Chcę coś zbudować
Dedykowane oprogramowanieSystem budowany pod Wasz biznes i cele - od analizy po wdrożenie i rozwój.Mam pomysł na aplikacjęOd pomysłu do działającej wersji: walidacja, MVP, pierwsi użytkownicy.Innovation ERP+AIERP, który dopasowuje się do firmy. Nie odwrotnie.Mam problem z IT
Modernizacja lub wymiana systemuStary system hamuje firmę? Modernizujemy albo wymieniamy - z policzonym kosztem obu wariantów.Utrzymanie i rozwój systemuStabilna opieka nad tym, co już działa, i planowy rozwój.Audyt ITAudyt działu IT oraz istniejącej aplikacji - kod, infrastruktura, zespół i koszty.Pracujemy w 20+ branżach
Nie branża decyduje o powodzeniu wdrożenia, tylko sposób pracyProdukcja i budowa
BudownictwoProdukcja przemysłowaStolarka i elewacjeInstalacje i HVACAutomatykaKosmetyka i chemiaUsługi, zdrowie i instytucje
Wyroby medyczneUsługi B2BFinanse i księgowośćUsługi prawneWydawnictwaNauka i instytucjeJak pracujemy - ten sam proces w każdej branży
Poznaj nasz procesNajnowsze case study
Centralny system dla Apteki Rosa - jedno narzędzie zamiast czterechWszystkie case studies Workflow zamienia ustne ustalenia i maile w powtarzalny obieg: wniosek, akceptacja, termin, zastępstwo, powiadomienie. Wnioski o zakup, urlopy, reklamacje, onboarding, zmiany cen - każdy proces ma właściciela, etap i historię.
Najczęściej słyszymy:Akceptacje krążą w mailach
Każdy widzi swoją kolejkę.
Nic nie stoi bez właściciela.
To zdania z pierwszych rozmów - dosłownie. Od tego, które z nich jest Wasze, zależy zakres pierwszego etapu.
„Akceptacje krążą w mailach"
Wniosek o zakup idzie mailem do trzech osób, każda odpowiada osobno, a ostateczna decyzja jest gdzieś w wątku.
Ścieżka akceptacji z progami kwotowymi i jedną historią.
„Nikt nie wie, u kogo sprawa teraz stoi"
Trzeba obdzwonić kilka osób, żeby ustalić, czy reklamacja poszła dalej.
Etap, właściciel i termin widoczne w jednym miejscu.
„Wszystko stoi, kiedy jedna osoba jest na urlopie"
Brak zastępstwa oznacza, że sprawy czekają dwa tygodnie albo idą „na skróty".
Zastępstwa i eskalacje wpisane w każdy proces.
„Każdy robi to samo trochę inaczej"
Trzy osoby przyjmują reklamację w trzech różnych formach, więc dane nie dają się porównać.
Jeden formularz i jedna ścieżka dla wszystkich.
„Po akceptacji ktoś przeklejać musi dane do ERP"
Decyzja zapada w mailu, a wpis do systemu robi się ręcznie - z opóźnieniem i błędami.
Automatyczny zapis wyniku do ERP i CRM po zatwierdzeniu.
„Nie wiemy, gdzie tracimy czas"
Wszyscy czują, że proces jest za długi, ale nikt nie potrafi wskazać etapu.
Czasy etapów i wąskie gardła na pulpicie.
Etapy, warunki, rozgałęzienia i wersje ścieżek.
Pola pod Wasze typy spraw, z danymi ze źródła.
Progi kwotowe, wiele poziomów, akceptacja z telefonu.
SLA na etap, przypomnienia, zastępstwa na urlop.
Co czeka na mnie, co po terminie, co przekazane.
Zapisy do ERP i CRM, wyliczenia, generowanie pism.
Zmiana progów i etapów bez programowania.
Czasy etapów, wąskie gardła, ślad decyzji.
Workflow nie zastępuje ERP ani CRM. Spina je: dane pobiera ze źródła, a po akceptacji zapisuje wynik tam, gdzie ma być - w zamówieniu, kartotece albo dokumencie.
Wybierz etap, żeby zobaczyć, co system przejmuje i co dzięki temu przestaje zależeć od jednej osoby.
Tu zaczyna się porządek
dla firm z ustaleniami w mailach
Sprawa startuje z formularza dopasowanego do jej typu. System sam podstawia to, co już wie: dane kontrahenta z CRM, indeks z ERP, budżet działu. Wnioskujący nie zgaduje, co dopisać.
Wniosek wchodzi kompletny, bez dwóch tur dopytywania.
Serce workflow
dla firm z wielopoziomową decyzją
System sam wie, kto ma zatwierdzić: przełożony do określonej kwoty, dyrektor wyżej, zarząd przy inwestycjach. Ścieżka zależy od kwoty, działu, typu sprawy i kontrahenta.
