Jak wdrożyć system RCP/system IT na budowie, która nie stoi w miejscu? Cyfryzacja firm budowlanych

Wprowadzenie – o czym jest ten odcinek?

Cześć, dzień dobry, z tej strony Grzegorz Tabor, a to jest podcast IT i biznes, gdzie jako dyrektor technologiczny pomagam przedsiębiorcom i menadżerom realizować projekty IT, które wspierają cele biznesowe skutecznie i w terminie. Jeśli napotykasz na swojej drodze wyzwania i potrzeby wsparcia twojego biznesu świadomie z użyciem technologii, ten podcast jest dla ciebie. Odcinek 59.

Jak wdrożyć system RCP na budowie, która nie stoi w miejscu. W tym odcinku skupiamy się na wyzwaniach związanych z rejestracją czasu pracy w branży budowlanej. Poruszam, dlaczego gotowe systemy często zawodzą na placach budowy, jak wygląda specyfika pracy w terenie, jak podejść do wdrożenia tzw.

RCP, by realnie ułatwić codzienną organizację i zarządzanie zespołem. Cześć, dzień dobry. Dzisiaj w odcinku podejdziemy sobie trochę praktycznie do jednej z branż, a mianowicie do branży budowlanej.

Jeśli jeszcze nie subskrybujesz podcastu, to koniecznie zrób to proszę w aplikacji, w której słuchasz, bo przed nami jeszcze sporo odcinków z prawdziwymi przykładami i rozwiązaniami z życia i konkretną praktyką. Będzie mniej suchej teorii, a więcej tego, co rzeczywiście działa w firmach i projektach. OK, wracając.

Ostatnio mieliśmy okazję pracować i rozmawiać z kilkoma firmami z tego sektora budowlanego. I powiem Wam jedno, tam naprawdę sporo się dzieje.

Dlaczego budowa to żywioł?

Widać, że budowę to jest żywioł, trzeba korzystać z pogody i trzeba po prostu działać.

I nie tylko na poziomie samych projektów jest to żywioł, ale też w codziennej operacyjnej rzeczywistości. I właśnie w tych rozmowach bardzo często wracał jeden temat, a mianowicie temat rejestracji czasu pracy, czyli tzw. systemów RCP.

RCP – co to jest i czemu gotowce nie działają?

Co do zasady, to są tematy dość proste z perspektywy architektury IT. Tzn. ktoś się odbija na wejściu i wyjściu z pracy, ta informacja zapisuje się w systemie, gdzieś to można podejrzeć i na koniec np.

miesiąca wygenerować raport. Jest bardzo dużo firm na rynku oferujących takie rozwiązania kasy RCP, przy czym jedną szczególnie polecamy, więc jeżeli byście chcieli wdrożyć takie gotowe rozwiązanie, to bardzo chętnie przekażę kontakt. Natomiast te rozwiązania gotowe, to jest właśnie ta kwestia, że one bardzo często opierają się o czytniki, czy jakieś kody QR, czy o jakieś zegarki, telefony, cokolwiek, ale jednak jakieś miejsca, takie punkty wejścia, wyjścia i to tutaj jest ważne.

Specyfika budów drogowych i kolejowych

Z kolei w budowlance nie zawsze to wygląda tak prosto, szczególnie na budowach, które są ulubione słowo specyficzne. Tzn. nie są budową jak np.

deweloper buduje budynek i jest to jakiś jeden określony obszar budowy stosunkowo jasny, tylko np. kiedy są to budowy typu budowy dróg, czy jakieś budowy bardziej kolejowe, czyli takie miejsca, gdzie ta budowa jest bardzo rozciągnięta w terenie. I z takim właśnie wyzwaniem wdrożenia systemu klasy RCP mierzyły się firmy, z którymi niedawno rozmawialiśmy.

Próbowały one gotowych systemów, sprawdzały rozwiązania z pudełka, ale żadne z tych gotowych systemów nie pasowało do realiów palców budowy. I bardzo często kończyło się to tak samo, tzn. pomysł wdrożenia był, ale koniec końców lądował on na półce, a problem rozliczania czasu pracy jak był, tak dalej jest.

