Dlaczego analiza przedwdrożeniowa to za mało, by dobrze zaplanować projekt IT?

Czy analiza przedwdrożeniowa naprawdę wystarczy?

Czy analiza przedwdrożeniowa naprawdę odpowiada na Twoje problemy i mówi jak wdrażać system IT? Wyobraź sobie, że wybierasz się na wycieczkę w nieznany teren. Masz mapę, która ma też zapisane wszystkie drogi, oznaczenia i masz też jakiś czas, w którym tę podróż zrealizujesz. Problem w tym, że na tej mapie nie ma warunków pogodowych, deszczu, błota, nie ma objazdów, nie ma korków.

‍Analiza przedwdrożeniowa a wizja lokalna - metafora mapy i terenu.

Na mapie wszystko wydaje się proste i uporządkowane, ale kiedy stawiasz pierwszy krok w terenie, od razu widzisz, że to nie jest ta sama rzeczywistość. I właśnie tak działa różnica między analizą przedwdrożeniową a wizją lokalną. Analiza daje Ci mapę, wizja lokalna pokazuje teren. Jeśli chcesz wiedzieć, jak uniknąć kosztownych błędów technologicznych i wybierać rozwiązania, które naprawdę działają, koniecznie zasubskrybuj ten kanał. Kanał IT i Biznes prowadzi firma Innovation. Rozwiązania technologiczne dopasowane do Twojego biznesu ze wsparciem zewnętrznego dyrektora IT. Zapraszam, Grzegorz Tabor.

Czym jest analiza przedwdrożeniowa systemu IT?

Zacznijmy od tego, czym w ogóle jest analiza przedwdrożeniowa. Kiedy jakaś firma myśli o nowym systemie ARP, CRM, czy platformie B2B, czy systemie do obiegu dokumentów, pierwszym krokiem zazwyczaj jest właśnie analiza przedwdrożeniowa.

‍Jak wygląda proces analizy przedwdrożeniowej w praktyce?

Jak to wygląda w praktyce? Pojawiają się techniczni konsultanci. Umawiane są różnego rodzaju warsztaty, spotkania, które są realizowane w grupach. I każdy opowiada, jak wygląda jego praca, jakie ma potrzeby, jakie problemy widzi. I na tej podstawie tworzona jest dokumentacja. To często dziesiątki, a nawet setki stron, które opisują, jak działają obecne procesy, jakie wymagania ma spełniać nowy system, jakie funkcjonalności są absolutnie kluczowe, a jakie są mile widziane. I rzeczywiście, analiza ma oczywiście swoje duże plusy.

Zalety analizy przedwdrożeniowej - porządek, wiedza i wycena

Po pierwsze, porządkuje wiedzę, która jest rozproszona w organizacji. Po drugie, daje wspólny obraz tego, co firma chce osiągnąć. Po trzecie, to świetna baza do wyceny. Możesz wysłać taki dokument do kilku dostawców i zobaczyć, jakie rozwiązania ci zaproponują, ile one będą kosztować.

Ograniczenia analizy przedwdrożeniowej - gdzie firmy popełniają błędy?

Tylko, że analiza ma też swoje ograniczenia. Pierwsze, wszystko, co znajduje się w raporcie, bazuje przede wszystkim na deklaracjach ludzi. Na tym, co mówią pracownicy, menedżerowie, czy zarząd. A wiemy, że te deklaracje nie zawsze mają wiele wspólnego z codziennością.

‍Dlaczego analiza przedwdrożeniowa często nie odzwierciedla rzeczywistości?

