Ile naprawdę kosztuje system IT? (większość firm tego nie liczy)

Czym jest TCO (Total Cost of Ownership)?

Total Cost of Ownership, TCO, czyli całkowity koszt posiadania oprogramowania. Wartość, którą powinieneś lub powinnaś sprawdzić, czy przeliczyć, zanim podejmiesz decyzję o wyborze konkretnego rozwiązania technicznego, informatycznego. Jeżeli jesteś aktualnie w momencie, w którym porównujesz, szukasz różnych rozwiązań i starasz się jakoś porównać ze sobą, to TCO jest czymś, czego absolutnie nie powinieneś pominać.

Czym jest TCO? No jest to właśnie takim współczynnikiem, taką sumą różnych kosztów, które trzeba ponieść, zanim dane rozwiązanie informatyczne zostanie faktycznie uruchomione w danej organizacji. No i właśnie warto to policzyć.

Dlaczego warto liczyć TCO systemu IT?

Dlatego, że z reguły dostawcy różnych rozwiązań informatycznych w różny sposób przedstawiają swoje cenniki.

• Jedni liczą robocze godziny pracy deweloperów w przypadku rozwiązań dedykowanych,

• inni liczą na przykład koszty per licencję per użytkownika, jeszcze inni liczą licencję per moduły,

• a jeszcze inni to wszystko ze sobą łączą, mieszają i w ogóle.

I teraz, żeby te różne koncepcje ze sobą powiązać, czy porównać i powiązać ze swoim budżetem i oczekiwaniami, warto policzyć też TCO, żeby wiedzieć, ile łącznie będzie kosztowało nas dane oprogramowanie w danym czasie.

Jak liczyć TCO oprogramowania (3–5 lat)?

Jak z reguły liczy się TCO? Z reguły liczy się w taki sposób, że sumuje się koszty wdrożenia, koszty stałe, koszty różnych zmian i koszty ukryte w czasie na przykład trzech do pięciu lat.

Co do zasady, jeżeli ktoś podejmuje decyzję na przykład o cyfryzacji i o wdrożeniu jakiegoś software’u do swojej organizacji, no to raczej nie jest to decyzja na pół roku czy na rok, tylko raczej na wiele lat, więc warto przeliczyć to co najmniej w perspektywie trzech, pięciu lat do przodu, tak żeby wiedzieć, na co się piszemy, na co się decydujemy długoterminowo. No i teraz te różne koszty. Trudno jest z reguły nazwać te koszty wdrożenia, czym one dokładnie są, czy tam są też koszty specjalistów, czy one są… czy to są koszty tylko samych licencji, czym są koszty stałe, czym będą koszty zmian, czy to są zmiany oczekiwań, czy zmiany na przykład aktualizacje, jakie są koszty ukryte, no przecież nie powinno być kosztów ukrytych.

8 etapów wpływających na TCO systemu IT

Dlatego ja lubię do TCO podejść w taki sposób, aby zastanowić się jak krok po kroku będzie przebiegało wdrożenie danego oprogramowania i na bazie tego oceniać każdy z tych etapów, ile on będzie kosztował i to sumując. Teraz pokazując jak ten proces mniej więcej przebiega, te etapy, na początek skupię się na nich. Zmapowałem 8 takich etapów.

1. Pierwszym z nich jest analiza, czyli etap w ramach którego dany dostawca powinien dobrze zrozumieć, czego oczekujecie i czy jego dany system to będzie faktycznie spełniał.

2. Później koszty systemowe, czyli wszelkie licencje, budowy, zaraz o tym powiem więcej.

3. Koszty ewentualnej rozbudowy, czyli co jeżeli się okaże, że coś więcej będziecie chcieli zrobić w tym konkretnym systemie.

4. Koszty infrastruktury, czyli kolokwialnie mówiąc koszty serwera, serwerów, ile to będzie kosztowało.

5. Koszty stricte już wdrożeniowe, czyli co do zasady, kto przyjedzie, co zrobi, albo czy przyjedzie, albo czy my mamy sami wdrożyć.