Nikt nie pyta, „kto to musi jeszcze podpisać".
Tu przestaje stać
dla firm, w których sprawy giną
Każde zadanie ma termin. Po jego upływie idzie przypomnienie, potem eskalacja do przełożonego, a na czas nieobecności działa zastępstwo.
Urlop jednej osoby nie zatrzymuje całego obiegu.
Tu znika praca ręczna
dla firm z powtarzalnymi krokami
Proces nie tylko przekazuje zadania - wykonuje kroki sam: wylicza wartości, sprawdza limity, zakłada rekord w ERP, wysyła pismo, tworzy zadanie w innym systemie.
Po akceptacji nie trzeba nic przeklejać między systemami.
Codzienny widok pracownika
dla zespołów rozproszonych
Każdy ma swoją kolejkę zadań: co czeka, co jest po terminie, co przekazał dalej. Cała rozmowa i załączniki są przy sprawie, nie w prywatnej skrzynce.
Nowa osoba wchodzi w proces bez tygodnia tłumaczenia.
Warunek długiego życia systemu
dla firm, które się zmieniają
Proces zmienia się razem z firmą: nowy próg akceptacji, dodatkowy etap, inny dział. Zmiany wprowadza się w edytorze, z wersjonowaniem - sprawy w toku nie gubią się.
Nowy próg akceptacji wchodzi w życie tego samego dnia.
Tu widać zwrot z wdrożenia
dla zarządu i właścicieli procesów
Pulpity pokazują, ile trwa proces, na którym etapie stoi najdłużej i kto ma najwięcej zaległości. Historia decyzji jest gotowa na potrzeby audytu.
Wąskie gardło widać na liczbach, nie w odczuciach.
Procesy to najbardziej „firmowa" rzecz w całym IT. Dlatego ścieżki akceptacji odwzorowujemy pod Waszą organizację, a nie pod schemat z pudełka.
Zwykle to znaczy
Efekt: proces w systemie jest, a ludzie i tak dogadują się mailem.
U nas to znaczy
Efekt: przejście przez system jest szybsze niż napisanie maila.
Sześć zasad, na których pracujemy - i o których rozmawiamy wprost, jeszcze przed umową.
Rysujemy proces na tablicy z ludźmi, którzy go wykonują, na realnych sprawach z ostatniego miesiąca. Dopiero potem rozmawiamy o zakresie i pieniądzach.
Umawiamy się na wynik i cenę, nie na godziny. Ryzyko przekroczenia budżetu jest po naszej stronie.
Nie wynajmujemy programistów na godziny. Bierzemy odpowiedzialność za to, że proces realnie idzie przez system.
Jeśli wystarczy uporządkować zasady albo użyć tego, co już macie - mówimy to wprost, zamiast sprzedawać wdrożenie.
Na nietypowy krok procesu odpowiadamy wariantami z kosztem i konsekwencjami.
Dokumentacja, dostępy, dane, opisy procesów i licencja bezterminowa.
Nasza metodyka
Automatyzacja wszystkiego naraz kończy się tym, że nikt nie korzysta z niczego. Dlatego startujemy od jednego procesu, który boli najbardziej i ma jasny właściciela - a dopiero po nim bierzemy kolejny.
Jeden proces na start
Ten, który boli codziennie i ma jasnego właściciela - efekt widać bez raportu.
Ambasadorzy w zespole
Kilka osób przechodzi proces pierwsze i mówi wprost, co jest wolniejsze niż mail.
Praca równoległa
Stara droga działa przez ustalony czas, żeby nikt nie został z zablokowaną sprawą.
Kolejny proces
Następny bierzemy dopiero wtedy, gdy poprzedni idzie sam. Potem jest już szybciej.
Ostatni etap wdrożenia rozliczamy dopiero wtedy, gdy proces realnie idzie przez system - a nie w dniu, w którym przekazujemy dostępy.
Wizję lokalną prowadzi osobiście Grzegorz. Chodzi w niej o to, żeby obie strony naprawdę zrozumiały sytuację: Wy - co da się zrobić i za co płacicie, my - jak Wasze sprawy realnie chodzą po firmie. Rysujemy proces na tablicy razem z ludźmi, którzy go wykonują.
Umów wizję lokalnąCele zarządu i organizacji
Co ma się zmienić: krótszy czas decyzji, koniec ze sprawami stojącymi bez właściciela, ślad decyzji na potrzeby audytu.
Procesy, systemy i dane
ERP, CRM, poczta, arkusze. Sprawdzamy, skąd brać dane do wniosku i gdzie zapisać wynik akceptacji.