Pracownicy często opisują procesy tak, jak one powinny wyglądać, a nie tak, jak naprawdę wyglądają. Podobnie jest zresztą z zarządami. Zarządy bardzo często opisują swoją wizję przyszłości, albo też pokazują to, w jaki sposób wyobrażają sobie, jak działa firma, a okazuje się, że kompletnie jest inaczej w rzeczywistości. Podając też inny przykład, na warsztacie wszyscy mówią, że wszystkie zamówienia obsługiwane są w systemie. Ale kiedy patrzymy na praktykę, siedząc z tymi ludźmi tam, gdzie oni rzeczywiście pracują, okazuje się, że 30% przychodzi mailem i tak naprawdę ktoś musi je ręcznie przepisywać. Druga rzecz, analiza bardzo często pomija ryzyka, nie uwzględnia sezonowości, nie bierze pod uwagę ograniczeń, nie pokazuje, co działa poprawnie i czego lepiej nie ruszać, bo to jest fundament biznesu. I wreszcie, analiza koncentruje się głównie na tym, jak problem rozwiązać, czyli co system powinien mieć, jakie funkcje powinien realizować, ale nie zawsze szuka odpowiedzi na pytanie, dlaczego ten problem w ogóle istnieje.

Wizja lokalna - co to jest i dlaczego warto ją zrobić przed analizą?

I tutaj dochodzimy do sedna wizji lokalnej, jest to krok wcześniej niż analiza przedwdrożeniowa. Na czym polega owa wizja lokalna? CTO, czyli dyrektor technologiczny, dyrektor IT, przychodzi do firmy i zamiast słuchać tylko deklaracji, patrzy, jak faktycznie wygląda codzienna praca. Nie na slajdach, nie w raporcie, nie na grupowym spotkaniu, gdzie każdy przytakuje, tylko na miejscu, w sprzedaży, w logistyce, na magazynie czy w produkcji, patrząc też przez pryzmat wywiadów indywidualnych z osobami faktycznie jeden na jeden. I wtedy okazuje się, że rzeczywistość wygląda zupełnie inaczej niż w dokumentach.

‍Przykłady różnic między dokumentacją a rzeczywistością w firmach

Na przykład system ERP działa, ale operatorzy i tak spisują zlecenia na kartkach, bo terminale się zawieszają. CRM istnieje, ale 70% sprzedaży raportowane jest w Excelu, bo system nie wspiera realnych procesów działu handlowego. Magazyn ma nowoczesne oprogramowanie, ale część dostaw i tak wprowadzana jest ręcznie, bo integracja z dostawcami nie została skończona albo nie działa w pełni. I tego z reguły nie znajdziesz w analizie przedwdrożeniowej, bo tam pracownicy opowiadają, jak powinno być, a nie jak jest naprawdę. Wizja lokalna pokazuje też przyczyny problemów. I często okazuje się, że czasami wystarczy usunąć źródło problemu. Na przykład usprawnić jakąś integrację, wymienić jakiś moduł, albo zwyczajnie przemodelować jakiś proces, żeby biznes zyskał ogromnie dużo.

Jak wygląda wizja lokalna w praktyce?

I tutaj pojawia się właśnie rola CTO, czyli tego dyrektora IT. Bo wizja lokalna to nie tylko obserwacja, to także, a może przede wszystkim, interpretacja tego, co obserwujemy. Dyrektor IT tłumaczy cele biznesowe na język technologii. Potrafi wskazać rozwiązania, o których zarząd sam nie pomyśli, bo nie ma tej technicznej wiedzy i wcale nie musi mieć.

Hybrydowe podejście zamiast gotowych systemów SaaS

Na przykład zamiast kupować gotowe systemy SaaS, czyli abonamentowe, które w teorii mają rozwiązać wszystkie problemy, lepiej postawić często na podejście hybrydowe, czyli fundament w oparciu o sprawdzoną platformę open source i do tego kilka dedykowanych aplikacji, które obsłużą unikalne procesy firmy. I to właśnie różni wizję lokalną od analizy przedwdrożeniowej. Analiza opisuje, jak coś ma wyglądać. Wizja lokalna pokazuje, dlaczego to dziś nie działa. A kiedy połączysz jedno z drugim, dostajesz nie tylko mapę procesów, ale i prawdziwy obraz terenu, po którym się poruszasz.

