Mikrozarządzanie czy transparentna współpraca? 5 sposobów na lepszą współpracę z SH

Co to jest mikrozarządzanie w projektach IT?

Dostęp do kodu na żywo, tablica z postępami, odbiory zadań co 2-3 dni, a nie tylko demo na koniec sprintu. To mikro zarządzanie. A przynajmniej tak ostatnio usłyszałem.A teraz pytanie do Ciebie. Czy to przesada, czy może zdrowy proces, który powinien być normą w każdej współpracy z Software House’em? Zostań ze mną, a podam Ci 5 sposobów na efektywne dowożenie projektów z Software House’ami. Cześć, dzień dobry, z tej strony Grzegorz Tabor, a to jest podcast IT i Biznes, gdzie jako dyrektor technologiczny pomagam przedsiębiorcom i menadżerom realizować projekty IT, które wspierają cele biznesowe skutecznie i w terminie.Jeśli napotykasz na swojej drodze wyzwania i potrzeby wsparcia Twojego biznesu świadomie z użyciem technologii, ten podcast jest dla Ciebie. Odcinek 63. Mikro zarządzanie czy transparentna współpraca.

5 sposobów na lepszą współpracę z Software House’em. Witam Was serdecznie w odcinku 63 i od razu przechodzę do konkretu.

Dlaczego firmy boją się współpracy z Software House’ami?

Nie bez powodu firmy boją się współpracy z Software House’ami. Większość z nich jest po przejściach, bo mają niedokończone projekty opóźnienia, brak kontroli, znacznie przekroczone budżety i wtedy pojawia się pytanie, jak mieć pewność, że tym razem się uda.

Jak wyglądał rynek IT kilka lat temu?

Jeszcze 2-3 lata temu rynek IT wyglądał zupełnie inaczej. Zapotrzebowanie na usługi Software House’ów było ogromne. Każdy chciał digitalizować swój biznes, a stawki programistów biły wówczas rekordy. I bardzo dużo niedobrego moim zdaniem się zadziało w tamtym momencie, bo mało kto się zastanawiał, czy projekt jest dobrze zaplanowany. Najczęściej wyglądało to tak, że przedsiębiorca albo menadżer zgłaszał się do Software House’u z prośbą o stworzenie platformy czy aplikacji. Powstawała jakaś specyfikacja pisana na szybko, lista funkcjonalności, jakiś termin. I te terminy były bardzo krótkie, no bo przecież wszyscy teraz się cyfryzują, więc tracimy przewagę konkurencyjną, więc trzeba bardzo ostro i szybko iść do przodu.

Czy ktoś w ogóle pytał o cel biznesowy?

Ale czy ktoś wtedy zadawał pytania, komu to będzie tak naprawdę potrzebne? Czy to spełnia nasz cel biznesowy? Bo jaki ten cel biznesowy tak naprawdę jest? Co się stanie, jak jednak nie dowiedziemy tego na czas? Zazwyczaj nikt o to nie pytał.

Brało się specyfikacje robione jakąś na szybkowy cenę, czy bardziej estymacje, prognozę jakiegoś bardzo przewidywanego budżetu i projekt startował. A jaki był tego efekt?

Jakie były skutki niedopasowanej współpracy?

Wiele z tych projektów skończyło się fiaskiem. I mówi się, że człowiek uczy się na błędach. I biznes oczywiście również. I dziś jesteśmy w sytuacji, w której firmy mają za sobą wiele nieudanych współprac i porażki, które kosztowały setki tysięcy złotych. I nic dziwnego, że brakuje mi zaufania, by podejmować kolejne próby. Mówimy tu oczywiście głównie o MŚP, gdzie ten proces podejmowania decyzji od pierwszego zapytania do finalnych rozmów obecnie trwa średnio około pół roku. I biznes robi wszystko, by zabezpieczyć się przed kolejną porażką. Analizuje, porównuje oferty, pyta, weryfikuje. Stara się wyciągnąć lekcje z tych kosztownych lat ubiegłych. I trudno się dziwić. Problem w tym, że wiele software house’ów nadal działa tak jak kilka lat temu. Na zasadzie drogi kliencie, nie martw się. Dowiedziemy Twój projekt. Jak będzie gotowy, damy znać. Ty nic nie musisz robić, a najlepiej to nam w ogóle nie przeszkadzaj. Tylko, że to już tak nie działa. No bo biznes wie, że brak kontroli to prosta droga do katastrofy.

