Dlaczego wdrożenie ERP rzadko wygląda tak, jak sobie założyłeś - o kosztach, których się nie spodziewasz

Wprowadzenie do odcinka i cel podcastu

Cześć, dzień dobry, z tej strony Grzegorz Tabor, a to jest podcast IT i Biznes, gdzie jako dyrektor technologiczny pomagam przedsiębiorcom i menadżerom realizować projekty IT, które wspierają cele biznesowe skutecznie i w terminie. Jeśli napotykasz na swojej drodze wyzwania i potrzeby wsparcia twojego biznesu świadomie z użyciem technologii, ten podcast jest dla ciebie. Odcinek 57.

Dlaczego warto posłuchać tego odcinka?

W tym odcinku szczerze porozmawiam o tym, skąd biorą się te ukryte koszty, takie, o których firmy zwykle dowiadują się dopiero czy to w samym procesie wdrożenia czy zaraz po jego ukończeniu potencjalnym. Podzielę się wnioskami z naszych rozmów z przedsiębiorcami, opowiem o najczęstszych błędach i podpowiem, jak się na nie zawczasu przygotować. Jeśli planujesz wdrożenie, jesteś w jego trakcie lub zastanawiasz się, jak uniknąć wpadek, ten odcinek jest dla ciebie.

Posłuchaj, wyciągnij wnioski i spraw, by system, który wdrażasz, był mocnym fundamentem firmy. Nie przedłużając, serdecznie zapraszam do części głównej dzisiejszego odcinka. Cześć, dzień dobry.

Witam Was serdecznie w kolejnym odcinku podcastu IT i Biznes.

Czym jest ERP i dlaczego jego wdrożenie to wyzwanie

Dzisiaj opowiem Wam o systemach ERP, a bardziej skupimy się na wdrożeniu czy zmianie systemu, który niekoniecznie spełnia już nasze wymagania. ERP to znacznie więcej niż zwykłe oprogramowanie.

Z reguły jest to w pewnym sensie taki kręgosłup organizacji, centrum zarządzania, centrum informacji i kontroli. To w obszarze tego systemu bardzo często okrzyżują się procesy produkcji, wynikające z tego dane, dane o sprzedaży, o magazynie, finansach czy kadrach. Dlatego wdrożenie takiego systemu do zapanowania nad swoimi wszelkimi zasobami będącymi w firmie, to zawsze duże wyzwanie, zarówno organizacyjne, jak i technologiczne.

Wnioski ze śniadania biznesowego – najczęstsze problemy przy wdrożeniach

A zanim przejdę do szczegółów, chciałbym podzielić się z Wami kilkoma wnioskami. Ostatnio z ramienia naszej firmy Innovation Software wraz z Nikolaus Bankiem mieliśmy okazję organizować śniadanie biznesowe z przedsiębiorcami, gdzie poruszaliśmy właśnie tematy wdrożeń IT. Z tych rozmów wyłoniło się kilka bardzo ciekawych wniosków, którymi chciałbym się z Wami podzielić.

Podczas spotkania zadaliśmy kilka kluczowych pytań. Po pierwsze, jakie są największe wyzwania podczas wdrożenia IT? Okazało się, że wielu przedsiębiorców skazało na dwa główne problemy.

Źle zdefiniowane wymagania i pominięta analiza

Po pierwsze, źle zdefiniowane wymagania na początku.

Jeden z kluczowych etapów wdrożenia, czyli pewnego rodzaju analiza przedwdrożniowa, czy po prostu przemyślenie tego wdrożenia zawczasu, była często pomijana lub przeprowadzona powierzchownie. A to właśnie wtedy powinniśmy dokładnie zrozumieć, jak działa firma, jakie ma procesy, jak użytkownicy będą korzystać z nowego systemu i z jakimi innymi narzędziami powinno się ten system zintegrować. Bez tego fundamentu dalsze prace często prowadzą do problemów i nieporozumień.

Integracja systemów jako bariera wdrożeniowa

A drugi powód, jaki był wskazany, to właśnie owa integracja wielu różnych systemów. Okazało się, że firmy mają często szereg działających narzędzi, każdy ze swoimi jakimiś procesami, założeniami, danymi, czy też sposobami zarządzania i wyzwaniem jest sprawić, by wszystkie te elementy ze sobą sprawnie współgrały, a nowy system ERP był w stanie się w to wszystko wkomponować.

Zbyt ambitne harmonogramy i problemy z budżetem

Kolejny wniosek, który się często pojawiał to, uwaga, zbyt ambitny harmonogram.

Przedsiębiorcy mówili wprost, plan był troszkę życzeniowy. Nie wzięto pod uwagę, jak dużo zmian, testów, czy szkoleń, czy też odbiorów wymaga dane wdrożenia i dlatego rzeczywistość mocno rozjeżdżała się w stosunku do harmonogramu. Następnie zapytaliśmy o budżet i w wielu wypadkach to była tajemnica, o której nikt w firmie głośno nie mówi.

