Rozproszone dane
Kontakty przechowywano w wielu miejscach równocześnie, każdy dział prowadził własną listę. Efekt: powielone rekordy i brak jednolitego obrazu współpracy z mediami.
Baza kontaktów w arkuszach Excela - zastąpiona systemem prowadzącym cały proces promocji
Wydawnictwo Znak promuje setki tytułów rocznie, współpracując z mediami, recenzentami i partnerami biznesowymi. Po migracji ERP dotychczasowa baza kontaktów została wyłączona, a praca oparła się na arkuszach. Zbudowaliśmy hybrydową Bazę Mediów, która prowadzi cały proces - od kontaktu do wysyłki egzemplarza recenzyjnego.
Tło i problem biznesowy
Migracja ERP wyłączyła bazę kontaktów
W wyniku migracji systemu ERP i innych zmian technologicznych dotychczasowa baza kontaktów została czasowo wyłączona. Bieżąca praca oparła się na tymczasowym rozwiązaniu w postaci arkuszy Excela - i szybko okazało się, że to prowizorka, która realnie utrudnia pracę.
Promocja setek tytułów rocznie oznacza tysiące interakcji z mediami i recenzentami. Bez jednego miejsca, w którym widać całość, każdy dział zaczął prowadzić własną listę - a wraz z nimi rosła liczba duplikatów i nieaktualnych rekordów.
Hybrydowa Baza Mediów działająca jak platforma B2B
System oparty na open-source’owym Syliusie, mocno spersonalizowany dzięki elastyczności Symfony. Pięć obszarów, które razem zamknęły cały proces promocji tytułu. Wybierz, żeby zobaczyć szczegóły.
Wyzwania na start
Trudności w zarządzaniu zgodami
Rozproszone arkusze uniemożliwiały spójne podejście do zgód na przetwarzanie danych. Brakowało centralnego mechanizmu ewidencji statusów.
Ręczne raportowanie i zamawianie
Wysyłka egzemplarzy recenzyjnych wymagała ręcznego zgłaszania zapotrzebowania do działu handlowego, co wydłużało obsługę i wiązało zespoły zależnościami.
Ograniczona widoczność procesów
Brakowało systemu pokazującego pełny obraz relacji: kto otrzymał egzemplarz, kiedy i jakie działania podejmowano wcześniej. To utrudniało decyzje promocyjne.
Brak wsparcia dla promotorów
Excel nie umożliwiał segmentowania kontaktów, raportowania aktywności ani prowadzenia procesów promocyjnych w uporządkowany sposób.
Co zrobiliśmy
Dlaczego open source, a nie gotowy CRM z półki
Centralizacja kontaktów
WYZWANIE
CO ZBUDOWALIŚMY
Baza mediów stała się wspólnym źródłem danych o wszystkich współpracujących mediach, recenzentach i partnerach. Zniknął problem wielu list prowadzonych osobno przez działy - wszyscy pracują na jednym systemie.
Zgody i zgodność z RODO
WYZWANIE
CO ZBUDOWALIŚMY
System pozwala rejestrować zgody, zarządzać nimi i utrzymywać dane w czystej, aktualnej formie. Wcześniej rozproszone arkusze uniemożliwiały systemowe podejście do tego obszaru.
Automatyzacja wysyłek
WYZWANIE
CO ZBUDOWALIŚMY
Wysyłki generują się bezpośrednio z poziomu kontaktu, bez ręcznego zgłaszania zapotrzebowania do działu handlowego. System prowadzi automatyczne statusowanie i powiadomienia.
Integracja z ERP
WYZWANIE
CO ZBUDOWALIŚMY
Baza jest zintegrowana z systemem ERP, co daje bieżący wgląd w stany magazynowe egzemplarzy recenzyjnych i automatyczne przekazywanie zamówień do procesów logistycznych.
Segmentacja i mailingi
WYZWANIE
CO ZBUDOWALIŚMY
System pozwala analizować historię współpracy, segmentować kontakty i filtrować odbiorców według konkretnych kryteriów. Umożliwia też wysyłanie ukierunkowanych kampanii mailingowych do wybranych grup mediów i recenzentów.
Szczegóły
Dlaczego open source, a nie gotowy CRM z półki
Solidna podstawa platformy B2B
Sylius dał gotowy szkielet obsługi kontrahentów, katalogu i zamówień - nie trzeba było budować tego od zera.
Swoboda dopasowania
Elastyczność Symfony pozwoliła zbudować procesy dokładnie tak, jak wygląda praca promotorów, bez naginania organizacji do narzędzia.
Brak opłat licencyjnych za rdzeń
Open source oznacza, że budżet idzie na dopasowanie do procesów, nie na licencje rosnące z liczbą użytkowników.
Gotowość na rozwój
System ma przestrzeń na kolejne funkcje wraz ze skalą działalności - bez konieczności zmiany platformy.
Efekty
Co zmieniło się w pracy promotorów
Jedna baza
wspólne źródło danych o mediach i recenzentach
Wysyłki bez ręcznej pracy
zamówienia generowane z poziomu kontaktu
Zgody pod kontrolą
centralna ewidencja i zgodność z RODO
ERP w jednym obiegu
stany magazynowe i logistyka bez pośredników
Wnioski
Co z tego wynika dla innych firm
Prowizorka po migracji zostaje na lata
Excel wprowadzony jako rozwiązanie tymczasowe potrafi utrwalić się na tyle, że firma zaczyna organizować wokół niego pracę. Warto ustawić termin wyjścia z prowizorki.
Nie każdy proces to sprzedaż
Promocja tytułu ma inną logikę niż lejek sprzedażowy. Gotowy CRM wymagałby kompromisów po obu stronach - dedykowane rozwiązanie ich nie wymaga.
Zgody to część systemu, nie procedura
Zarządzanie zgodami wbudowane w narzędzie działa. Zapisane w regulaminie i pilnowane w arkuszu - zwykle nie.
Macie rozproszone dane i ręczne procesy?
Porozmawiajmy- zaprojektujemy system, który to automatyzuje, dopasowany do Waszych procesów.