Obieg dokumentów w firmie - praktyczny przewodnik wdrożenia

DMS to projekt organizacyjny, nie „tylko IT”

Dlatego systemy do obiegu dokumentów to nie projekt IT, tylko projekt organizacyjny z komponentem IT. Dzisiejszy odcinek podzielimy sobie na etapy. Od tego jak w ogóle zacząć, przez to jak zaplanować integrację, aż po to jak uniknąć najczęstszych błędów przy wdrożeniu. Pokażę Ci jak podejść do tematu DMS-a tak, żeby system naprawdę wspierał Twój biznes. Zostań ze mną do końca.

Zacznij od celu biznesowego, nie od funkcjonalności

Co chcemy dzięki temu systemowi osiągnąć? Bo, to powtarzam tak naprawdę przy każdym projekcie, zawsze zaczynajmy od celu biznesowego. Nie od funkcjonalności, nie od integracji, nie od tego, jaki system trzeba wybrać. Bo tak naprawdę nieważne, czy wdrażamy DMS-a, CLM-a, ERP-a, czy jakikolwiek inny skrótowy system. Na koniec dnia to ma się realnie przełożyć na osiągnięcie celu biznesowego. Czyli jeśli chcemy szybciej zaakceptować faktury, to prawdopodobnie zależy nam na tym, żeby pieniądze szybciej wracały do obrotu i żeby firma miała lepszą płynność. I to jest tak naprawdę naszym celem. Jeśli chcemy uporządkować umowy, to być może zależy nam na tym, aby zarząd wiedział, co jest podpisane, co wygasa i jakie zobowiązania są po stronie firmy, żeby firmę od perspektywy formalnej zabezpieczyć.

Mapowanie procesów i dokumentów – dopiero jako krok drugi

I dopiero wtedy, kiedy wiemy, co chcemy osiągnąć biznesowo, czyli co będzie tym realnym, takim biznesowym miernikiem sukcesu, możemy przejść do kroku drugiego, czyli rozrysowania mapy procesów. Czyli tego, jak procesy działają w firmie i jakie dokumenty pojawiają się wśród tych procesów i wśród ludzi, którzy wśród tych procesów też działają.

Kto tworzy, zatwierdza i podejmuje decyzje? Kluczowe pytania

Kto te dokumenty tworzy, kto je zatwierdza i gdzie w całym tym łańcuchu są podejmowane decyzje. Kluczowe pytania, które zawsze warto sobie zadać, brzmią, kto generuje dany dokument, kto go zatwierdza, kiedy decyzja może być automatyczna, czyli system może ją podjąć samodzielnie, a kiedy wymaga akceptacji człowieka.

Informacja ważniejsza niż sam dokument

Jest jeszcze jeden element, który często umyka w tych rozmowach, czyli jakie dane z dokumentów faktycznie będą wykorzystywane i przede wszystkim przez kogo. Bo bardzo często okazuje się, że to nie sam dokument jest problemem, czyli to jego wprowadzenie do systemu, tylko brak dostępu do informacji wynikających z tego dokumentu.

Case: rozproszone dane = błędne wnioski i decyzje

Podam przykład. W jednej z firm, z którą współpracowaliśmy, prezes codziennie przeglądał maile z fakturami i raportami kosztów, żeby ręcznie policzyć rentowność projektu. Czyli dostawał faktury zakupowe i dopiero wtedy weryfikował rentowność projektu. Czyli wszystkie dane istniały, natomiast one były rozproszone po skrzynkach mailowych, po różnych załącznikach, po różnych Excelach. Były też niejednokrotnie po prostu przesyłane słownie, można powiedzieć, między działami. A rozproszone dane to furtka do błędnych wniosków i w efekcie też do błędnych decyzji. Dla prezesa kluczowa tutaj była rentowność projektów, które prowadzi firma i które prowadzi zespół, ale dla działu produkcji najważniejsze było planowanie zleceń i dostępność zasobów. Natomiast dla działu finansowego terminy płatności, kontrola zobowiązań i to czy po prostu zwyczajnie mogą w cudzysłowie puścić przerwę do kontrahenta. Wszyscy patrzyli na te same dokumenty, ale każdy z innej perspektywy i w zupełnie innym celu.