Biznes potrzebuje transparentności

Dziś klienci chcą wiedzieć jak najwięcej i uczestniczyć w projektach, za które płacą. Chcą pełnej transparentności. Chcą widzieć postępy. Więc pytanie brzmi, czy to jest mikro zarządzanie, czy po prostu zdrowe podejście? A Ty jak myślisz? Daj znać w komentarzu, czy uważasz to za mikro zarządzanie, czy za zdrowe podejście ze strony biznesu. Bo właśnie tu często w tym aspekcie pojawia się nieporozumienie. Ta granica między nazywaniem czegoś mikro zarządzaniem, a taką podstawą kontroli i podstawą bieżącej współpracy jest bardzo cienka. Niemniej uważam, że powinniśmy się z tym dzisiaj uporać w tym odcinku. Bo mikro zarządzanie ja rozumiem jako kontrolę na każdym, każdusienkim kroku, gdzie zamiast pomagać klient, czy w ogóle dana osoba reprezentująca daną stronę blokuje i frustruje zespół po drugiej stronie. Z kolei transparentne podejście to otwarta komunikacja, wspólna wizja i zaufanie, że każdy robi swoją część pracy, ale z pełnym dostępem do informacji.

5 sposobów na zdrową współpracę z Software House’em

I teraz mam dla Ciebie 5 sprawdzonych sposobów, które pozwolą Ci zbudować zdrową współpracę i uniknąć frustracji. A jeśli chcesz więcej takich porad, koniecznie subskrybuj mój kanał.

1. Wybierz partnera, który stawia na transparentność

Pierwsza porada. Wybierz partnera, który faktycznie stawia na transparentność. To co dla jednych będzie mikro zarządzaniem, dla innych będzie zwyczajnie dobrą praktyką. Dostęp do tablicy projektowej, która pozwala śledzić postęp prac na bieżąco, moim zdaniem jest to absolutny must have. Dzięki temu wiesz co dzieje się z Twoim projektem bez konieczności wysyłania maili czy czekania na raport. Podobnie jest z dostępem do kodu źródłowego w trakcie jego wytwarzania. To nie jest mikro zarządzanie, to standard partnerskiej współpracy. Masz wtedy możliwość weryfikacji jakości kodu przez niezależną osobę, co znacząco zmniejsza ryzyko nieprzyjemnych niespodzianek na końcu projektu. Oczywiście, że żaden software house ani żaden zespół nie lubi jak mu się patrzy na ręce, więc trzeba na to uważać, żeby też nie przesadzić w drugą stronę, jeżeli chodzi o ten aspekt kontroli. Natomiast, jeżeli widzisz ewidentnie, że zadania, które są rozpisywane, czy kod, który powstaje nie idzie w kierunku, który masz ustalony z partnerem na celach wysokopoziomowych, warto jak najszybciej zwrócić na to uwagę i podjąć komunikację i prowadzić wspólny dialog po to, żeby dzięki temu projekt faktycznie został ukończony w terminie i w budżecie.

2. Ustal jasny podział obowiązków – Ty też masz swoją rolę

Druga kwestia. Ustal jasny podział obowiązków i pamiętaj, że Ty też masz swoją rolę. Transparentność to jedno, ale nawet najlepszy software house nie zrobi za Ciebie wszystkiego, niezależnie od deklaracji. Ty też jako klient masz obowiązki i jeśli chcesz, żeby projekt był dowieziony w terminie i w odpowiedniej jakości, musisz się w niego zaangażować. Niestety nie ma innej drogi. Jeżeli ktokolwiek deklaruje, że dowiezie projekt bez Twojego udziału i zrobi to tak, żeby wszystko pasowało do Twojej firmy, no to uważam, że możecie się na tym przejechać. Albo przynajmniej są ku temu bardzo wysokie szanse. Jednym z kluczowych zadań po Twojej stronie będą odbiory prac. I tu uwaga. Im częściej je robisz, tym tak naprawdę lepiej. Oczywiście jasne. Po stronie wykonawcy kod powinien być przetestowany przez testerów i nie przez programistów jedynie, ale Twoja akceptacja jako klienta to coś zupełnie innego. To jest moment, w którym możesz sprawdzić, czy produkt idzie w dobrym kierunku i czy to co powstaje odpowiada na Twoje cele biznesowe, no i też założenia, które co do tego projektu powinny zostać spisane wcześniej. Twoje zaangażowanie to też jest rzecz fundamentalna, jeżeli chodzi o powodzenie projektu. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jakie obowiązki ma Software House, a jakie Ty jako klient, to koniecznie zobacz odcinek 43, gdzie opowiadam o tym trochę dokładniej.