6. Koszty zarządzania zmianą, czyli też m.in. to w jaki sposób ten dany software będziemy wdrożać w organizacji i jak to wpłynie na naszą organizację, to też warto, warto policzyć.

7. Koszty utrzymania tego software’u, bo to jest z reguły tak jak z samochodem, czyli kupujemy samochód świeży, ładny, czysty, pachnący, no ale potem musimy ponosić pewne koszty myjni, koszty mechanika, koszty wymiany jakichś klocków hamulcowych, tarczy, oleju i wszelkie takie kwestie serwisowe i z oprogramowaniem jest z reguły podobnie, to znaczy trzeba ponosić w jakiejś formie koszty utrzymania tego oprogramowania w przyżyciu, tak żeby ono faktycznie działało i dalej naszą organizację mogło wspierać.

8. I koszty rozwojowe, o których bardzo często się zapomina, czyli co do zasady raczej jest tak, że z reguły klienci chcą coś wdrażać, coś zmieniać w swoim systemie w perspektywie czasu, warto też próbować przynajmniej oszacować mniej więcej jakie te koszty rozwojowe będą, albo co będzie się dało, albo czego nie będzie się dało zrobić w tym systemie, bo to też będą koszty potencjalne do poniesienia, te takie właśnie powiedzmy ukryte.

Etap 1: Analiza przedwdrożeniowa (discovery)

Etap analizy, bardzo często jest tak, że organizacja powinna zbadać potrzeby klienta, to znaczy zawsze powinna zbadać potrzeby klienta, zawsze powinna też zmapować procesy, żeby wiedzieć, które elementy tego procesu ten system się włącza, jak on ma pomagać w ich realizacji. I to są rzeczy, o których często się mówi, to się nazywa fazą discovery, to się nazywa fazą analizy przedwdrożeniowej, jakkolwiek.

Natomiast tutaj słuszną i ważną rzeczą, o której powinienem wspomnieć, jest fakt, że często firmy wyceniając tego typu usługę, łączą ją ze swoim systemem. Czyli według mnie jest tak, że patrząc przez pryzmat tych etapów wdrażania, to trochę wpływa na TCO, dlatego o tym opowiem, jest tak, że ta analiza to jest taki krok pierwszy, który powinien być znacząco zrobiony wcześniej, zanim w ogóle wybierzemy system i będziemy go wdrażać. Czyli te nasze potrzeby, oczekiwania, wymagania tak zwane, powinniśmy spisać w jakiś jeden pełny dokument.

Warto byłoby też zmapować procesy najpierw i dopiero potem z taką bazą wiedzy iść do różnych dostawców systemów na przykład, chcąc uzyskać ich wycenę. Dlaczego w taki sposób, a nie jako jeden spójny element, czyli połączenie analizy i od razu dostarczenia systemu? Dlatego, że bardzo często będzie tak, że **firma mająca jakiś swój gotowy system, będzie próbowała zwyczajnie dopasować was do tego systemu.**Czyli co do zasady, nie będzie szukała obiektywnej prawdy na temat tego, jak wasza organizacja działa, jak powinna działać, tylko siłą rzeczy będzie szukała prawdy pod tytułem, jak to zrobić, żebyście mogli korzystać z naszego systemu. Samo życie.

To, co jest ważne, to to, że na etapie analizy dość często zapomina się zrobić wizję lokalną, czyli taki proces, w ramach którego powinna firma u was się pojawić w siedzibie firmy, szczególnie przy dużym wdrożeniu, zrozumieć, jak działacie, zrozumieć wasze cele biznesowe i zrozumieć zwyczajnie, czy też zobaczyć na żywo rzeczy, o których wy też mogliście zapomnieć, opisać je w briefie, czy cokolwiek, czy czymkolwiek, co dostarczacie do firmy na podstawie wyceny. Bardzo często jest tak, że na tym etapie zapomina się na przykład o integracjach z innymi systemami, bo klient zapomniał ich opisać, bo dla niego są one zwyczajnie oczywiste.

