Brak jednolitego systemu zamówień
Zamówienia składano manualnie i niespójnie, przez różne osoby i w różnych momentach, bez wspólnego źródła danych.
Materiały promocyjne w Excelu u kilku osób naraz - zastąpione CRM-em zintegrowanym z SAP
Mokate to jeden z wiodących producentów i dystrybutorów kawy, herbaty oraz produktów instant w Europie Środkowo-Wschodniej. Rosnąca skala działań promocyjnych sprawiła, że arkusze przestały wystarczać - handlowcy zamiast sprzedawać, prowadzili ewidencję. Zbudowaliśmy autorski system, który przywrócił porządek i wpiął się w SAP.
Tło i problem biznesowy
Handlowcy zajęci ewidencją zamiast sprzedażą
Zespół sprzedaży zarządzał materiałami promocyjnymi w sposób rozproszony - równolegle przez wiele osób, przy użyciu arkuszy Excela. W praktyce oznaczało to brak spójnych danych, trudności w śledzeniu stanów magazynowych i brak kontroli nad tym, kto, co i kiedy pobiera.
Firma nie miała też narzędzi do zarządzania cyklem życia produktów promocyjnych - od planowania kampanii, przez dystrybucję, aż po monitoring zużycia. Przy rosnącej liczbie zamówień i kampanii dalsza praca na arkuszach przestała być możliwa.
Autorski CRM do zarządzania materiałami promocyjnymi
System zbudowany w PHP z użyciem Symfony i Vue.js, dopasowany do struktury sprzedażowej firmy. Siedem modułów, które razem zamknęły cały obieg materiału promocyjnego. Wybierz, żeby zobaczyć szczegóły.
Wyzwania na start
Niska przejrzystość logistyki
Brak aktualnych danych o ilościach uniemożliwiał planowanie. Towary zamawiano mimo wystarczających zapasów albo brakowało ich w kluczowym momencie.
Rozproszona komunikacja z magazynem
Bez systemu do obsługi zamówień komunikacja szła „na skróty" - telefonicznie albo mailowo. To generowało błędy i gubiło informacje.
Brak integracji z SAP
Dane wprowadzano ręcznie do dwóch systemów, co spowalniało pracę i tworzyło rozbieżności między stanami magazynowymi a danymi w SAP.
Co zrobiliśmy
Koniec z wprowadzaniem tych samych danych dwa razy
Konta i role pracowników
WYZWANIE
CO ZBUDOWALIŚMY
System umożliwia tworzenie indywidualnych kont dla pracowników, przypisanych do konkretnych ról i działów w organizacji. Uprawnienia odpowiadają realnej strukturze sprzedażowej firmy.
Limity zakupowe
WYZWANIE
CO ZBUDOWALIŚMY
Mechanizm przydzielania limitów na poziomie pojedynczych pracowników oraz całych grup. Zasady korzystania z materiałów promocyjnych stały się jawne i jednakowe dla wszystkich.
Zarządzanie magazynem
WYZWANIE
CO ZBUDOWALIŚMY
Pełna ewidencja dostępnych materiałów wraz z bieżącym monitoringiem zasobów. Arkusze Excela zostały zastąpione jednym, scentralizowanym systemem.
Obsługa zamówień
WYZWANIE
CO ZBUDOWALIŚMY
Uprawnieni pracownicy składają zamówienia na materiały promocyjne bezpośrednio w systemie. Proces został zautomatyzowany i udokumentowany na każdym etapie.
Raporty dla zarządu
WYZWANIE
CO ZBUDOWALIŚMY
Moduł raportowy dostarcza bieżące dane o stanie magazynu, zrealizowanych zamówieniach i poziomie zużycia materiałów.
Eksport i import danych
WYZWANIE
CO ZBUDOWALIŚMY
Dwustronna wymiana danych o produktach - zarówno eksport, jak i import - przyspieszająca pracę operacyjną przy aktualizacji asortymentu.
Integracja z SAP
WYZWANIE
CO ZBUDOWALIŚMY
System połączony z używanym w firmie SAP-em, z automatycznym przepływem danych między narzędziami. Zniknęła konieczność ręcznego wprowadzania tych samych informacji w dwóch miejscach.
Szczegóły
Koniec z wprowadzaniem tych samych danych dwa razy
Jedno wprowadzenie danych
Informacja wpisana raz rozchodzi się do obu systemów. Nikt nie przepisuje tego samego po drugiej stronie.
Spójność stanów magazynowych
Dane o zasobach w CRM i w SAP zgadzają się bez ręcznego uzgadniania na koniec okresu.
Mniejsze ryzyko błędów
Wyeliminowanie ręcznego przenoszenia danych usuwa najczęstsze źródło rozbieżności między systemami.
Aktualność w czasie rzeczywistym
Decyzje o zamówieniach podejmowane są na danych z tej chwili, nie z ostatniego zestawienia.
Efekty
Co zmieniło się po wdrożeniu
Koniec z Excelem
jedno źródło danych o materiałach promocyjnych
Kontrola pobrań
wiadomo kto, co i kiedy pobiera
SAP bez ręcznej pracy
automatyczny przepływ danych między systemami
Handlowcy przy sprzedaży
praca operacyjna zdjęta z zespołu sprzedaży
Wnioski
Co z tego wynika dla innych firm
Excel przestaje działać na skali
Arkusz prowadzony równolegle przez kilka osób sprawdza się do pewnego momentu. Potem generuje więcej pracy, niż jej oszczędza.
Najdroższy koszt jest niewidoczny
Godziny handlowców spędzone na ewidencji nie pojawiają się na żadnej fakturze, a są jednym z największych kosztów takiego chaosu.
Integracja przed nowymi funkcjami
Bez połączenia z SAP nowy system tylko dołożyłby trzecie miejsce do ręcznego wprowadzania danych.
Skalujecie firmę, ale procesy nie nadążają?
Porozmawiajmy- porozmawiajmy o rozwiązaniu, które to zmienia.