3. Ustal osoby odpowiedzialne po obu stronach

Trzecia kwestia. Ustal osoby odpowiedzialne po obu stronach. Brzmi banalnie, ale uwierz mi, to często największy problem. W każdym projekcie muszą być jasno określone osoby decyzyjne, zarówno po Twojej stronie. Kto podejmuje ostateczne decyzje, kto zatwierdza odbiory, kto zatwierdza budżet lub jakiekolwiek zmiany w nim zachodzące. Z kolei po stronie Software House’u, kto będzie Twoją osobą kontaktową, z którą będziesz najczęściej wymieniać myśli i spostrzeżenia. Zwykle będzie to Project Manager, ale nie chodzi o to, żeby tylko te dwie osoby mogły się kontaktować. Chodzi o to, żeby te dwie osoby były tymi głównymi koordynatorami projektu po obu stronach i te osoby muszą mieć ze sobą flow. One muszą się ze sobą komunikować jak najbardziej sprawnie, ale też muszą wiedzieć, w którym momencie dołączyć np. UX-owca, programistę, testera, czy np. jeszcze jakiegoś innego specjalistę, czy np. jakiegoś product donora po stronie klienta, który odpowiada za dany dział. Ale musi być jasne, kto ma ostatnie słowo i kto odpowiada za komunikację w obu kierunkach. Podpowiem jeszcze w ramach tego punktu, że ta komunikacja im częstsza, tym lepsza, tzn. wbrew pozorom nie ma znaczenia, czy projekt jest duży, czy mały, tylko znaczenie ma to, jak napięte terminy w nim są. Im bardziej napięte terminy, tym częstszą komunikację serio polecam.

4.Nie bój się pytać i wyjaśniać wątpliwości

Czwarta kwestia. Nie bój się pytać i wyjaśniać wątpliwości. Na etapie koncepcji odbiorów prac nie zgadzaj się na rozwiązania, które budzą twoje wątpliwości. Nawet jeśli nie potrafisz jeszcze tego dokładnie wyjaśnić albo masz obawy, że może to wybrzmieć dziwnie. To właśnie wtedy najłatwiej popełnić błąd, który finalnie sprawi, że produkt nie będzie działał tak jak tego oczekujesz. Lepiej zatrzymać się na chwilę, umówić np. na spotkanie, rozrysować dany proces albo daną funkcjonalność np. na miro lub w innym tego typu narzędziu, przegadać koncepcję jeszcze raz, niż później doświadczać rozczarowania w trakcie realizacji. Twoja aktywność i szczerość to najlepsza droga, by uniknąć problemów i osiągnąć efekt, którego naprawdę potrzebujesz. I tutaj naprawdę gorąco to polecam. Jeżeli czujesz, że projekt nie idzie w tym kierunku albo nie rozumiesz jak coś działa albo nie rozumiesz z czego co wynika, lepiej to od razu podnieść i jeżeli współpraca jest faktycznie transparentna i konkretna po obu stronach, to z pewnością ten twój feedback będzie potraktowany jako rzecz pozytywna, a nie negatywna, co koniec końców zarówno dla projektu jak i dla całej twojej współpracy z Software House’em będzie pozytywna.

5. Szukasz wykonawcy czy partnera biznesowego?

I piąty punkt. Zastanów się czy szukasz tylko wykonawcy czy prawdziwego partnera biznesowego. Nie chodzi tylko o to, żeby ktoś po prostu dostarczył ci produkt zgodnie ze specyfikacją. Prawdziwy partner biznesowy doradzi, podpowie, a czasem nawet zakwestionuje twój pomysł, zwłaszcza jeśli widzi, że można zrobić to lepiej albo zwyczajnie inaczej, prościej. Bardzo ważne jest, żeby proaktywność partnera nie kończyła się tylko na podpisaniu umowy, lecz trwała przez cały proces realizacji projektu. Taka współpraca zwiększa szanse, że zaproponowane rozwiązania będą realnie tym, czego dokładnie potrzebuje twój biznes, by rozwiązać problem, osiągnąć cel czy zwyczajnie się rozwijać.

Jak zaczynasz współpracę, tak ona się potoczy

Pamiętaj, że to jak zaczynasz współpracę w dużej mierze decyduje o jej sukcesie i zadbaj o transparentność i partnerstwo już od pierwszego spotkania, zarówno po swojej stronie, jak i też oczekuj tego od strony drugiej. Porozmawiaj z osobami, które realnie będą brały udział w twoim projekcie. Zadbaj o to, żeby to te osoby faktycznie były do tego projektu przydzielone. Sprawdź doświadczenia tych osób, a nie doświadczenia całego Software House’u i według tego decyduj, czy faktycznie chcesz pójść dalej. A jeśli masz ochotę pogadać lub potrzebujesz wsparcia w ramach realizacji twoich projektów, zostawiam swoje dane w opisie. Śmiało pisz. Dzięki za dzisiaj i do usłyszenia za tydzień we wtorek. Cześć.