Personalizowane widoki zamiast przeładowanych dashboardów

I ujęcie tego już na początku pozwala później uniknąć tworzenia skomplikowanych, przeładowanych dashboardów czy w ogóle jakichkolwiek innych rozwiązań. A zamiast tego przygotować proste działowe widoki, które pokazują dokładnie te dane, które są naprawdę potrzebne osobie z danego konkretnego działu. Pamiętajmy, że cały czas mówimy o jednym i tym samym dokumencie. To, z czym system obiegu dokumentów powinien się integrować, zależy oczywiście od tego, w jakiej branży działa firma. Są oczywiście pewne elementy, które pojawiają się praktycznie zawsze i o których powinniśmy integrując jakiegoś, czy wdrażając jakiegoś DMS-a, czyli system do obiegu dokumentów, przewidzieć.

Integracje DMS: ERP (księgowość) jako podstawa

Pierwszy z takich systemów to system księgowy, inaczej zwany ERP. I to jest absolutna podstawa, bo jeśli faktura, którą akceptujemy w obiegu i tak trafia do księgowości, no to po co ją ręcznie jeszcze wpisywać do ERP-a, kiedy już wcześniej została w jakiś sposób wprowadzona do DMS-a, czyli do obiegu dokumentów. Dobrze zrobiona integracja na tym etapie powoduje, że dane kontrahenta, numer faktury, kwota, czy opisy różnych pozycji na fakturze, pobiorą się automatycznie. Dzięki temu dział księgowy nie musi przepisywać niczego z dokumentów, a ryzyko błędów spada praktycznie do zera. I tu jest ważna uwaga, bo często jeśli firma ma księgowość w konkretnym ERP-ie, naturalnym wyborem wydaje się DMS od tego samego producenta, ale to nie zawsze jest dobre rozwiązanie. Warto sprawdzić tutaj, czy ten moduł faktycznie spełnia swoje zadanie, bo w wielu przypadkach DMS budowany w ERP-a to będzie po prostu dodatek wystarczający do obsługi faktur, ale zbyt ograniczony, jeśli chcemy objąć nim całą organizację. Czyli w skrócie to będzie moduł, który do twojego ERP-a doda możliwość wprowadzenia dokumentów w trochę inny sposób i możliwość akceptacji tych dokumentów w trochę inny sposób, ale to wcale nie oznacza, że to wprowadzi obieg dokumentów w twojej organizacji już cyfrowy. Na to szczególną uwagę chciałbym zwrócić. I nie brałbym zapewnik, że jeżeli mamy ERP-a z danej firmy, to naturalnie DMS też od niej powinien być, podsumowując ten wątek.

Integracja z CRM: pełna historia dokumentów przy kliencie

Drugi obszar to systemy klasy CRM, czyli systemy, z których zwykle wykorzystają handlowcy, bo dokumenty handlowe, wszelkiego rodzaju oferty, umowy, aneksy, informacje o klientach, powstają właśnie tam. I tutaj integracja z DMS-em pozwala, żeby cała historia dokumentów była dostępna z poziomu karty klienta. Handlowiec nie musi wówczas szukać maila, czy mailowo szukać jakichś załączników, które otrzymał od klienta, na podstawie których powstawała oferta, bo widzi wszystko w jednym miejscu. I od pierwszej oferty, aż po podpisaną umowę. Na co zwrócić szczególną uwagę w tym punkcie? Przy projektowaniu obiegu dokumentów trzeba uwzględnić naturalny sposób pracy handlowców. Bo jeśli ktoś większość czasu spędza w trasie, to nie będzie logował się do komputera tylko po to, żeby wrzucić dokument do systemu, a bardzo często systemy klasy DMS tak właśnie działają. Dla tej osoby dużo prostsze i bardziej naturalne będzie zrobienie zdjęcia dokumentu w jakiejś aplikacji mobilnej i w ten sposób automatyczne wprowadzenie go do obiegu w momencie, kiedy ma ten dokument w ręku tu i teraz. Właśnie tego typu drobiazgi, dostosowanie systemu do tego jak pracuje, jak działa użytkownik mają ogromne znaczenia, bo im prostszy dostęp, tym większa szansa, że ludzie faktycznie będą z tego systemu korzystać.

