Chcę coś zbudować
Dedykowane oprogramowanieSystem budowany pod Wasz biznes i cele - od analizy po wdrożenie i rozwój.Mam pomysł na aplikacjęOd pomysłu do działającej wersji: walidacja, MVP, pierwsi użytkownicy.Innovation ERP+AIERP, który dopasowuje się do firmy. Nie odwrotnie.Mam problem z IT
Modernizacja lub wymiana systemuStary system hamuje firmę? Modernizujemy albo wymieniamy - z policzonym kosztem obu wariantów.Utrzymanie i rozwój systemuStabilna opieka nad tym, co już działa, i planowy rozwój.Audyt ITAudyt działu IT oraz istniejącej aplikacji - kod, infrastruktura, zespół i koszty.Pracujemy w 20+ branżach
Nie branża decyduje o powodzeniu wdrożenia, tylko sposób pracyProdukcja i budowa
BudownictwoProdukcja przemysłowaStolarka i elewacjeInstalacje i HVACAutomatykaKosmetyka i chemiaUsługi, zdrowie i instytucje
Wyroby medyczneUsługi B2BFinanse i księgowośćUsługi prawneWydawnictwaNauka i instytucjeJak pracujemy - ten sam proces w każdej branży
Poznaj nasz procesNajnowsze case study
Centralny system dla Apteki Rosa - jedno narzędzie zamiast czterechWszystkie case studies Portal daje klientom jedno miejsce: zgłoszenia i sprawy z widocznym statusem, dokumenty i faktury do pobrania, historia zamówień i zleceń, kontakt bez czekania na linii. Wasz zespół odpowiada na pytania trudne, a nie na te same trzy w kółko.
Najczęściej słyszymy:Obsługa odpowiada codziennie na te same pytania
Klient widzi status swojej sprawy.
Bez telefonu i bez maila.
To zdania z pierwszych rozmów - dosłownie. Od tego, które z nich jest Wasze, zależy zakres pierwszego etapu.
„Obsługa odpowiada codziennie na te same pytania"
Status zamówienia, faktura z marca, kiedy przyjedzie serwis. Każde pytanie zajmuje kilka minut i przerywa inną pracę.
Odpowiedzi na koncie klienta - obsługa zajmuje się sprawami trudnymi.
„Klient nie wie, na jakim etapie jest jego sprawa"
Zgłosił reklamację i cisza. Po tygodniu dzwoni zdenerwowany, choć sprawa jest w toku.
Status sprawy i historia widoczne dla klienta w jednym wątku.
„Zgłoszenia przychodzą do prywatnych skrzynek"
Jedno idzie do handlowca, drugie do serwisu, trzecie na ogólny adres. Część nie ma właściciela.
Jedno wejście na zgłoszenia, z przydziałem i terminem odpowiedzi.
„Dokumenty wysyłamy mailem po jednym"
Faktura, protokół, certyfikat - każda prośba to szukanie w folderach i osobny mail.
Archiwum dokumentów dostępne na koncie klienta.
„Klient chce zamówić po godzinach"
Biuro zamknięte, więc zamówienie czeka do rana albo idzie do konkurencji.
Zamówienia i zlecenia z portalu całą dobę.
„Nie wiemy, o co klienci pytają najczęściej"
Wiedza siedzi w skrzynkach kilku osób, więc te same problemy wracają co miesiąc.
Statystyki typów spraw i baza wiedzy zamiast tłumaczenia po raz setny.
Powiązanie z kartoteką, oddziały, osoby i uprawnienia.
Formularze pod Wasze typy spraw, z załącznikami i numerem.
Przydział, terminy odpowiedzi, zastępstwa i eskalacje.
Historia sprawy w jednym wątku, powiadomienia mailem.
Archiwum do pobrania, z wyszukiwaniem i uprawnieniami.
Nowe i powtórzone zamówienia, statusy realizacji.
Instrukcje i odpowiedzi na najczęstsze pytania.
Czas reakcji, typy spraw, powtarzalne problemy.
Portal nie jest kolejnym systemem obok. Pokazuje to, co już macie w ERP, CRM i systemie serwisowym - tylko w wersji, którą można pokazać klientowi.
Wybierz etap, żeby zobaczyć, co system przejmuje i co dzięki temu przestaje zależeć od jednej osoby.
Tu zaczyna się porządek
dla firm z wieloma osobami po stronie klienta
Klient loguje się do konta powiązanego z jego kartoteką. Może mieć kilka osób i oddziałów, z różnymi uprawnieniami - kto zgłasza, kto widzi faktury, kto tylko podgląda.
Każdy widzi dokładnie to, co powinien - i nic więcej.