Tak jak się okazało, budżet znacznie był przekraczany, co gorsza nie poprzez zwiększanie zakresu, tylko po prostu przez brak zrozumienia.

Tylko 50% funkcjonalności wdrożonych na czas

Kolejny, szalenie istotny wniosek dotyczył funkcjonalności. Okazało się, że aż połowa, ponad połowa w zasadzie przepytanych użytkowników stwierdziła, że udało się wdrożyć tylko 50% planowanych funkcjonalności na czas.

To pokazuje, jak mocno w rzeczywistości wdrożenie rozmija się z wstępnym planem. I dlaczego mówię o tych wynikach z tego mini badania przeprowadzonego na owym wydarzeniu? Bo wszystkie te wyzwania, źle zdefiniowane wymagania, skomplikowane integracje, czy po prostu przekroczony budżet lub niedowieziony zakres, który był ustalony w tym budżecie, mają jedno wspólne. Dotyczą wdrożeń IT, a w centrum wielu z nich znajduje się system ERP.

Dlaczego firmy rozważają zmianę ERP

I nawet firmy, które mają już działające ERP, często stają przed dylematem, czy zostać przy obecnym systemie, czy szukać nowego, bo stary być może już się zdezaktualizował, przestał być opłacalny, lub np. koszty licencji mocno wzrosły. Takiego wyboru nie podejmuje się z dnia na dzień, bo też z badań wynika, że proces poszukiwania tego typu rozwiązań trwa średnio około 6 miesięcy.

Firmy podchodzą do niego odpowiedzialnie, sprawdzając wielu dostawców i szukając informacji, czy dane wdrożenie rzeczywiście przyniesie wymierne korzyści. Ale mimo to, nie zawsze to się udaje. Firmy mają ze sobą wdrożenia, które okazały się kosztowne, a w efekcie wcale nie pomogły w optymalizacji procesów, czy w rozwoju.

Ale uwaga, nawet po takich doświadczeniach, żeby się rozwijać, skutecznie zarządzać produkcją, czy np. wchodzić na nowe rynki, firmy muszą inwestować w technologię. Nie da się dzisiaj skutecznie rosnąć bez mocnego zaplecza IT.

Kaskadowe vs. zwinne podejście do wdrożeń

Tak przynajmniej uważam. I tak jak wspomniałem, wdrożenie, czy wymiana ERP to długoterminowe przedsięwzięcie, a firmy często mają pokusę, by wdrożyć wszystko naraz, tak jakby w jednej wersji zamknąć całe zarządzanie w jednej szufladzie. Takie podejście kaskadowe rzadko się, niestety, sprawdza.

Dlaczego? Bo w wielu organizacjach procesy się mocno przeplatają, są zależne od siebie, a wdrażany system musi pracować z wieloma innymi aplikacjami, czy to wdrożonymi rozwiązaniami gotowymi, czy jakimiś nadpisanymi przez programistę dodatkowymi funkcjonalnościami, zaślepkami, patchworkami. Dlatego znacznie skuteczniejsze jest wdrożenie zwinne, powiedzmy takie modułowe, krok po kroku, wdrażając na początek, czy zaopiekowując te obszary, które są rzeczywiście priorytetowe z perspektywy biznesowej. Sprawdzamy wówczas też, jak one się sprawują w praktyce już po wdrożeniu.

W razie potrzeby wprowadzamy korekty, a potem przechodzimy dalej. Takie podejście daje szereg korzyści, bo pozwala uniknąć przeładowania organizacji zmianami, umożliwia lepszą kontrolę kosztów i harmonogramu, bo wiesz, na jakim jesteś etapie, jak sobie radzisz i przede wszystkim na bieżąco wyciągasz wnioski z tego, co zostało wdrożone i dajesz szansę użytkownikom na stopniowe wdrożenie się w nowy system, włączając go moduł po modulę, na szansę na to, żeby mogli nauczyć się procesów i wyciągnąć wniosków na kolejne wdrożenia.

Dlaczego warto zaplanować architekturę systemu

Kluczem w takiej zmianie jest dokładne zaprojektowanie architektury całego systemu zawczasu, czyli przemyślenie strategiczne tego, jakie rzeczy będą Ci potrzebne rzeczywiście w Twojej firmie i przygotowany roadmap tego, jak krok po kroku je wdrażać.

Dlaczego takie podejście? Pominięcie jakiegoś obszaru, na przykład magazynu, produkcji, czy zarządzania zamówieniami, w fazie projektowej skutkuje tym, że w pewnym momencie się zwyczajnie potkniemy i takiego pominięcia zwykle się mocno żałuje, bo wprowadzenie zmian w działającym systemie albo wciśnięcie w niego dodatkowego modułu często pociąga za sobą opóźnienia, dodatkowe koszty, no i przede wszystkim zamieszanie w całej organizacji i konieczność nadpisywania do nadpisywania. Dlatego tak istotny jest etap analizy i tak jak już mówiliśmy, sprawdzenie procesów firmy, zdefiniowanie wymagań i rozrysowanie architektury całej docelowej aplikacji systemu, w pewnym sensie tak jak się buduje dom. Najpierw dbamy o to, żeby był dobry projekt tego domu, następnie dopiero wylewamy fundamenty, potem budujemy szkielet, a na końcu realizujemy wykończenie, nigdy na odwrót.

