KSeF zdemaskuje, jak naprawdę działa Twój biznes!

KSEF jako centralny rejestr faktur i koniec chaosu procesowego

Temat KSEF-u jest coraz bliżej i coraz trudniej go ignorować. I choć wiele firm wciąż traktuje go jak techniczny obowiązek to KSEF tak naprawdę dotyka fundamentów, niestety, procesów, danych i komunikacji między działami. Dzisiaj opowiem co to oznacza w praktyce i jak przygotować się na KSEF tak żeby zyskać, a nie tylko spełnić obowiązek. Nie będę powtarzać definicji typu, że to ma być ustrukturyzowana faktura, że jakiś system, że XMLE, bo to już wszyscy wiecie. Skupiamy się na tym co jest mniej oczywiste, czyli że KSEF to centralny rejestr faktur, który wymusza jednolitość i poprawność danych. Jeśli dziś faktury przychodzą w PDF, mailowo, od podwykonawców, z różnych marketplace’ów, z e-commerce’ów, przez ARPA to każdy z tych kanałów musi wejść tak naprawdę, czy wysłać faktury w jeden strumień danych właśnie do KSEF-u.

Koniec rozproszenia danych - jedna prawda o fakturze

Każda faktura ma jedną prawdę. Nie ma już sytuacji, że handlowiec widzi jedną wersję księgowość, drugą, a klient trzecią. KSEF usuwa szarą strefę procesów. Wszystkie te mikrozwyczaje, że ktoś zawsze sprawdza, ktoś jeszcze inny wprowadza, a ktoś jeszcze inny zapisuje fakturę na dysku. KSEF to koniec Excela jako spoiwa całej firmy. A to oznacza jedno. Wdrożenie KSEF-u jest idealnym momentem, żeby spojrzeć na cały obieg dokumentów w firmie i w końcu nim zarządzać. O tym, jak ważne są procesy i przepływ dokumentów, mówiłem w odcinku 78, więc jeśli nie słyszeliście, bardzo polecam nadrobić. I oczywiście zachęcam do subskrypcji, jeśli chcecie być na bieżąco z tematami, które realnie pomagają firmom usprawniać działania. Kanał IT i Biznes prowadzi firma Innovation. Rozwiązania technologiczne dopasowane do Twojego biznesu, ze wsparciem zewnętrznego dyrektora IT. Zapraszam, Grzegorz Tabor.

KSEF jako projekt całej organizacji, nie tylko księgowości

Na początek. Wdrożenie KSEF-u to nie jest projekt tylko księgowości. KSEF nie rozwiązuje problemów, on je pokazuje. Jeżeli dziś w firmie faktury przychodzą mailem, lądują w różnych folderach, każdy dział ma swój sposób ich opisywania, a ścieżka akceptacji wygląda inaczej w sprzedaży, inaczej w zakupach, a jeszcze inaczej u kierowników np. na produkcji, to KSEF tylko to ujawni. I to bardzo szybko. KSEF wymaga spójności, bo nagle cała firma musi działać na jednym źródle prawdy. I to jest moment, w którym organizacje zaczynają widzieć, że ich procesy są dużo bardziej rozproszone, niż im się wydawało. KSEF nie dotyka jednego działu, bo w sprzedaży pojawia się pytanie, czy dane na fakturze są kompletne i zgodne z zamówieniem. W zakupach kto ma pobierać faktury z systemu, jak je opisywać, jak je dopasowywać do zamówień. W logistyce czy produkcji, czy dokumenty takie WZKRW, zestawienia materiałów, czy listy kompletacyjne są spięte z tym, co realnie trafia na fakturę. W IT, czy nasze systemy w ogóle rozmawiają ze sobą na tyle dobrze, żeby KSEF miał z czego pobierać dane i czy da się to zintegrować bez łatania kolejnych wyjątków. A na poziomie zarządczym, kto od właściwie odpowiada za zgodność procesu, kto ma dostęp do czego i które decyzje muszą zostać przeniesione z ustnych ustaleń na rzeczywiste procedury. I dopiero wtedy zaczyna być jasne, KSEF to de facto również projekt organizacyjny, zdecydowanie nie tylko księgowy.