I w większości tych firm, jak się okazuje, były tutaj tak naprawdę dwie drogi. Albo gdzieś wpisywano czas pracy bezpośrednio do naszego tutaj ulubionego Excela, albo po prostu korzystano z arkuszy drukowanych na kartkach i tam też go, ten czas wpisywano. I dzisiaj pogadamy właśnie o tym, dlaczego gotowe systemy RCP akurat w tej konkretnej branży budowlanej nie zawsze działają, jak wygląda dzień pracy z tej takiej terenowej perspektywy, jak podejść do wdrożenia takiego właśnie systemu do rejestracji czasu pracy, czy w ogóle systemu do zarządzania firmą budowlaną, ale w sposób, który nie będzie rewolucją, ale realnym ułatwieniem i dla ludzi, i dla biznesu.

Nie przedłużając, serdecznie zapraszam do części głównej dzisiejszego odcinka. Dobrze, więc zanim zaczniemy mówić o jakichkolwiek rozwiązaniach, to warto zatrzymać się przy tym, z czym tak naprawdę mierzy się branża budowlana i w ogóle ten aspekt takiej cyfryzacji w branży budowlanej. Większość systemów, czy to do rejestracji czasu pracy, bo to jest taki nasz, powiedzmy, wątek przewodni, tutaj choć nie jedyny, ale też przede wszystkim innych systemów, powstała z myślą o biurach, magazynach, halach produkcyjnych, czyli środowiskach, gdzie jest stała infrastruktura i w miarę powtarzalny rytm pracy.

Jak realnie wygląda dzień pracy na budowie?

Przenieśmy się teraz na budowę, a właściwie na kilka budów, bo często prowadzone są one równolegle w różnych lokalizacjach. Każda z nich to z reguły jakieś inne warunki, inna organizacja placu budowy, inna infrastruktura, gdzie ta infrastruktura na przykład też jest często tymczasowa. Czyli wygląda to mniej więcej tak, że na danym terenie stoi kontener, który służy na przykład za zaplecze.

On może być, może go nie być. Może być tak, że czasem go będzie trzeba gdzieś przenieść, może on czasem zniknąć. Może być tak, że będzie dostęp do internetu w tym konkretnym miejscu, albo akurat go nie będzie przez jakiś czas z jakiegoś powodu.

Praca w szczerym polu – zero infrastruktury

Czasem będzie tak, że budowa będzie w zupełnie szczerym polu i będzie tam praca w ogóle, albo na przykład wcisłeś za budowę, gdzie nie będzie miejsca nawet na to, żeby gdzieś tam dobrze zaparkować busa, nie mówiąc o ustawianiu czegokolwiek, oprócz takiego niezbędnego sprzętu. Do tego każda ekipa też może działać, nawet w obrębie jednej firmy, zupełnie inaczej, czyli nawyki tej ekipy mogą być zupełnie inne.

Ekipy z różnymi nawykami i rytmem pracy

Jedna ekipa może przyjeżdżać codziennie na przykład na siódmą i mieć stały rytm, a druga może na przykład zmieniać lokalizację z dnia na dzień, a trzecia jeszcze przyjeżdżać tylko wtedy, kiedy coś jest do zrobienia i kiedy warunki pogodowe są OK.

Więc budowa to jest w pewnym sensie taki żywy organizm, gdzie codziennie coś się zmienia.

Nieprzewidywalność i konieczność szybkich decyzji

Czasem wszystko idzie zgodnie z planem, a czasem, no właśnie, niekoniecznie. Czasem okazuje się, że pracownicy są na miejscu, firma zapłaciła za dojazdy, hotel, zaplanowała roboty, a finalnie nie ma co robić albo po prostu nie może działać, bo na przykład inny wykonawca się nie wyrobił, bo dostawa nie dojechała, bo pogoda pokrzyżowała plany.

