero wtedy, gdy pełne rozliczenie miesiąca wychodzi z systemu - a nie w dniu, w którym przekazujemy dostępy.
Wizję lokalną prowadzi osobiście Grzegorz. Chodzi w niej o to, żeby obie strony naprawdę zrozumiały sytuację: Wy - co da się zrobić i za co płacicie, my - jak wygląda Wasz regulamin pracy i jak realnie zmieniają się zmiany. Siadamy z kadrami i z kierownikami, którzy układają grafiki.
Umów wizję lokalnąCele zarządu i organizacji
Co ma się zmienić: krótsze zamknięcie miesiąca, kontrola nadgodzin, spokojniejsze kontrole, znany koszt czasu pracy.
Regulamin, systemy i dane
Regulamin pracy, program kadrowy, listy obecności, arkusze. Sprawdzamy, które zasady da się zapisać w regułach.
Zespół i sposób pracy
Siadamy z kadrami i kierownikami. Patrzymy, jak realnie wygląda układanie grafiku i rozliczenie miesiąca.
Wnioski i plan działania
Dostajecie krótki dokument: mapę procesu „jak jest" i „jak może być", plan w etapach oraz rekomendację - w tym uczciwą odpowiedź, czy zaczynać od RCP.
Przed startem
Wizja lokalna
Przechodzimy realne rozliczenie miesiąca i regulamin pracy. Pół dnia, na miejscu.
Etap 1
Jeden dział
Rejestracja zdarzeń, grafik i podstawowe reguły liczenia czasu.
Etap 2
Wnioski i nadgodziny
Urlopy z telefonu, salda, zlecanie i rozliczanie nadgodzin.
Etap 3
Eksport do płac i ewidencja
Zatwierdzanie przez kierowników, zestawienie do płac, wydruki do kontroli.
Etap 4
Rozwój
Pakiet godzin na zmiany: czas na zleceniach, raporty, kolejne lokalizacje.
Godziny i dodatki policzone przez system, kadry tylko zatwierdzają.
Kierownik układa raz, a zmiana jest natychmiast widoczna dla zespołu.
Zlecenie i akceptacja mają datę, autora i historię.
Wydruk z systemu zamiast odtwarzania miesiąca z papierów.
Farmacja i e-commerce
Apteka Rosa pracowała na programie branżowym o zamkniętej architekturze, która blokowała integracje. Zbudowaliśmy dedykowane rozwiązanie - najbliższy przykład naszego podejścia tam, gdzie liczy się ślad każdej operacji i dane rozliczeniowe muszą się zgadzać.
„Proces wdrożenia nowej wersji aplikacji został przeprowadzony terminowo i zgodnie z założeniami, co pozwoliło nam na płynne przejście do nowego systemu bez zakłóceń w codziennej działalności."
„Już na samym początku firma Innovation Software wykazała się profesjonalizmem, przeprowadzając szczegółową wizję lokalną, która pozwoliła na dogłębne zrozumienie naszych potrzeb oraz specyfiki działalności."
„Wszystkie prace były realizowane na czas."
Odcinki podcastu IT i Biznes, które najczęściej podsyłamy firmom z pracą zmianową.
Odpowiedzi znacie już teraz - rozwiń pytanie. Na rozmowie odniesiemy je do Waszego regulaminu.
Nie od razu. Rejestracja może działać na telefonie pracownika, na tablecie postawionym jako kiosk przy wejściu albo na czytniku kart, jeśli już go macie. Terminale dokupuje się tam, gdzie warunki tego wymagają - na hali, przy bramie, na budowie. Na wizji lokalnej mówimy wprost, co jest konieczne, a co można odłożyć.
To najczęstsza obawa i warto ją wyprzedzić. Dlatego pracownik dostaje coś dla siebie: swój czas pracy, saldo urlopu, wniosek składany z telefonu i koniec z dopytywaniem kadr, ile mu zostało. Wdrożenia, w których RCP jest tylko narzędziem nadzoru, kończą się kombinowaniem.
Tak. Poza wejściem i wyjściem można rejestrować czas na zlecenie, projekt albo maszynę - wtedy widać koszt robocizny na konkretnym zleceniu. To zwykle drugi etap wdrożenia, po samej obecności.
Tak i to jest sedno wdrożenia. Zaokrąglenia wejść, tolerancje spóźnień, przerwy, dodatki za noc i weekend, zasady nadgodzin i okres rozliczeniowy - to wszystko zapisujemy w regułach. Kadry przestają dopisywać wyjątki ręcznie.
Nie. Program kadrowo-płacowy zostaje przy umowach, listach płac i ZUS, a RCP przejmuje to, co przed nim: obecność, grafik, nieobecności i policzony czas pracy. Do płac trafia gotowe zestawienie.
Jednorazowe wdrożenie z licencją bezterminową, miesięczne utrzymanie i ewentualny pakiet godzin na rozwój. Bez opłat za pracownika, więc zatrudnienie kolejnych osób nie podnosi kosztu systemu.
Dostajecie dokumentację, dostępy i dane w komplecie, a licencja jest bezterminowa - system nie przestaje działać.
Nie musisz mieć gotowych odpowiedzi. Po to jest ta rozmowa.
Zostaw numer i mail - odezwiemy się w ciągu 24 godzin w dni robocze i spokojnie przejdziemy przez Waszą sytuację.