Zapomina się też często na etapie tym pierwszym o tym, żeby złapać na przykład różnego rodzaju urządzenia, z którymi się trzeba zintegrować, albo liczbę tych urządzeń i to też potrafi wpływać na, na wycenę. Dość normalną praktyką jest, że, czy do tej pory przynajmniej, zdarzało nam się przy kilku tego typu weryfikacjach, że firmy bez wizji lokalnej, które później zrobiły wizję lokalną na naszą prośbę, zmodyfikowały oferty niestety z reguły na plus, w sensie w górę, no i to były takie różnice między 30, a nawet 60% wartości oferty, czyli jeżeli firma wdrożeniowa, mająca jakiś system zaproponowała klientowi, że on będzie kosztował kwotę X, to po wizji lokalnej okazywało się, że dobrze jeszcze mieliśmy pod uwagę tego, tego, tego i tego, to będzie kosztowało plus 30-60% więcej, więc warto jeszcze o taki proces zadbać na etapie wstępnych rozmów. No i oczywiście dokumentacja i opisanie tych danych, jakie macie w swojej organizacji, czyli to w jaki sposób działacie, jak te dane będą migrowane, które systemy zostają, które nie, to też jest coś, co warto mieć spisane już właśnie na tym pierwszym etapie analizy.

Często jest tak, że niestety o danych myśli się dopiero na etapie gdzieś tam końcowym, czyli tutaj gdzieś wdrożeniowym, przedwdrożeniowym, no i to też jest duży błąd, no bo w momencie, kiedy dopiero tutaj zaczniemy o tym myśleć i okaże się, że czegoś nam jednak brakuje w tym gotowym systemie, no to będziemy niestety produkować rozwiązania na trytytki w cudzysłowie, więc trzeba pilnować tego zawczasu, czyli na etapie analizy.

Koszty systemowe - licencje, moduły i API

Kolejne koszty, jakie musimy wziąć pod uwagę w przypadku liczenia TCO. Bardzo często to będą koszty licencji razy ilość użytkowników i to jest dość standardowy model, czyli co do zasady firma, mając jakieś gotowe rozwiązanie, czarżuje was, czy po prostu pobiera opłaty za ilość licencji razy ilość użytkowników.

Koszty per moduły, czyli to też jest częsty przypadek, że jak już nawet macie jakąś licencję, to niekoniecznie ona jest wystarczająca do tego, żeby koszty per moduły ponieść, więc wymaga po prostu dodatkowych kosztów per moduły, jeżeli chcemy z nich korzystać i te moduły też są w przeróżny sposób rozliczane, warto o to też dopytywać i o to, o tym pamiętać. Koszt dostępu do API. API to jest taki interfejs, w ramach którego zewnętrzny programista, zewnętrzna firma czy twój programista w twojej organizacji jest w stanie się z gotowym systemem połączyć, zintegrować i warto wtedy mieć też na uwadze to, że jeżeli dostępu do takiego API nie będzie, to tego typu integracje będzie trzeba robić na poziomie bazy danych, co jest trochę bardziej skomplikowane i z reguły nie jest polecaną metodą, dlatego warto też zobaczyć, czy koszt dostępu do API jakiś występuje, czy API mamy po prostu w standardzie.

Rzeczy ukryte, które są, to jest tak, po pierwsze desktop kontra web, czyli wersja systemu, czy to desktopowa, czy to webowa. Często jest tak, że te starsze systemy szczególnie są w wersji desktopowej. Są w wersji desktopowej, co powoduje, że możesz je zainstalować na przykład tylko na komputerach z Windowsem, a niekoniecznie na przykład obsługiwać na Macu, więc warto też zobaczyć, czy ten system, który wdrażasz, czy gdzieś tam zakładasz, że wdrożysz, to będzie system dostępny w przeglądarce, taki multiplatformowy, czy raczej dostosowany do jednej konkretnej platformy, czy mamy jakąś dokumentację techniczną do tego systemu i taką dokumentację funkcjonalną, bo trzeba pamiętać o tym, że takim ukrytym kosztem będzie też brak znajomości tego systemu.