Koniec z mailami do jednej osoby
dla obsługi klienta i serwisu
Klient zgłasza sprawę przez formularz dopasowany do jej typu: reklamacja, awaria, zapytanie, zmiana danych. Od razu dołącza zdjęcia i dokumenty, a system pyta o to, co potrzebne.
Zgłoszenie wchodzi kompletne, bez trzech maili z dopytywaniem.
Tu przestaje ginąć
dla zespołów z rozproszoną obsługą
Sprawa trafia do właściwej osoby albo działu według typu i klienta. Ma termin odpowiedzi, zastępstwa na czas nieobecności i eskalację, jeśli stoi za długo.
Żadne zgłoszenie nie leży bez właściciela.
Tu spada liczba telefonów
dla firm z powtarzalnymi pytaniami
Klient widzi status swojej sprawy i całą historię korespondencji w jednym wątku. Powiadomienia mailem informują o zmianie, bez konieczności zaglądania.
Pytanie „na jakim etapie jest moja sprawa" praktycznie znika.
Najczęściej używana część
dla księgowości i obsługi klienta
Faktury, umowy, protokoły i certyfikaty leżą na koncie klienta. Nie trzeba ich wysyłać mailem po jednym ani odszukiwać na prośbę sprzed roku.
Prośba „wyślijcie fakturę z marca" nie zajmuje już nikomu czasu.
Tu portal zarabia
dla firm sprzedających powtarzalnie
Klient sam składa zamówienie albo zleca usługę - z historii, jednym kliknięciem. Widzi realizację, terminy i dokumenty wysyłkowe.
Klient obsługuje się sam, także po godzinach pracy biura.
Tu widać zwrot z wdrożenia
dla zarządu i szefa obsługi
Najczęstsze pytania trafiają do bazy wiedzy, a Wy widzicie, o co klienci pytają najczęściej, ile zajmuje odpowiedź i które sprawy wracają.
Wiadomo, co naprawić u źródła, żeby zgłoszeń było mniej.
Portal to twarz Waszej firmy. Dlatego pokazuje Wasze dane, Wasze typy spraw i Waszą markę - a nie ekran w barwach dostawcy.
Zwykle to znaczy
Efekt: klient zakłada konto, raz zagląda i wraca do dzwonienia.
U nas to znaczy
Efekt: sprawdzenie w portalu jest szybsze niż telefon do Was.
Sześć zasad, na których pracujemy - i o których rozmawiamy wprost, jeszcze przed umową.
Siadamy z obsługą klienta i przechodzimy realne zgłoszenia z ostatniego miesiąca. Dopiero potem rozmawiamy o zakresie i pieniądzach.
Umawiamy się na wynik i cenę, nie na godziny. Ryzyko przekroczenia budżetu jest po naszej stronie.
Nie wynajmujemy programistów na godziny. Bierzemy odpowiedzialność za to, że klienci realnie korzystają z portalu.
Jeśli taniej będzie uporządkować obieg zgłoszeń albo dokupić moduł do CRM - mówimy to wprost.
Na nietypowe typy spraw odpowiadamy wariantami z kosztem i konsekwencjami.
Dokumentacja, dostępy, dane i licencja bezterminowa.
Nasza metodyka
Portal widzą Wasi klienci, więc pierwsze wrażenie liczy się podwójnie. Dlatego startujemy od jednej sprawy - najczęściej statusu zgłoszeń albo dostępu do dokumentów - i od grupy klientów, którzy kontaktują się najczęściej.
Pilotaż na jednej sprawie
Zaczynamy od pytania, które wraca najczęściej - efekt widać w pierwszym miesiącu.
Ambasadorzy wśród klientów
Kilku klientów dostaje portal pierwszych i mówi wprost, co jest niejasne.
Praca równoległa
Telefon i mail działają dalej, żeby nikt nie został bez kontaktu.
Przekierowanie rutyny
Na powtarzalne pytania odpowiadamy linkiem do portalu, aż stanie się pierwszym odruchem.
Ostatni etap wdrożenia rozliczamy dopiero wtedy, gdy klienci realnie korzystają z portalu - a nie w dniu, w którym przekazujemy dostępy.
Wizję lokalną prowadzi osobiście Grzegorz. Chodzi w niej o to, żeby obie strony naprawdę zrozumiały sytuację: Wy - co da się zrobić i za co płacicie, my - o co pytają Wasi klienci i skąd dziś bierzecie odpowiedzi. Siadamy z obsługą klienta i słuchamy realnych rozmów.
Umów wizję lokalnąCele zarządu i organizacji
Co ma się zmienić: mniej telefonów o to samo, krótszy czas reakcji, obsługa większej liczby klientów bez nowych ludzi.