Zespół i realne sprawy
Rysujemy proces na tablicy z osobami, które go wykonują. Bierzemy sprawy z ostatniego miesiąca, nie teorię.
Wnioski i plan działania
Dostajecie krótki dokument: mapę procesu „jak jest" i „jak może być", plan w etapach oraz rekomendację - w tym uczciwą odpowiedź, czy warto to automatyzować.
Przed startem
Wizja lokalna
Rysujemy proces na realnych sprawach. Pół dnia, na miejscu.
Etap 1
Pierwszy proces
Formularz, ścieżka akceptacji, terminy i zastępstwa.
Etap 2
Integracje
Dane z ERP i CRM na wejściu, zapis wyniku na wyjściu.
Etap 3
Kolejne procesy
Następne obiegi na działającym silniku - już szybciej.
Etap 4
Rozwój
Pakiet godzin na zmiany: nowe reguły, raporty, kolejne integracje.
Etap, właściciel i termin widoczne przy każdej sprawie.
Zastępstwo i eskalacja po terminie działają same.
Po akceptacji wynik zapisuje się tam, gdzie ma być.
Widać, który etap zabiera najwięcej dni.
Farmacja i e-commerce
Apteka Rosa pracowała na programie branżowym o zamkniętej architekturze - każda zmiana obiegu wymagała zgody dostawcy. Zbudowaliśmy dedykowane rozwiązanie z otwartą architekturą, w którym procesy zmieniają się razem z firmą.
„Doceniamy także ich doradztwo na każdym etapie projektu - nie tylko jako wykonawców, ale także jako partnerów, którzy pomagali nam podejmować kluczowe decyzje technologiczne."
„Już na samym początku firma Innovation Software wykazała się profesjonalizmem, przeprowadzając szczegółową wizję lokalną, która pozwoliła na dogłębne zrozumienie naszych potrzeb oraz specyfiki działalności."
„Dobrze zrealizowane projekty pomogły naszej firmie osiągnąć wzrost sprzedaży o 180% rok do roku."
Odcinki podcastu IT i Biznes, które najczęściej podsyłamy firmom porządkującym procesy.
Odpowiedzi znacie już teraz - rozwiń pytanie. Na rozmowie odniesiemy je do Waszych procesów.
Od tego, który boli codziennie i ma jednego właściciela - najczęściej akceptacja zakupów, wnioski urlopowe albo obieg reklamacji. Ważne, żeby pierwszy proces dał się zamknąć w kilka tygodni i żeby jego efekt było widać bez raportu. Na wizji lokalnej wybieramy go razem z Wami.
Nie na papierze - to najczęstsza pułapka. Wystarczy, żeby ktoś potrafił powiedzieć, jak sprawa idzie dziś i gdzie się zatrzymuje. Reszta wychodzi przy rysowaniu procesu na tablicy. Automatyzowanie chaosu ma sens tylko wtedy, gdy przy okazji chaos się prostuje - i o tym rozmawiamy wprost.
Będą, jeśli w systemie jest szybciej niż mailem. Dlatego zadania trafiają do kolejki, wnioski mają wypełnione dane ze źródła, a akceptacja to jedno kliknięcie - także z telefonu. Jeśli proces w systemie jest trudniejszy niż napisanie maila, wdrożenie przegra.
Zastępstwa i eskalacje są częścią każdego procesu, nie dodatkiem. Po upływie terminu zadanie idzie do zastępcy albo wyżej, z powiadomieniem. To zwykle najszybciej odczuwalna zmiana - sprawy przestają stać tygodniami.
Nie. Workflow spina to, co macie: dane pobiera z ERP i CRM, a po akceptacji zapisuje wynik z powrotem - w zamówieniu, kartotece, dokumencie. Nie tworzymy drugiej prawdy o firmie.
Jednorazowe wdrożenie z licencją bezterminową, miesięczne utrzymanie i ewentualny pakiet godzin na kolejne procesy. Bez opłat za użytkownika i bez limitu procesów, więc kolejne obiegi nie podnoszą kosztu licencji.
Dostajecie dokumentację, dostępy, dane i opisy procesów, a licencja jest bezterminowa. Nowe obiegi da się dodawać bez naszego udziału - a jeśli wolicie, żebyśmy je robili, jest na to pakiet godzin.
Nie musisz mieć gotowych odpowiedzi. Po to jest ta rozmowa.
Zostaw numer i mail - odezwiemy się w ciągu 24 godzin w dni robocze i spokojnie przejdziemy przez Waszą sytuację.