I co wtedy? Zleca się drobne prace albo po prostu stara się przenieść ludzi na jakieś inne budowy, no ale to już są takie rzeczy, gdzie trzeba mieć w ogóle informacje o tym, że takie sytuacje się dzieją, trzeba mieć plan, jak zareagować i jakiś system, który w tym wspiera. Niekoniecznie system informatyczny, ale jakiś system pracy przynajmniej wypracowany, który pozwala to ogarnąć. I właśnie w takich momentach, kiedy cokolwiek takiego nagłego się wydarza, ktoś musi podjąć decyzję.

Jakąś kluczową decyzję, na przykład gdzie przesunąć ludzi, jak zorganizować dzień pracy, jak utrzymać rentowność projektu czy rentowność zespołu. No i tutaj dochodzimy do aspektu rejestracji czasu pracy, który często jest tak wyszukiwany przez firmy z branży budowlanej, jak się okazało przynajmniej na tych przykładach, gdzie rozmawialiśmy z firmami budowlanymi.

Dlaczego nie działa „klik, klik i gotowe”?

Natomiast kluczem jest to, że nie do końca chodzi o system taki RCP rozumiany właśnie jako taki system, gdzie ktoś się gdzieś odbija klik, klik i na wejściu na budowę i na wyjściu i to jest odnotowane w jakimś systemie i z tego się wylicza czas pracy.

Bo tutaj okazuje się, że bardzo ważnym aspektem jest to, żeby te systemy odnotowywały dane w tych obszarach, gdzie faktycznie firmy na dzisiaj z nich korzystają, czyli na przykład jeżeli ktoś korzysta mocno z jakiegoś Excela, to żeby te dane znalazły się tam, żeby dane były zapisywane w czasie rzeczywistym, żeby było wiadomo co się dzieje na budowie, żeby być może ktoś robił zdjęcia z tej budowy.

Rejestracja czasu pracy to nie wszystko

No i tutaj przede wszystkim w tym systemie powinniśmy widzieć, która praca na budowie idzie zgodnie z planami, idzie pełną parą, a gdzie na przykład mamy przestój, bo sama informacja o tylko czasie pracy jest bardzo często niewystarczająca, żeby ocenić, czy ta praca faktycznie idzie okej. Niemniej to jest jeden z parametrów, który oczywiście należy śledzić prowadząc firmę budowlaną, szczególnie jeżeli mamy kilka ekip i kilka budów jednocześnie.

Stąd firmy budowlane myślą o systemach RCP tylko no właśnie, jak w drodze taki klasyczny system RCP, skoro nawet nie ma bramki na budowie, na której można by się odbić. Co więcej, pracownicy budowy to z reguły nie są osoby, które spędzają cały dzień przy komputerze, czy są jakieś superbiegłe, jeżeli chodzi o użycie urządzeń technicznych.

Ludzie na budowie nie mają głowy do klikania

Mam na myśli przede wszystkim ten aspekt, że nawet może nie chodzi o biegłość, bo może źle się wyraziłem, ale bardziej nawet o taki aspekt, że ostatnie o czym myśli się na budowie to o tym, żeby się gdzieś odbić, gdzieś coś wpisać.

Raczej myśli się o tym, co jest dzisiaj do zrobienia, czy pogoda nam sprzyja i czy mamy odpowiednie narzędzia do tego, żeby to zrobić, a nie o tym, żeby gdzieś tam ktoś się jeszcze odbijał. No umówmy się, często są to fachowcy, którzy wykonują fizyczną, ciężką pracę i nie możemy im wrzucić jakiejś złożonej aplikacji, bo to nie zadziała, po prostu nie ma na to czasu i warunków. Z kolei też jeżeli mamy tak dużą zmienność na tych placach budów, że to nie zawsze jest tak, że jest jakiś kontener, jakieś miejsce, gdzie możemy faktycznie zamontować jakieś odbicia, czy system do odbić, albo nie zawsze ludzie zaczynają pracę z jednego miejsca, no to koniec końców okazuje się, że jeżeli podejdziemy do tego wyzwania w taki standardowy sposób, jakbyśmy podeszli na przykład w firmie produkcyjnej, gdzie ten proces wchodzenia, wychodzenia na halę jednak jest bardziej przewidywalny, powoduje zwyczajnie, że te dane przynajmniej o czasie pracy nie będą nam się zbierały poprawnie.