Systemy i źródła odpowiedzi
ERP, CRM, system serwisowy, dysk. Sprawdzamy, skąd da się pokazać dane klientowi, a co trzeba najpierw uporządkować.
Zespół i realne zgłoszenia
Siadamy z obsługą klienta, słuchamy rozmów i przeglądamy zgłoszenia z ostatniego miesiąca.
Wnioski i plan działania
Dostajecie krótki dokument: mapę obsługi „jak jest" i „jak może być", plan w etapach oraz rekomendację - w tym uczciwą odpowiedź, czy zaczynać od portalu.
Przed startem
Wizja lokalna
Przechodzimy realne zgłoszenia i rozmowy z klientami. Pół dnia, na miejscu.
Etap 1
Jedna sprawa
Konta klientów i pierwszy typ zgłoszenia ze statusem widocznym dla klienta.
Etap 2
Dokumenty i integracje
Faktury i dokumenty z ERP, dane klientów, statusy zamówień.
Etap 3
Zamówienia i baza wiedzy
Zlecenia z portalu, instrukcje i odpowiedzi na najczęstsze pytania.
Etap 4
Rozwój
Pakiet godzin na zmiany: nowe typy spraw, raporty, kolejne integracje.
Status sprawy i faktury na koncie klienta zdejmują z obsługi całą rutynę.
Formularz pyta o to, co potrzebne, razem ze zdjęciami i dokumentami.
Każda sprawa ma właściciela, termin i historię widoczną dla obu stron.
Klient zgłasza i zamawia po godzinach, a Wy odpowiadacie w swoim rytmie.
Farmacja i e-commerce
Apteka Rosa pracowała na gotowym programie o zamkniętej architekturze, która blokowała integracje. Zbudowaliśmy dedykowany ERP, z którego dane trafiają tam, gdzie są potrzebne - także do klienta.
„Dobrze zrealizowane projekty pomogły naszej firmie osiągnąć wzrost sprzedaży o 180% rok do roku."
„Skutecznie przejęli pracę od innego Software House i kontynuowali proces rozwoju."
„Doceniamy także ich doradztwo na każdym etapie projektu - nie tylko jako wykonawców, ale także jako partnerów, którzy pomagali nam podejmować kluczowe decyzje technologiczne."
Odcinki podcastu IT i Biznes, które najczęściej podsyłamy firmom porządkującym obsługę klienta.
Odpowiedzi znacie już teraz - rozwiń pytanie. Na rozmowie odniesiemy je do Waszej obsługi klienta.
Będą, jeśli znajdą tam odpowiedź szybciej niż przez telefon. Dlatego pierwszy etap robimy na sprawie, o którą pytają najczęściej - zwykle status zgłoszenia albo dostęp do dokumentów - i pokazujemy portal klientom, którzy kontaktują się najczęściej. Logowanie musi być proste, bez wymyślnej rejestracji.
Portal nie zabiera kontaktu, tylko zdejmuje z niego rutynę. Obsługa przestaje odpowiadać na „gdzie jest moje zamówienie", a ma czas na sprawy, które faktycznie wymagają rozmowy. Klient nadal może zadzwonić - tylko rzadziej musi.
Wasz zespół, ale w uporządkowanym obiegu: zgłoszenie trafia do właściwej osoby albo działu według typu sprawy, ma termin odpowiedzi i historię. Nic nie ginie w prywatnej skrzynce.
Tak. Portal projektujemy w Waszej identyfikacji, z Waszym adresem i nazewnictwem spraw, jakie znają Wasi klienci. To ma być przedłużenie Waszej marki, nie ekran w barwach dostawcy.
Z systemów, które już macie: ERP, CRM, program serwisowy, obieg dokumentów. Portal nie tworzy drugiej prawdy - pokazuje to, co jest w źródle, w wersji przeznaczonej dla klienta.
Jednorazowe wdrożenie z licencją bezterminową, miesięczne utrzymanie i ewentualny pakiet godzin na rozwój. Bez opłat za konto klienta, więc rosnąca liczba użytkowników nie podnosi kosztu.
Dostajecie dokumentację, dostępy i dane w komplecie, a licencja jest bezterminowa - portal nie przestaje działać.
Nie musisz mieć gotowych odpowiedzi. Po to jest ta rozmowa.
Zostaw numer i mail - odezwiemy się w ciągu 24 godzin w dni robocze i spokojnie przejdziemy przez Waszą sytuację.
Jednorazowa opłata wdrożeniowa - z licencją bezterminową w cenie - a potem utrzymanie i rozwój. Bez opłat za konto klienta i bez umów, z których nie można wyjść.
jednorazowo
Konta klientów, typy spraw i formularze, obieg z terminami, archiwum dokumentów, integracje z ERP i CRM, wygląd w Waszej identyfikacji oraz szkolenia.
miesięcznie
Hosting, kopie zapasowe, aktualizacje, monitoring i wsparcie dla obsługi klienta.
opcjonalnie
Pakiet godzin miesięcznie na nowe typy spraw, raporty i kolejne integracje.