Najpopularniejsze mity dotyczące KSEF

Wokół tematu KSEF-u powstało już wiele teorii i dziś chciałbym obalić te najczęściej pojawiające się mity.

Mit 1 - KSEF to tylko moduł ERP

Jednym z najczęstszych błędów, które słyszę od firm jest przekonanie, że KSEF to po prostu wtyczka, jakiś tam dodatkowy mechanizm do uwzględnienia w działaniu firmy. Że dostawca ERPA przygotuje aktualizację, wdroży moduł i po sprawie. I tak, większość systemów już ma lub będzie miała moduły KSEF-u, tylko że moduł to jedynie narzędzie. A narzędzie nie zadziała dobrze, jeśli procesy, które ma obsłużyć są niespójne. Moduł nie uporządkuje za Ciebie obiegu dokumentów między działami. Nie zsynchronizuje danych, jeśli w jednym systemie kontrahent zapisany jest inaczej niż w drugim. Nie zdecyduje jak wygląda ścieżka akceptacji faktur i kto ma mieć do czego dostęp. I nie wychwyci rozbieżności, które powstają na styku sprzedaży, magazynu, produkcji czy zakupów. Dostawca ERPA dostarczy Ci moduł do KSEF-u, jak najbardziej, ale on nie zna Twojego realnego procesu. On nie wie, którędy faktycznie wędruje faktura, zanim trafi do księgowości i zanim będzie już tą ostateczną wersją faktury niepoprawialną, bo to o taką chodzi, jeżeli chodzi o KSEF. Nie wie kto ją opisuje, kto uzupełnia brakujące dane, kto akceptuje zakupy i które informacje są dopisywane ręcznie, bo system nie przewiduje wszystkich wyjątków. To wszystko musi być ustalone na poziomie organizacyjnym. Dopiero wtedy wdrożenie KSEF-u może działać tak, jak to w firmie powinno wyglądać. Drugie bardzo częste podejście, które pojawia się w firmach to przekonanie, że KSEF to zadanie księgowości, że wystarczy, że księgowa zaloguje się do systemu, pobierze faktury, wprowadzi je dalej. Tylko, że księgowość jest tak naprawdę już ostatnim etapem procesu, a to czy faktura w ogóle trafi tam poprawnie zależy od pracy kilku innych działów. Bo jeżeli dział sprzedaży już na etapie ustalania ofert z klientami nie pilnuje poprawności danych na dokumentach, jeżeli zakupy nie opisują faktur w momencie ich wpływu, jeżeli magazyn nie potwierdza PZT-ek na czas, a systemy nie są ze sobą spójne, to księgowość nie ma szans ogarnąć KSEF-u, bo otrzymuje dane, które już na dzień dobry są niespójne. Weźmy przykład firm produkcyjnych. Jeżeli dokument PZT jest wprowadzany z opóźnieniem, to faktura generowana na podstawie tego dokumentu i przychodząca z KSEF-u po prostu nie będzie miała do czego się dopasować. I wtedy pojawia się niespójność. Dział zakupów mówi jedno, magazyn drugie, a dostawca trzecie.

Mit 2 -KSEF uporządkuje dokumenty za firmę

Kolejny mit, który pojawia się naprawdę często, to przekonanie, że KSEF uporządkuje dokumenty za firmę. Że skoro wszystko będzie przechodziło przez jeden system, to bałagan jakoś sam się ułoży. To niestety jedna z największych iluzji. KSEF nie scali danych, jeśli w danym systemie kontrahent ma trzy różne nazwy. Nie zsynchronizuje informacji, jeśli magazyn pracuje na innych oznaczeniach niż zakupy. Nie dopasuje faktur do zamówień, jeśli te zamówienia są niekompletne, albo jeśli każdy dział opisuje je inaczej. I nie wyeliminuje błędów, które powstają już na etapie wprowadzania danych, bo one trafią do KSEFu w dokładnie takiej formie, w jakiej zostały wpisane.

KSEF obnaża niespójność procesów, danych i odpowiedzialności

Każdy błąd w procesie staje się od razu widoczny, bo system centralny po prostu nie przyjmie dokumentu na skróty. I to będzie pierwszy moment, w którym firmy zauważą, jak bardzo ich procesy wymagają uporządkowania. I skoro już wiemy, czego KSEF nie zrobi za firmę, to teraz przejdźmy do tego, co faktycznie trzeba przygotować, zarówno od strony systemów IT, jak i całej organizacji.