Case study: firma z branży hurtowej, która przepłaciła za analizę

Często jakbym miał praktycznie opowiedzieć, czym różni się analiza przedwdrożeniowa od wizji lokalnej, lubię przytoczyć przykład jednego z naszych klientów. Klienta, który właśnie przeszedł tę drogę budowania analizy przedwdrożeniowej i słono za nią zapłacił. Firma z branży hurtowej i częściowo produkcyjnej, obecnej na rynku od lat, miała własny e-commerce i systemy, które powstawały krok po kroku przez wiele lat. W pewnym momencie zauważyła, że system, z którego korzysta, jest przestarzały, wolny i nie odpowiada kompletnie na potrzeby klientów, ani na ówczesne już potrzeby biznesowe. Szukała więc rozwiązania i trafiła na firmę, która wyszła z propozycją postawienia systemu zupełnie od podstaw i zrobiła analizę przedwdrożeniową, jak ten system powinien działać. Na warsztatach i w dokumentacji opisano procesy, oceniono sytuację, teoretycznie nawet cele biznesowe, które sprowadzały się głównie do skalowania sprzedaży. Wskazano, że przez lata narastał dług technologiczny, a monolit, na którym opierał się system, coraz bardziej hamował rozwój.

Co poszło nie tak w tym wdrożeniu?

Nowa platforma e-commerce będzie zbudowana w całości w trzy miesiące. Budżet i terminy wyznaczone, specyfikacja gotowa. Problem w tym, że analiza nie uwzględniła tak naprawdę trzech rzeczy. Po pierwsze, że firma wchodziła właśnie w szczyt sezonu. Po drugie, że część rozwiązań działała dobrze i można je było jednak zostawić. I po trzecie, że rewolucja, czyli w cudzysłowie zaoranie wszystkiego i budowa od zera, to ogromne ryzyko dla stabilności biznesu. Jak to się skończyło? Po sześciu miesiącach, a nie po trzech, wdrożenie było gotowe, ale jak wykazał późniejszy audyt, zaledwie w 27% funkcjonalności. I na tym etapie zostaliśmy zaproszeni, żeby przyjrzeć się tej sytuacji. I zamiast wywracać wszystko, postawiliśmy najpierw na dobrą diagnozę. Po pierwsze, wykorzystujemy to, co działa. Po drugie, zaczynamy od największych bolączek biznesowych, nie technicznych, co super jest ważne. Po trzecie, zostawiamy solidny fundament, a tylko te procesy, które faktycznie wymagają zmiany, wydzielamy i budujemy od nowa na dedykowanych rozwiązaniach, osobnych, tak zwanych mikroserwisach.

Efekt wizji lokalnej - bezpieczna transformacja i elastyczna architektura

Biznes ani na chwilę się nie zatrzymał. Klient zyskał bezpieczną ścieżkę rozwoju i elastyczną architekturę, którą można rozwijać krok po kroku. I to jest właśnie sedno wizji lokalnej. Nie chodzi tylko o to, żeby pokazać, jak coś mogłoby wyglądać, jakie to będzie ładne, czystne, piękne, jak będzie nowe. Chodzi o to, żeby wybrać drogę, która jest realna, bezpieczna i przede wszystkim dopasowana do możliwości Twojej firmy. Takich historii mamy za sobą już naprawdę sporo.

‍Analiza vs wizja lokalna - czego naprawdę potrzebujesz?

I wiesz co? Za każdym razem wychodzi, że analiza mówi o tym, co chcemy mieć, a wizja lokalna pokazuje, czego naprawdę potrzebujemy.

Zacznij od wizji lokalnej, by uniknąć kosztownych błędów

Dlatego, jeśli stoisz przed decyzją o nowym systemie, zacznij od wizji lokalnej. Może się okazać, że zamiast rewolucji wystarczy kilka dobrze dobranych kroków. I to, co mogę powiedzieć na koniec, im lepiej firma wdrożeniowa pozna Twoją firmę, im bardziej przypatrzy się tym, co robicie tu i teraz i dopiero według tego zastanowi się i wdroży to, jak to będzie wyglądało w przyszłości, dopiero wtedy wizja lokalna i analiza przeddrożeniowa mają sens.