Siłą rzeczy dla ciebie jako klienta to jest coś zupełnie nowego, więc trzeba też brać pod uwagę to, że ten jakby im lepszą znajomość systemu uzyskasz, tym mniejszy to będzie ukryty koszt w przyszłości. No i oczywiście kwestie związane z vendor lock-in i tym, jak ewentualnie z tego systemu można wyjść w przyszłości, czyli innymi słowy, jak bardzo wdrażając dany system, w cudzysłowie, uwiązujesz się od danego dostawcy. Co do zasady powinno być tak, że jak najmniej, a jeżeli się uwiązujesz, no to też świadomie, no i przede wszystkim, jeżeli chodzi o to uwiązywanie się, no to jakie są możliwości rozwoju systemu bez dostawcy tego konkretnego oprogramowania, o to trzeba dbać. To może być dużym ukrytym kosztem tutaj.

Koszty rozbudowy i customizacji systemu

Na kolejnym etapie, jeżeli chodzi o rozbudowę, warto mieć zmapowane już na etapie analizy tak naprawdę, czy i co trzeba będzie w tym systemie zmienić, rozbudować. Tutaj bardzo częstym wrogiem kosztów są rzeczy tak zwane customizacje, czyli dostosowywanie gotowego systemu do potrzeb danej firmy.

No może się okazać, że jeżeli tych customizacji jest bardzo dużo, to niekoniecznie warto gotowy system wtedy wybierać. Więc to jest coś, co warto mieć zmapowane wcześniej i koszty co do tego też zebrane wcześniej. Jeżeli chodzi o kwestię integracji, to czyli z jakiej systemy zostają w waszej organizacji, jakie urządzenia, z czym generalnie ten system trzeba będzie zintegrować.

Dużym ukrytym kosztem jest właśnie brak takiej listy potrzeb przygotowanej na starcie, czyli co do zasady tutaj na przykład dostawca podaje stawkę godzinową, stawkę za man-day, czyli roboczo dzień pracy programisty, specjalisty i to jest bardzo duża pułapka, bo tych roboczo dni może się pojawić naprawdę bardzo dużo, więc warto mieć taką listę potrzeb zebraną na starcie, żeby nie wpaść w taki powiedzmy dług customizacji, tak to sobie tutaj nazwijmy.

Koszty infrastruktury IT

Idąc dalej, mamy koszty infrastrukturalne, czyli parametry serwera, jakie będą potrzebne. Warto, żeby dostawca oprogramowania je ocenił, bo to pozwala wybrać też właściwy serwer i policzyć jego koszt w czasie, ale też licencje na serwery baz danych.

To jest na przykład częsty koszt, który dostawcy pomijają w ofertach, a okazuje się, że mają jakiegoś SQL serwera, czy jakiegoś Oracle’a, który wymaga na przykład dziesiątek, czy czasem nawet setek tysięcy złotych za licencję. Więc warto takie koszty dodatkowe, jeżeli chodzi o na przykład bazy danych, czy jakiekolwiek inne biblioteki używane przez danego dostawca jeszcze dopytywać.

Koszty wdrożenia systemu IT

Tu jest dość dużo kosztów ukrytych, bo co do zasady, no to w sumie zaznaczyłem wszystkie jako ukryte, ale miałem na myśli głównie to, że tak naprawdę znana jest roboczo godzina specjalisty, więc zmieńmy ją na żółta i to jest koszt, który z reguły jest podawany w tego typu wdrożeniach. Natomiast bardzo często coś, co jest pomijane to na przykład to, że nie wiem, koszty noclegów i kilometrówki. Z tego się potrafią zrobić nawet dziesiątki tysięcy złotych we wdrożeniu dużego oprogramowania.