HR w obiegu: wnioski, delegacje, koszty – bez przepisywania

Kolejny obszar, no to obszar HR-owy, czyli wszelkiego rodzaju wnioski urlopowe, delegacje, rozliczenia kosztów, czyli wszystkie te rzeczy, które też mają swój jakiś obieg, swój jakiś workflow. Jeśli dział HR działa w osobnym systemie, a DMS w innym, to znów będziemy wracali do przepisywania danych i wysyłania maili między tymi różnymi działami, a w dobrze zrobionym środowisku DMS potrafi tak naprawdę sam rozpoznać, że dany wniosek dotyczy konkretnego pracownika i przekazać go do właściwego, przełożonego, bez udziału człowieka, robiąc to właśnie korzystając z systemu.

Poczta i e-podpis: koniec z drukowaniem i skanowaniem

Czwarty obszar, który jest dziś właściwy, obowiązkowy, to integracje z pocztą i z podpisami elektronicznymi, czyli dokument, który na etapie przechodzenia swojej ścieżki wymaga w którymś miejscu podpisu, nie musi być już drukowany, skanowany, odsyłany mailem, wtedy ta cyfryzacja trochę traci sens, więc wystarczy, że system będzie połączony czy to z Authentic, czy z DocuSignem, czy na przykład z podpisem kwalifikowanym, czyli formami podpisu cyfrowego, a użytkownik może zaakceptować dokument bez wychodzenia, czy to z maila, czy z tego konkretnego systemu. I tutaj widzisz, powiedzmy, ten dokument, podpisujesz i temat zamknięty, z dowolnego miejsca, o dowolnej porze. Z pewnością to nie wszystko, bo tak jak wspomniałem na początku, bardzo dużo zależy od branży i od tego jak konkretnie działa twoja firma, od tego jak funkcjonuje na co dzień, dlatego taki kompleksowy plan integracji, czy plan automatyzacji, czy taki w ogóle plan wdrożenia tego systemu, kogo on będzie wspierał, w jaki sposób, jest możliwy realnie dopiero po wizji lokalnej, kiedy faktycznie przyjrzymy się jak działają procesy w twojej firmie. Ale o czym jeszcze warto wspomnieć w tym punkcie, to coraz szersze wykorzystanie AI-a i OCR-a, czyli automatycznego odczytywania danych z faktur i z dokumentów. Dla wielu firm to jest już standard, ale wciąż niewiele osób wie, że te narzędzia tak naprawdę potrafią znacznie więcej. Potrafią oprócz tego, że da się tą fakturę zeskanować i że te dane z faktury się pobierają, potrafią też kategoryzować dokumenty, potrafią podpowiadać różnego rodzaju ścieżki akceptacji, a nawet uczyć się sposobu pracy użytkowników. I tutaj, jak widzisz, współczesne systemy DMS to już nie tylko narzędzia do obiegu dokumentów. Coraz częściej wręczają nas w powtarzalnych zadaniach, podpowiadają nam kolejne kroki, a nawet same uczą się, w jaki sposób pracuje organizacja i sugerują zmiany w tych krokach.

Low-code jako droga do „DMS skrojonego pod proces”