Główne wyzwanie: prostota i dopasowanie

I tutaj właśnie pojawia się takie największe wyzwanie, to znaczy jak to wszystko uchwycić bez tworzenia systemu, który stanie się kulą u nogi. Bez zbędnych klikadeł, bez konieczności raportowania pięciu rzeczy dziennie przez ludzi, którzy chcą po prostu dobrze wykonywać swoją pracę. No i dlaczego akurat w tym przypadku gotowe, pudełkowe rozwiązania po prostu się nie sprawdzają? I czy w ogóle istnieje jakaś sensowna alternatywa?

Czego nie uwzględniają gotowe systemy?

Przede wszystkim dlatego, że budowa to środowisko, które trudno opisać takim jednym, uniwersalnym modelem, no bo to nie jest taka linia produkcyjna, gdzie każdy ruch jest przewidywalny, powtarzalny, to właśnie tutaj to powoduje, że gotowe rozwiązania zwykle zakładają jakąś stałą infrastrukturę, jednolite procesy, a tego zwyczajnie na budowie nie ma.

I próba narzucenia sztywnego systemu oznacza z reguły dla pracowników więcej biurokracji niż takiej faktycznej pomocy, co prowadzi też do omijania systemu albo np. ręcznych obejść. Poza tym koszty i ryzyko błędów wynikających z nieadekwatnych danych są na budowie wyjątkowo wysokie, bo każda godzina przestoju to stracone pieniądze, a źródła tych przestojów są różnorodne, tak jak już wcześniej wspomniałem.

I firmy potrzebują narzędzia, które nie tylko zarejestruje czas pracy, ale pozwoli też łatwo i szybko zrozumieć, gdzie są problemy i jak je rozwiązać bez dodatkowego obciążania ludzi na budowie. I to właśnie dlatego te gotowe pudełkowe systemy RTP często nie działają, bo zarówno nie uwzględniają złożoności, zmienności, jak i tej specyfiki pracy w terenie. Przy czym tutaj podkreślam, mówimy o sytuacji właśnie firm budowlanych, nie mówimy o firmach innych, gdzie systemy RTP, szczególnie te gotowe, z pewnością będą dobrym rozwiązaniem.

No dobrze, jakie są w takim razie alternatywy? Można wymieniać tysiące różnych pomysłów, testować rozwiązania, ale tak naprawdę jest jeden kluczowy sposób, który sprawdzi się w praktyce, żeby wdrożyć system dopasowany do potrzeb konkretnie Twojej firmy budowlanej.

Jak naprawdę zaprojektować system RCP?

Po prostu trzeba pojechać na budowę, pobyć tam, porozmawiać z ludźmi, zobaczyć jak to wygląda na co dzień. Nie wystarczy usiąść w biurze i próbować na słucho wymyślić system, który zadziała, to tutaj gwarantuję, trzeba poznać specyfikę konkretnej budowy, gdzie są stałe punkty, które można potencjalnie wykorzystać pod kątem takiego systemu do rejestracji czasu pracy, czy jest jakiś kontener, który zawsze stoi w tym samym miejscu, może tylko na przykład kierownik ma jakiś punkt stały, jak wygląda codzienna odprawa, z jakiego sprzętu ludzie korzystają, gdzie się przebierają, jeżeli chodzi o zmianę swojej odzieży na odzież taką roboczą.

I to wszystko trzeba bardzo dokładnie zmapować, znaleźć to, co jest powtarzalne i stałe, bo to będzie fundament, na którym można zbudować rozwiązanie. I to nie tylko na poziomie zarządu, bo czasem trzeba też tutaj oczywiście porozmawiać z kierownikami, z majstrami, czy też nawet z samymi pracownikami fizycznymi, żeby zwyczajnie dowiedzieć się, co dla nich będzie wygodne i przede wszystkim, co będzie możliwe do wdrożenia.