Warto sobie to chociaż mniej więcej policzyć. Customizacje budowane w ramach wdrożenia. To jest coś, co w ogóle pomija się na etapie tej rozbudowy tutaj tego gotowego oprogramowania. Mówi się klientowi wówczas, że w ramach wdrożenia będziemy system dostosowywać do waszych potrzeb. Tojeżeli w ramach wdrożenia ktoś chce dostosować system do waszych potrzeb, nie znając wcześniej tych potrzeb, no to to będzie bardzo duża czerwona flaga i to będzie czymś, co będzie takim ukrytym właśnie kosztem. Mogą pojawiać się przestoje w ramach wdrożenia, czyli na przykład może być tak, że firma w domyśle zakłada, że wasza linia produkcyjna może się zatrzymać na dwa dni i nikomu to nie przeszkadza, a wam to będzie bardzo przeszkadzać, więc warto o takie przestoje potencjalne też pytać, bo to będzie koszt, który też powinniście ująć w ramach TCO.

Czas zespołu, jaki jest potrzebny do tego, żeby wdrożenie przeprowadzić, ale też taki realistyczny czas zespołu, na to trzeba zwrócić uwagę, bo firmy czasem podają ten czas albo super niski, albo super za wysoki, więc warto tutaj też sobie to zderzyć z realiami. Koszty migracji danych, tego się nie mówi, no bo to właśnie będzie w kosztach wdrożenia, a no to jest bardzo często proces, który trwa no nieraz i tygodniami w momencie, kiedy tych danych jest bardzo dużo albo bardzo wątpliwej jakości i chce się je posprzątać, zanim będą przeniesione do nowego systemu i wszelkie szkolenia, support, to jest coś, co w sumie możemy zaznaczyć na żółto, bo to jest raczej z reguły opisane, przynajmniej jako stawka godzinowa, no kwestie tych godzin szkoleniowych będzie potrzebne czy supportowych.

Zarządzanie zmianą a koszty TCO

Jeżeli chodzi o zarządzanie zmianą, dużym ukrytym kosztem może być trudna adaptacja zespołu w momencie, kiedy nie jest zaplanowane zarządzanie zmianą, czyli co do zasady przyjmując założenie, że taka cyfrowa transformacja to nie jest tylko projekt technologiczny, ale też biznesowy, czy przede wszystkim biznesowy tak naprawdę, to w momencie, kiedy nie mamy planu na to, w jaki sposób zespół krok po kroku będziemy ten dany system wdrażać, oswajać z nim, jak będziemy wdrażać zespół też w nowy proces, jeżeli przy okazji systemu próbujemy też proces naprawić, czy go uszczelnić i oczekujemy jakichś dodatkowych informacji, no to to powoduje, że to może być też dość czasochłonne i tym samym też kosztowne, może być to też kosztowny element TCO.

Koszty utrzymania systemu

Jeżeli chodzi o koszty utrzymania, no to warto też znać koszty licencji, który będzie się pojawiał razy ilość użytkowników w perspektywie czasu, czyli czy płacimy co miesiąc, czy płacimy jednorazowo, czy płacimy tylko na przykład przez pierwszy rok, to warto sobie złapać w perspektywie właśnie z 3 do 5 lat. Opłaty maintenance’owe, czy tak zwane asysty, czyli bardzo często w gotowych rozwiązaniach jest tak, że płacimy jednorazowy koszt licencji za użytkownika, ale potem względem wartości całego wdrożenia, na przykład, nie wiem, 15, 20, 10% takiej opłaty asysty technicznej, maintenance’owej, takiego support’u właśnie, który ma za zadanie was wspierać w działaniu tego systemu. Coś, na czym często się oszczędza z kolei to jest SLA, czyli czas reakcji na na przykład awarię, czyli często jest tak, że to się łączy z gwarancją, że podaje się klientowi gwarancję, że ona jest na na przykład, nie wiem, 12 miesięcy, ale z czasem reakcji 5 dni roboczych, no to pytanie, czy ktoś z was jest w stanie czekać 5 dni roboczych na rozwiązanie krytycznego błędu, nie sądzę, więc wtedy właśnie wchodzi usługa SLA i oni też warto pamiętać, żeby o nią dopytać, czy w ogóle jest taka możliwość, jakie są możliwe czasy reakcji, zderzyć je z czasami reakcji realnymi, jakie są wam potrzebne w biznesie, bo nie każda awaria, nie każda usterka potrzebuje reakcji do 15 minut, ale wiele z nich będzie potrzebowało tej reakcji szybszej.