Jednorazowa opłata wdrożeniowa - z licencją bezterminową w cenie - a potem utrzymanie i rozwój. Bez opłat za pracownika i bez umów, z których nie można wyjść.
jednorazowo
Reguły liczenia czasu z Waszego regulaminu, grafiki, wnioski, nadgodziny, integracja z programem kadrowym, uruchomienie rejestracji oraz szkolenia.
miesięcznie
Hosting, kopie zapasowe, aktualizacje, monitoring i wsparcie dla kadr oraz kierowników.
opcjonalnie
Pakiet godzin miesięcznie na nowe reguły, raporty i kolejne lokalizacje.
Wdrożenie można sfinansować leasingiem, dotacją albo niskooprocentowaną pożyczką
Razem z Partnerami pomagamy dobrać ścieżkę i przygotować dokumentację techniczną do wniosku. Płatność dzielimy na kamienie milowe.
Konkretne odpowiedzi na pytania, które dostajemy najczęściej - bez ogólników.
W gotowych RCP konfiguracja oznacza wybór z listy typów zmian i kilku parametrów zaokrągleń - a firma musi wygiąć swój regulamin pod narzędzie. U nas dostosowanie oznacza odwzorowanie Waszych zasad: własne składniki i dodatki, reguły nadgodzin i odbiorów, tolerancje i zaokrąglenia, obsługa nietypowych zmian oraz sposób zatwierdzania. Mamy własny kod i zespół, więc nietypowy zapis regulaminu nie kończy się odpowiedzią „tego się nie da".
Gotowy trzon: rejestracja zdarzeń, grafiki, wnioski urlopowe, nadgodziny, zatwierdzanie i eksport do płac działają od pierwszego dnia. Pod Waszą firmę dostosowujemy reguły liczenia czasu, składniki i integracje. Dzięki temu nie płacicie za zaprojektowanie RCP od podstaw.
Jednorazowa opłata wdrożeniowa z licencją bezterminową w cenie, a potem miesięczne utrzymanie i opcjonalny pakiet godzin na rozwój. Nie płacicie za pracownika. Kwotę podajemy po wizji lokalnej, bo zależy głównie od liczby lokalizacji, złożoności regulaminu i integracji.
Ewidencja czasu pracy musi być rzetelna i możliwa do przedstawienia - forma zapisu jest wtórna. Przy rejestracji mobilnej ważne są zasady: co jest zapisywane, kto ma dostęp i jak długo dane są przechowywane. Ustalamy to z Wami i opisujemy w dokumentacji, a jeśli potrzebujecie - zostawiamy decyzję o zakresie danych po Waszej stronie.
Odradzamy jako domyślne rozwiązanie: dane biometryczne mają szczególne wymagania i zwykle nie są konieczne. Karta, kod PIN, aplikacja albo kiosk ze zdjęciem wystarczają, żeby ewidencja była rzetelna. Jeśli ktoś naprawdę tego potrzebuje, mówimy wprost, jakie obowiązki się z tym wiążą.
Zależy od liczby lokalizacji, złożoności regulaminu i integracji, dlatego termin podajemy po wizji lokalnej - razem z podziałem na etapy. Zawsze zaczynamy od jednego działu i jednego pełnego okresu rozliczeniowego liczonego równolegle.
Tak. Do programu kadrowo-płacowego albo biura rachunkowego przekazujemy zestawienie czasu pracy, nieobecności i dodatków. Dochodzą do tego czytniki i kontrola dostępu, systemy produkcyjne i serwisowe, poczta oraz BI. Jeśli Waszego systemu nie ma na liście, podłączamy go przez API.
Wybieracie: nasze serwery w Unii Europejskiej albo Wasza własna infrastruktura - w drugim wariancie dane nie opuszczają firmy. W obu przypadkach są kopie zapasowe, rozdzielone uprawnienia i historia dostępu, bo mówimy o danych kadrowych.
Tak. Opłatę wdrożeniową da się finansować leasingiem, dotacją na cyfryzację albo niskooprocentowaną pożyczką - a leasingiem często również czytniki i tablety. Razem z Partnerami pomagamy dobrać ścieżkę i przygotować dokumentację techniczną do wniosku.
Numer telefonu i mail - tyle wystarczy. Zadzwonimy, spokojnie zbadamy Waszą sytuację i dopiero na tej podstawie powiemy, jakie rozwiązanie ma u Was sens.
Telefon do 24 godzin
Dzwonimy w dni robocze. Jeśli wolisz mailem albo w konkretnych godzinach - napisz to w wiadomości.
Krótkie rozpoznanie
Pytamy o liczbę pracowników, lokalizacji i zmian oraz o to, jak dziś liczycie czas pracy.
Zrozumienie Waszej sytuacji
Wizja lokalna: przechodzimy realne rozliczenie miesiąca i zapisy regulaminu.
Dobranie odpowiednich rozwiązań
Mówimy, od którego działu zacząć, czego nie ruszać i w jakim rzędzie kosztów się to mieści.
Grzegorz Tabor
Odpowiada za technologię w Innovation Software. Odpisuje osobiście.
Dziękujemy, mamy Wasze zgłoszenie
Odezwiemy się w ciągu 24 godzin w dni robocze.