Co trzeba zmapować na budowie?

Trzeba zadać pytanie, czy wszyscy mają telefony, czy można skorzystać właśnie z jakiejś technologii typu kodów QR, czy kart RFID, być może już takie karty ktoś ma.

Trzeba się zastanowić, czy czytnikiem nie mógłby być sam telefon, żeby to był taki właśnie mobilny czytnik, więc naprawdę trzeba zrozumieć, jak wygląda dzień pracy, tydzień pracy, a nawet rok pracy na budowę, jeżeli to są dłuższe budowy i dopiero wtedy można zaprojektować system, który realnie będzie pomagał.

Przykład wdrożenia – od celu do architektury

I właśnie tak podeszliśmy do tematu w jednej z firm, z którą mieliśmy okazję podziałać i współpracować i co jest super ważne, firma pojawiła się u nas właśnie z powodu tego, że szukała doradzenia, jaki system RCP wybrać, przy czym kiedy weszliśmy w szczegóły, to przede wszystkim na początek określiliśmy cele zarządu, bo oczywiście mierzenie czasu pracy to tylko jeden z aspektów, który był tu ważny. Następnie znacznie lepiej poznaliśmy firmę, zmapowaliśmy sobie, jak przebiega cały proces od momentu, kiedy firma pozyskuje zlecenia i w jaki sposób, przez to jak organizuje sobie w ogóle te budowy, kto za to odpowiada, jaka jest struktura tej firmy, jak następnie te dane o tej budowie są przesyłane między różnymi kierownikami, czy między na przykład dyrektorami, w jaki sposób ludzie dowiadują się o tym, co mają robić, w jaki sposób są mierzone postępy na tych budowach, czyli wszelkie te aspekty, które wpływały na na przykład organizację celów w postaci poprawy rentowności działania firmy, czyli mierzenie czasu pracy to tylko jeden z tych aspektów, bo oczywiście żeby poprawić rentowność działania firmy z użyciem technologii, to jest znacznie więcej aspektów niż tylko samo mierzenie czasu pracy.

Przede wszystkim zidentyfikowaliśmy, gdzie jest problem w tym mierzeniu czasy pracy i okazało się, że to nie do końca właśnie jest brak systemu takiego teleinformatycznego, tylko później kwestia w ogóle samego przeanalizowania tych danych i dostępu akurat w jednej z firm, a w innej firmie na przykład kwestia tego, żeby te dane jak najszybciej znalazły się w jakimś Excelu online, gdzie faktycznie ktoś inny będzie mógł podglądać na bieżąco jak ten czas pracy wygląda i mierzyć go też z postępem realizacji projektu, bo to tutaj było szalenie istotne. I co jest ważne, właśnie w tym konkretnym przykładku tutaj, o którym wspomniałem o tym drugim, ale też i tym pierwszym w zasadzie, pojechaliśmy sobie zobaczyć jedną z takich budów i akurat teraz opowiadając o drugim przypadek, zanim wystartujemy większy projekt zawsze chcemy zobaczyć jak działa firma i w tym wypadku właśnie jak wyglądał dokładnie ten proces budowy, jacy ludzie, w jakim wieku tam pracują, jak wygląda taka ich specyfika pracy, jak faktycznie wygląda tak w realu ta struktura, kto komu podlega, w jaki sposób działa, w jaki sposób ci ludzie się komunikują, czy właśnie korzystają z telefonów, czy mają jakieś zegarki, powiedzmy jakieś takie smartwatche, cokolwiek po czym moglibyśmy faktycznie móc się tutaj podłączyć i ten na przykład czas, ale też inne parametry z budowy zbierać i zapisywać. Tutaj też był to ważny aspekt, bo zasięgnęliśmy takiego feedbacku z zewnątrz, gdzie część rzeczy wypracowanych w teorii mogliśmy na budowie zderzyć faktycznie w praktyce.