Jeśli chodzi o samo wdrożenie. Dziś coraz częściej jako DMS-a wykorzystuje się na przykład platformy low-code’owe, takie jak Webcom. Pamiętajmy jednak, że nie chodzi tu o reklamę konkretnego narzędzia, tylko dobranie narzędzia takiego, które faktycznie pasuje do tego, jak działa Wasza organizacja. Do tego gorąco zachęcam. I co ważne, stworzenie systemu DMS dopasowanego do sposobu, jak działa Wasza firma, to dziś nie jest już tak duże wyzwanie, jak jeszcze byłoby to kilka lat temu. Wtedy byliśmy praktycznie skazani na to, co producent systemu nam zaoferował, czyli wszelkiego rodzaju gotowe moduły, ograniczone możliwości konfiguracji, długie kolejki do zmian, no i właśnie konieczność wprowadzania zmian często, gęsto nawet na poziomie workflow poprzez proszenie programisty o wdrożenie jakiejś zmiany. Teraz dzięki platformom low-code’owym możesz mieć system skrojony tak naprawdę pod siebie, pod swoje procesy, tak jak one faktycznie funkcjonują w firmie, który rośnie razem z firmą i dopasowuje się do jej procesów. Teraz postawmy sobie pytanie. Jak powinien działać dobrze wdrożony DMS? Dobry system obiegu dokumentów to taki, który po prostu działa w dużym stopniu w tle. To znaczy nie wymusza zmiany przyzwyczajeń, nie wymaga pięciu kliknień, żeby zatwierdzić fakturę. On po prostu wspiera to, co w firmie już funkcjonuje, tylko robi to szybciej, czytelniej i bez bałaganu.

Historia dokumentu i jedna aktualna wersja pliku

W praktyce oznacza to, że każdy dokument ma swoją historię. Wiesz, kto go dodał, wiesz, kto go zatwierdził, kto to zmienił i kiedy. Nie ma sytuacji, że pojawia się plik, który ma kilkanaście wersji już często w nazwie i że on krąży po jakichś różnych mailach i nikt nie wie, która wersja jest tak naprawdę aktualna.

Automatyzacja ścieżek akceptacji i progi decyzyjne

Druga rzecz, automatyzacja ścieżek akceptacji, czyli system powinien sam wiedzieć, że jeśli faktura ma wartość na przykład do dziesięciu tysięcy, to wystarczy akceptacja kierownika konkretnego działu, ale już na przykład powyżej tego progu decyzja dyrektora finansowego. Dzięki temu dokument nie wisi w cudzysłowie w powietrzu, tylko od razu trafia tam, gdzie faktycznie trzeba i gdzie coś ktoś może z nim zrobić dalej.

Powiadomienia, dashboardy i mobilność jako standard

Kolejny element to powiadomienia i dashboardy. Każda osoba pracująca w danym dziale powinna mieć jasny widok, co czeka na jej decyzję, co zostało odrzucone, a co już przeszło dalej. Bez konieczności wyjaśniania i czekania na informacje od kogoś innego. Ważna jest też, i tutaj uwaga, mobilność, bo akceptacja dokumentu nie powinna wymagać często laptopa, czy VPNa, czy jakichkolwiek innych utrudniaczy dostępu do samego systemu. W nowoczesnych systemach wystarczy telefon, czyli jedno kliknięcie i dokument jest zatwierdzony, jeżeli się oczywiście z nim zgadzamy, możemy go w ramach naszego workflow zaakceptować. I to naprawdę robi różnicę, szczególnie w firmach, gdzie decyzje podejmuje się często w terenie, albo na przykład w delegacji, albo gdzie na przykład zabiegany prezes podejmuje decyzję i potrzebuje ją zrobić szybko poprzez kliknięcie w aplikacji. I aplikacje mobilne do akceptacji faktur, czy na przykład do akceptacji przelewów, za chwilę tak naprawdę będą standardem, a z kolei tego typu rozwiązań gotowych na rynku albo jeszcze nie ma, albo jest niewiele. Jeżeli takie znacie, to napiszcie oczywiście w komentarzu.

CSV do banku: masowe płatności bez przepisywania

Przy fakturach zakupowych świetnie działa rozwiązanie, które pozwala wyeksportować plik CSV z listą faktur zakupowych do opłacania bezpośrednio do banku. Dzięki temu można masowo zatwierdzić i opłacić faktury bez przepisywania danych ręcznie. To jest niby drobiazg, ale w firmach, które mają dziennie po kilkadziesiąt przelewów, to rozwiązanie może zaoszczędzić sporo czasu i sporo nerwów, i często też sporo pieniędzy.