Szerszy kontekst zamiast punktowego wdrożenia

Ale co więcej, często firmy, które się do nas zgłaszają mają jedną mocno sprecyzowaną potrzebę na początku. Na przykład właśnie chcemy wdrożyć wspomnianego ERPA i gdybyśmy działali szablonowo, wdrożylibyśmy po prostu oprogramowanie tak jak wiele firm to robi. Ale takie podejście pomija ten szerszy obraz.

Wdrożenie nie jest celem samym w sobie. Celem jest przygotowanie firmy na rozwój. Na przykład gdy organizacja planuje postawienie dodatkowej hali produkcyjnej, pociąga to za sobą szereg zmian.

Wdrożenie systemu MES czy RCP, zarządzanie produkcją w czasie rzeczywistym, pomiar efektywności czy integrację informacji z wielu systemów i procesów. Jeżeli takiego szerszego spojrzenia zabraknie, czyli nie wyjdziemy od tego, żeby najpierw sobie to wszystko zmapować, gdzie, co jest, jak się z czym komunikuje. Nie mamy takiej pełnej architektury z lotu ptaka.

Tylko patrzymy projektowo, wybiórczo, tylko na ten pojedynczy na przykład ERP czy MES, jaki miałby być wdrożony, który miałby być tym mocnym fundamentem, to szybko okaże się on wówczas niewystarczający. I będzie wymagać zmian, dodatkowych integracji, a często nawet przepisywania tego systemu czy po prostu wdrażania innego w jego miejsce, bo może się okazać, że bez przemyślenia czegoś takiego bardzo dużego nam będzie tutaj brakowało. To będzie generowało mega duże dodatkowe koszty, opóźnienia i też ogromne zamieszanie w organizacji.

Rola mapy architektury i celów strategicznych

I dlatego tak mocno podkreślamy tą rolę mapowania architektury i nazwania długoterminowych celi strategicznych biznesu. Taka roadmapa pomaga spojrzeć na biznes holistycznie, w szerszym horyzoncie czasu, pozwala uniknąć sytuacji, w której wdrożony system zaraz wymaga wielu zmian, doklejania różnych rzeczy czy przepisywania pod jakieś zmiany w procesach. Tworzy fundament, na którym można skutecznie budować kolejne elementy, czy to produkcję, logistykę, zarządzanie personelem, czy po prostu zarządzanie danymi z przeróżnych obszarów.

Najczęstszy błąd: skupienie na systemie, nie na firmie

I na koniec chciałbym zostawić Was z jedną ważną refleksją. Często spotykamy się z podejściem, że wybór systemu np. ARP to kwestia porównania gotowych pudełkowych rozwiązań i wybrania tego z najlepszą listą funkcjonalności.

I choć te funkcje oczywiście, że są ważne, to jednak nie one same decydują o sukcesie wdrożenia. Takie podejście zakłada, że istnieje idealny system, który pasuje od razu do wszystkich firm, nawet danego rodzaju. No i zwyczajnie wystarczy wybrać ten z najlepszą listą funkcji.

Tymczasem i to jest super ważne, bo to co działa u jednego przedsiębiorstwa może zupełnie nie sprawdzić się w innym, gdzie procesy, kultura pracy, czy po prostu ludzie, czy potrzeby są inni. I skupienie się na samych funkcjach bez dogłębnego zrozumienia własnej firmy, jej celów, procesów bardzo często prowadzi do problemów na etapie wdrożeniowym. I właśnie to potwierdziły nasze mini badania na wspomnianym wydarzeniu, że te problemy zawsze wychodzą na światło dzienne, a ich główna przyczyna to skupienie się na danym projekcie, systemie, a nie na całym biznesie na początek ze strony strategicznej.

I dlatego najważniejsze jest, by najpierw dobrze poznać i zrozumieć swoją firmę, zanim zaczniemy wybierać narzędzia IT i przede wszystkim zanim zaczniemy je wdrażać.

Zakończenie i zaproszenie do kontaktu

Dziękuję bardzo, że byliście z nami. Jeżeli spodobał Wam się ten odcinek, zapraszam do subskrypcji podcastu i przesłuchania wcześniejszych jego odcinków, a jeśli macie pytania lub chcecie porozmawiać o wdrożeniach w Waszej firmie, śmiało skontaktujcie się z nami.

Dzięki raz jeszcze za dziś i do usłyszenia w kolejnym odcinku.