Wnioski z wywiadów i obserwacji

Następnie przeprowadziliśmy też szereg wywiadów indywidualnych, między innymi z działem technicznym, działem sprzętu, działem IT, czy też członkami zarządu, ale też innymi działami po to, żeby właśnie zebrać potrzeby każdego z nich i też perspektywę każdej z tych osób, bo okazuje się, że często w firmach jest tak, że tutaj jest bardzo duża różnica między tym jak działy nawet między sobą współpracują i o czym myślą, jeżeli chodzi o takie wdrożenia i tutaj też udało nam się rzeczywiście z każdym przedstawicielem danego działu porozmawiać i dzięki temu też wyciągnąć jeszcze więcej wniosków odnośnie tego, jakie dane w jakich miejscach będące dla danych osób, dla danych działów dostępne faktycznie by pomagały, ale też udało nam się budując taką strategię IT móc faktycznie podejść do tego w taki sposób, żeby zaplanować jakie projekty do realizacji są ważne tu i teraz, ale jakie projekty będą ważne też do realizacji w przyszłości i na koniec mapowaliśmy obecną architekturę systemów i przygotowaliśmy taką propozycję nowej architektur.

Hybryda: gotowe rozwiązania + dedykowane

Co ważne część rzeczy udało się tutaj obsłużyć rozwiązaniami gotowymi dostępnymi na rynku, a część zaplanowaliśmy do wdrożenia jako rozwiązania zupełnie dedykowane o określonym zakresie specyfikacji i to jest taka duża przewaga, bo patrząc na ogół cyfryzacji w tej firmie, a nie tylko na ten pojedynczy problem rejestracji czasu pracy, byliśmy w stanie połączyć korzyści wdrożenia gotowych rozwiązań w ramach naszego planu tam, gdzie było to możliwe, ale jednocześnie tam, gdzie były rozwiązania tak gotowe nie do końca były one wystarczające. Udało nam się zaplanować dedykowane rozwiązania, które faktycznie będą dopasowane do potrzeb, ale w tych konkretnych obszarach, no i też do procesów i celów tej konkretnej firmy.

Co dalej i jak się skontaktować?

I teraz, jeśli Ty też kiedyś pomyślałeś lub pomyślałaś, że taki system mógłby realnie ułatwić życie Tobie, Twoim kierownikom, majstrom czy też całemu zespołowi, to odezwij się do nas, chętnie porozmawiamy, przeprowadzimy wizję lokalną i wspólnie zastanowimy się, jakie rozwiązania mają sens w Twoim przypadku. I nie tylko o RCPach, bo akurat o RCPach myślę, że będziemy tutaj mówić zdecydowanie mało.

Zakończenie i zapowiedź kolejnych odcinków

Ten odcinek nagraliśmy dlatego, żeby faktycznie podnieść ten temat, że jeżeli już jako firma budowlana zaczynasz myśleć o rozwiązaniu do rejestracji czasu pracy, to prawdopodobnie nie chodzi Ci tylko o czas pracy, ale też w ogóle o mierzenie tego, jakie są postępy na budowach, o zbieranie zdjęć z budów, o robieniu dokumentacji, o podpisywaniu szkołem BHP, czyli że ten obszar jest trochę bardziej szeroki, jeżeli chodzi o te kwestie zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony dla Twojej firmy. Stąd o tych innych rozwiązaniach będę jeszcze chętnie mówił w kolejnych odcinkach.I to, czego możecie się spodziewać na pewno, to omawianie kolejnych wyzwań i rozwiązań w konkretnych branżach, z którymi mamy styczność, czyli jak najwięcej praktyki przekazanej w tych odcinkach. Nie przedłużając, serdecznie dziękuję za wysłuchanie dzisiejszego odcinka. Zapraszam do kontaktu, jeżeli chcecie wspólnie przeprowadzić taką wizję lokalną Waszej firmy budowlanej.

I do usłyszenia za tydzień. Dzięki i cześć.