Elastyczne modyfikacje procesów zamiast kolejek do IT

I wreszcie kluczowy element, tzn. łatwość modyfikacji. Jeżeli każda zmiana w procesie wymaga zgłoszenia do działa IT, czy do programistów zewnętrznych, czy do kogokolwiek innego, kto za system oceny technicznej odpowiada, to po kilku miesiącach ten system tak naprawdę przestaje funkcjonować. Dobry DMS powinien pozwalać na elastyczne dostosowywanie przepływów. Tak, żeby firma mogła reagować na zmiany bez czekania tygodniami na wdrożenie poprawek.

Dlaczego wdrożenie DMS nie jest „punktowe”

W teorii wdrożenie systemu obiegu dokumentów wydaje się proste. W praktyce trzeba podejść do tego nie punktowo, ale dobrze zrozumieć zależności między poszczególnymi osobami w firmie, poszczególnymi działami i poszczególnymi danymi, które operują, które pojawiają się w całym procesie.

4 najczęstsze błędy wdrożeniowe DMS

I skoro już wiemy, jak dobrze wdroży system DMS, na co zwrócić uwagę, to nie możemy też pominąć drugiej strony medalu, czyli najczęstszych błędów wdrożeniowych, które widzę w firmach przy tego typu systemach i ich wdrożeniach. Wyróżniam tak naprawdę cztery kluczowe błędy. Pierwszy zbyt skomplikowane procesy. Zdarza się, że firma próbuje w systemie odwzorować absolutnie każdą możliwą sytuację, każdy wyjątek, każdy niuans. I kończy się często tym, że akceptacja jednej faktury trwa trzy dni, bo dokument musi przejść przez pięć działów i dwunastu użytkowników. DMS ma porządkować firmę, ale nie ją biurokratyzować. Drugi błąd. Brak jasno określonych odpowiedzialności. System nie rozwiąże problemu, kto ma decydować. Jeśli w firmie nie ma jasno określonego, kto odpowiada za dany etap procesu, żadne workflow, żaden system tego nie naprawi sam z siebie. Trzeci problem. Brak integracji z innymi systemami. Czyli jeśli DMS działa, ale dane i tak trzeba przepisywać między różnymi systemami, to cała idea automatyzacji po prostu znika, bo ludzie tracą czas dokładnie na tym, czego mieli się pozbyć. I czwarty, ostatni błąd. Brak onboardingu użytkowników końcowych. Wiele firm wdraża system, pokazuje krótką instrukcję i uznaje temat za zamknięty. A potem dziwi się, że pracownicy dalej wysyłają faktury mailem, dalej korzystają z zeszytów i dalej zapisują sobie informacje w stary sposób, bo pracują i ze swoim systemem, na przykład zeszytem, i z nowym systemem, który został wdrożony, ale niekoniecznie został wprowadzony do ich codziennego życia. I ludzie nie korzystają z nowych narzędzi dlatego, że one są nowoczesne. Oni korzystają z nich wtedy, gdy widzą, że faktycznie będą one ułatwiały im pracę.

Efekty dobrego DMS: szybkość, kontrola, oszczędność godzin

I kiedy system obiegu dokumentów jest wdrożony dobrze, to efekt widać praktycznie od zaraz. Czas akceptacji faktur skraca się nawet o połowę. Dokumenty nie giną, nie trzeba szukać plików po mailach, ani przypominać ludziom, że coś czeka na podpis. Działy finansowe pracują spokojniej, bo mają pełną kontrolę nad zobowiązaniami. Zarząd widzi, na jakim etapie są decyzje i ile środków jest faktycznie zaalokowanych w różnych procesach. Wdrożenie systemu DMS to przede wszystkim oszczędność, nawet kilkudziesięciu godzin miesięcznie w działach finansowych i administracyjnych.

Zaplanuj wizję lokalną i dobierz właściwy DMS

Jeśli chcesz, abyśmy pomogli Ci to przeanalizować i pomogli Ci dobrać właściwy system DMS, który będzie pasował faktycznie do Twojej firmy, zaplanuj z nami wizję lokalną, czyli spotkanie, na którym przyjrzymy się Twoim procesom, Twojej organizacji i wspólnie zaplanujemy, jak ten obieg dokumentów procesowo powinien wyglądać i dzięki temu pomożemy Ci dobrać też właściwy system, we właściwym elemencie tego procesu.