Co naprawdę trzeba przygotować przed wdrożeniem KSEF?

Bo żeby KSEF działał, firma musi mieć uporządkowane trzy rzeczy. Proces, dane i integracje. W takiej właśnie kolejności. Jeżeli firma korzysta z gotowego ERPA, czy gotowego systemu księgowego, to przygotowując się do KSEFu, trzeba przede wszystkim skupić się na procesie i danych.

Proces

Najpierw trzeba wiedzieć, czy dane, które do tego systemu trafiają, w ogóle nadają się do wykorzystania i czy chcemy już jako finalnej wersji faktury wysłać je do KSEFu właśnie w takiej formie. W praktyce oznacza to kilka rzeczy.

Dane

Czy handlowcy wprowadzają kompletne dane? Czy zakupy opisują faktury właściwie, podczas kiedy one wpływają do systemu, albo kiedy będą pobierane z KSEFu? Czy magazyn potwierdza dokumenty na czas? Czy nazwy, numery, zamówienia i kontrahenci są wszędzie takie same? Wiele średnich i dużych firm nie działa na jednym ERP-ie. Mają własny system B2B, mają własny system zakupowy, mają zewnętrzny moduł produkcyjny, mają aplikacje magazynowe albo narzędzia, które powstawały wraz z rozwojem firmy. I tu pojawia się drugi scenariusz, gdzie KSEF wymaga, żeby wszystkie te systemy mówiły jednym językiem. A to oznacza, że dane muszą być wystandaryzowane, integracje muszą być ze sobą logicznie połączone, a dokumenty muszą powstawać w sposób powtarzalny, a nie uwarunkowano tego, kto akurat siedzi za biurkiem.

Integracje

W firmach z dedykowanymi narzędziami pierwszym krokiem nie jest aktualizacja ERP-u, tylko analiza architektury systemów. Czyli odpowiedź na pytanie, który system jest źródłem prawdy, jak dane mają przepływać między wszelkimi systemami działającymi w firmie, aby finalnie mogła trafić właściwa faktura z właściwymi danymi do KSEF-u. I kiedy firmy przejdą przez te trzy obszary, proces, dane, integracje, to dopiero wtedy KSEF zaczyna działać naprawdę na ich korzyść.

Trzy najważniejsze prawdy o KSEF, które firma musi zapamiętać

I na koniec, jeśli miałbym zostawić Cię powiedzmy z trzema najważniejszymi prawdami o KSEF-ie, które warto zapamiętać, to po pierwsze, KSEF wymusza standaryzację danych, więc jeśli dziś w bazie są trzy wersje tego samego kontrahenta, to KSEF natychmiast to pokaże. To moment, w którym firmy muszą zadbać o dane, takie dane podstawowe, bo one staną się zwyczajnie newralgiczne. Po drugie, KSEF zmienia sposób, w jaki firmy integrują systemy. Do tej pory można było robić integrację punktowo. KSEF wymaga w pewnym sensie architektury, czyli takiego prawdziwego planu przepływu danych. KSEF cyfryzuje dział zakupów. Do tej pory zakupy były jednym z najbardziej analogowych, czy takich półmanualnych działów. Mam na myśli to, że faktury przychodziły tam mailowo, z PDF-ów, były przesyłane WhatsAppami, czy wszelkimi innymi kanałami. KSEF wymusza tutaj działanie w pewnym workflow. Bez tego faktury nie przejdą poprawnie do księgowości. I tak naprawdę to już jest ostatni moment, aby upewnić się, że procesy, dane i systemy w Twojej firmie są gotowe na KSEF. W Innovation Software pomagamy firmom przejść przez cały ten proces od analizy obiegu dokumentów, przez uporządkowanie danych, aż po integrację systemów i przygotowanie zespołów do pracy z KSEF-em. Jeśli potrzebujesz wsparcia, napisz do mnie na LinkedIn, przez stronę internetową, czy też bezpośrednio na maila. Dane kontaktowe znajdziesz w opisie do tego filmu.

Dzięki za dziś i do usłyszenia. Hej!