Jednorazowa opłata wdrożeniowa - z licencją bezterminową w cenie - a potem utrzymanie i rozwój. Bez opłat za użytkownika i bez limitu procesów.
jednorazowo
Zaprojektowanie procesów, formularze, ścieżki akceptacji, terminy i zastępstwa, integracje z ERP i CRM oraz szkolenia.
miesięcznie
Hosting, kopie zapasowe, aktualizacje, monitoring integracji i wsparcie dla właścicieli procesów.
opcjonalnie
Pakiet godzin miesięcznie na kolejne procesy, reguły i integracje.
Wdrożenie można sfinansować leasingiem, dotacją albo niskooprocentowaną pożyczką
Razem z Partnerami pomagamy dobrać ścieżkę i przygotować dokumentację techniczną do wniosku. Płatność dzielimy na kamienie milowe.
Konkretne odpowiedzi na pytania, które dostajemy najczęściej - bez ogólników.
W gotowych platformach konfiguracja oznacza ułożenie procesu z dostępnych klocków - a gdy któregoś brakuje, zostaje obejście albo arkusz obok. U nas dostosowanie oznacza odwzorowanie Waszych zasad: progi akceptacji, wyliczenia, warunki, integracje zapisujące wynik do ERP, powiadomienia i wydruki. Mamy własny kod i zespół, więc nietypowy krok procesu nie kończy się odpowiedzią „tego się nie da".
Gotowy trzon: silnik procesów, formularze, ścieżki akceptacji, terminy, zastępstwa, powiadomienia, kolejki zadań i raporty działają od pierwszego dnia. Pod Waszą firmę projektujemy konkretne procesy i integracje. Dzięki temu nie płacicie za zbudowanie platformy od podstaw.
Jednorazowa opłata wdrożeniowa z licencją bezterminową w cenie, a potem miesięczne utrzymanie i opcjonalny pakiet godzin na kolejne procesy. Nie płacicie za użytkownika ani za liczbę procesów. Kwotę podajemy po wizji lokalnej, bo zależy głównie od liczby procesów w pierwszym etapie i od integracji.
DMS jest o dokumentach: skan, opis, akceptacja faktury, archiwum z terminem przechowywania. Workflow jest o sprawach, które nie muszą mieć dokumentu: wniosek o zakup, onboarding pracownika, zmiana ceny, zgłoszenie reklamacji. Bardzo często idą razem - dokument jest jednym z etapów procesu - i tak też je budujemy.
Do prostych ustaleń - często tak i mówimy to wprost. Workflow ma sens, gdy proces ma progi decyzji, terminy, zastępstwa i musi zostawić ślad: kto zatwierdził i na jakiej podstawie. Jeśli wystarczy lista zadań, nie namawiamy na wdrożenie.
Pierwszy proces zwykle daje się uruchomić szybko, ale konkretny termin podajemy po wizji lokalnej - zależy od liczby etapów, integracji i tego, ile decyzji trzeba najpierw ustalić po Waszej stronie. Kolejne procesy idą szybciej, bo silnik i integracje już działają.
Tak. Z ERP i CRM pobieramy dane i zapisujemy wyniki akceptacji, z pocztą i komunikatorem wysyłamy powiadomienia, a podpis elektroniczny i obieg dokumentów podłączamy tam, gdzie proces tego wymaga. Jeśli Waszego systemu nie ma na liście, podłączamy go przez API.
Tak i do tego namawiamy. Progi kwotowe, dodatkowy etap czy zmiana osoby akceptującej to zmiany w edytorze, bez programowania. Przy większych zmianach - nowe integracje, wyliczenia - zostaje pakiet godzin.
Tak. Opłatę wdrożeniową da się finansować leasingiem, dotacją na cyfryzację albo niskooprocentowaną pożyczką. Razem z Partnerami pomagamy dobrać ścieżkę i przygotować dokumentację techniczną do wniosku.
Numer telefonu i mail - tyle wystarczy. Zadzwonimy, spokojnie zbadamy Waszą sytuację i dopiero na tej podstawie powiemy, jakie rozwiązanie ma u Was sens.
Telefon do 24 godzin
Dzwonimy w dni robocze. Jeśli wolisz mailem albo w konkretnych godzinach - napisz to w wiadomości.
Krótkie rozpoznanie
Pytamy, który proces boli najbardziej, ile osób w nim uczestniczy i w czym pracujecie.
Zrozumienie Waszej sytuacji
Wizja lokalna: rysujemy proces na tablicy razem z ludźmi, którzy go wykonują.
Dobranie odpowiednich rozwiązań
Mówimy, od którego procesu zacząć, czego nie automatyzować i w jakim rzędzie kosztów się to mieści.
Grzegorz Tabor
Odpowiada za technologię w Innovation Software. Odpisuje osobiście.
Dziękujemy, mamy Wasze zgłoszenie
Odezwiemy się w ciągu 24 godzin w dni robocze.