No i support’y wewnętrzny, ewentualna infracja kosztów, czyli czy macie na przykład zamrożoną stawkę za ten roboczo dzień, roboczo godzinę, czy niekoniecznie, to jest coś, co też warto zwrócić na to uwagę, bo to może rosnąć też w czasie i tym samym dzięki, czy przez to może być to wdrożenie droższe.

Koszty rozwojowe systemu IT

Jeżeli chodzi o kwestie rozwojowe, ostatnio z kategorii mamy przykładowe moduły, jakie chcielibyśmy pewnie wdrożyć już po wdrożeniu tego konkretnego systemu, warto je wcześniej wycenić. Zgodność z przepisami, czyli kto odpowiada za to, że nasz system będzie odpowiedzialny już, czy połączony na przykład z KSEF-em, czy z innymi wymagami prawnymi, które będą się pojawiały, jakie są z tym związane koszty, warto to też wiedzieć wcześniej.

No i takim kosztem rozwojowym ukrytym może być z kolei brak takiej road mapy, brak takiej mapy drogowej, transformacji cyfrowej, tego rozwoju też, czyli jakby zrobimy już to pierwsze wdrożenie, czyli przeanalizujemy, wybierzemy system, wdrożymy i co będziemy robić dalej. Warto to, co będziemy robić dalej mieć też przynajmniej wstępnie złapane w dużym, takim wysokopoziomowym skrócie, ale po to, żeby potem wiedzieć właśnie, co będziemy robić i ile to mniej więcej może kosztować, to też pomaga w liczeniu TCO. No i teraz tak jak widzicie tych rzeczy jest dość sporo, które trzeba uwzględnić w ramach tego TCO i żeby policzyć to sobie w dobry sposób.

Jak policzyć TCO - bezpłatne narzędzie

Dlatego postanowiliśmy wam to trochę ułatwić i pomóc w tym właśnie liczeniu. I przygotowałem dla was taki prompt, którego możecie wykorzystać, taki powiedzmy kalkulator TCO, ale taki bardzo interaktywny, który pozwala wam po pierwsze w łatwy sposób usystematyzować, zebrać informacje o waszej organizacji, po drugie dodać przykładowo oferty, które chcielibyście ze sobą na przykład porównać, albo które chcielibyście sprawdzić. Ten prompt ma za zadanie to, że jeszcze robi dodatkowo research na temat danej technologii, właśnie różnych kosztów, na przykład baz danych, innych kosztów ukrytych i pozwala wam pomóc oszacować to wdrożenie i jego koszt całkowity.

Podsumowując dzisiejszy odcinek, to jaką wy cenę widzicie na początku współpracy, czy w ogóle w pierwotnej ofercie, może znacznie różnić się od tego, co będziecie widzieli po wdrożeniu i jeszcze bardziej znacznie różnić się od tego, co będzie was kosztowało za 3 do 5 lat w przyszłości. Dlatego z góry bardzo dobrze jest policzyć sobie właśnie to TCO, żeby znać koszt utrzymania i rozwoju systemu, jego wdrożenia po prostu w czasie i wtedy podjąć decyzję też od strony kosztowej, czy dany system jest na pewno dla nas najlepszym rozwiązaniem.

Jeżeli mielibyście co do tego jakiekolwiek pytania, albo chcieli zwyczajnie porozmawiać z człowiekiem, a niekoniecznie z AI na temat wyliczenia TCO, serdecznie zapraszam do kontaktu, chętnie porozmawiam. To by było na tyle dzisiaj, także dzięki za obejrzenie, za odsłuchanie i do zobaczenia, do usłyszenia za tydzień. Cześć.