Wdrożenie można sfinansować leasingiem, dotacją albo niskooprocentowaną pożyczką
Razem z Partnerami pomagamy dobrać ścieżkę i przygotować dokumentację techniczną do wniosku. Płatność dzielimy na kamienie milowe.
Konkretne odpowiedzi na pytania, które dostajemy najczęściej - bez ogólników.
W gotowych portalach konfiguracja oznacza wybór z listy typów zgłoszeń, kilku pól i jednej ścieżki obsługi - a firma musi wygiąć swoje sprawy pod narzędzie. U nas dostosowanie oznacza odwzorowanie Waszej obsługi: własne typy spraw i formularze, obieg z terminami i zastępstwami, uprawnienia po stronie klienta, integracje ze źródłami danych i portal w Waszej identyfikacji. Mamy własny kod i zespół, więc nietypowa sprawa nie kończy się odpowiedzią „tego się nie da".
Gotowy trzon: konta klientów, zgłoszenia, obieg z terminami, statusy, archiwum dokumentów i powiadomienia działają od pierwszego dnia. Pod Waszą firmę dostosowujemy typy spraw, formularze, integracje i wygląd. Dzięki temu nie płacicie za zaprojektowanie portalu od podstaw.
Jednorazowa opłata wdrożeniowa z licencją bezterminową w cenie, a potem miesięczne utrzymanie i opcjonalny pakiet godzin na rozwój. Nie płacicie za konto klienta. Kwotę podajemy po wizji lokalnej, bo zależy głównie od liczby typów spraw, integracji i stanu danych o klientach.
Platforma B2B służy do kupowania: katalog, ceny indywidualne, koszyk, limity kupieckie. Portal klienta służy do obsługi po sprzedaży: zgłoszenia i sprawy, dokumenty, statusy realizacji, komunikacja. Często idą razem - jedno logowanie, dwie funkcje - i tak też je budujemy, jeśli ma to u Was sens.
Logowanie da się oprzeć na mailu z linkiem, koncie Google albo Microsoft, a w firmach - na logowaniu firmowym klienta. Wybieramy najprostszy wariant, jaki jest akceptowalny dla Waszych klientów, bo trudne logowanie zabija portal na starcie.
Zależy od liczby typów spraw, integracji i jakości danych o klientach, dlatego termin podajemy po wizji lokalnej - razem z podziałem na etapy. Zawsze zaczynamy od jednej sprawy, żeby efekt był widoczny w pierwszych tygodniach.
Tak. Z ERP pobieramy dane klientów, dokumenty i statusy zamówień, z CRM historię kontaktu, z systemem serwisowym zgłoszenia. Dochodzą do tego poczta, obieg dokumentów, płatności i BI. Jeśli Waszego systemu nie ma na liście, podłączamy go przez API.
Portal jest dostępny z internetu, więc traktujemy to poważnie: rozdzielone uprawnienia, historia dostępu, szyfrowanie, kopie zapasowe i ograniczenie danych do tych, które klient naprawdę powinien widzieć. Serwery w Unii Europejskiej albo Wasza własna infrastruktura.
Tak. Opłatę wdrożeniową da się finansować leasingiem, dotacją na cyfryzację albo niskooprocentowaną pożyczką. Razem z Partnerami pomagamy dobrać ścieżkę i przygotować dokumentację techniczną do wniosku.
Numer telefonu i mail - tyle wystarczy. Zadzwonimy, spokojnie zbadamy Waszą sytuację i dopiero na tej podstawie powiemy, jakie rozwiązanie ma u Was sens.
Telefon do 24 godzin
Dzwonimy w dni robocze. Jeśli wolisz mailem albo w konkretnych godzinach - napisz to w wiadomości.
Krótkie rozpoznanie
Pytamy, ile zgłoszeń wpływa miesięcznie, o co pytają klienci i w czym pracujecie. Kilka minut.
Zrozumienie Waszej sytuacji
Wizja lokalna: siadamy z obsługą klienta i przechodzimy realne zgłoszenia.
Dobranie odpowiednich rozwiązań
Mówimy, od której sprawy zacząć, czego nie ruszać i w jakim rzędzie kosztów się to mieści.
Grzegorz Tabor
Odpowiada za technologię w Innovation Software. Odpisuje osobiście.
Dziękujemy, mamy Wasze zgłoszenie
Odezwiemy się w ciągu 24 godzin w dni robocze.
