Firmy produkcyjne - trudna sztuka cyfryzacji procesów. Dlaczego?

Wprowadzenie do odcinka i kontekst cyfryzacji

Cześć, dzień dobry, z tej strony Grzegorz Tabor, a to jest podcast IT i Biznes, gdzie jako dyrektor technologiczny pomagam przedsiębiorcom i menadżerom realizować projekty IT, które wspierają cele biznesowe skutecznie i w terminie. Jeśli napotykasz na swojej drodze wyzwania i potrzeby wsparcia twojego biznesu świadomie z użyciem technologii, ten podcast jest dla ciebie. Odcinek 55.

Firmy produkcyjne. Trudna sztuka cyfryzacji procesów. Dlaczego? Dlaczego mimo rosnącej presji rynkowej wciąż wielu przedsiębiorców nie potrafi oderwać się od Excela i ręcznego planowania? W tym odcinku podcastu IT i Biznes przyglądamy się branży, w której technologia powinna grać pierwsze skrzypce, a często wciąż jest tylko dodatkiem.

Dlaczego cyfryzacja w produkcji wciąż kuleje?

Z czego to wynika? Jakie są największe bariery cyfrowej transformacji w produkcji? I co może być pierwszym bezpiecznym krokiem, który naprawdę coś zmieni? Na przykładzie konkretnego case study pokażę Ci, jak można zaplanować transformacje bez chaosu, bez niedopasowanych narzędzi i bez ryzyka utraty kontroli nad operacjami. Nie przedłużając, serdecznie zapraszam do części głównej dzisiejszego odcinka. Cześć, dzień dobry.

Witam serdecznie w odcinku 55. Działamy dzisiaj na temat firm produkcyjnych, cyfryzacji procesów w firmach produkcyjnych i dlaczego jest to trudne. Rozpocznę trochę nietypowo, bo od ogłoszenia.

Mianowicie już jutro o 11.00 razem z Mateuszem Mucharskim prowadzimy otwartą sesję strategiczną na temat tego, jak wypracować rozwiązania technologiczne dopasowane do konkretnego biznesu. Jeśli jeszcze się nie zapisałeś, to już jest naprawdę ostatni dzwonek. Nawet jeśli nie możesz być na żywo, to i tak warto się zapisać, bo każda zarejestrowana osoba otrzyma dostęp do pełnego nagrania z tego webinaru, tej sesji strategicznej.

A z uwagi na to, że to nagranie nie będzie ogólnodostępne, to polecam się zapisać tak, żeby można było link przynajmniej z nagrania otrzymać. OK, koniec ogłoszeń, wracamy do merytoryki. I zobaczcie, dzisiaj będziemy rozmawiać o tym, jak to wygląda w branży produkcyjnej ta cyfryzacja, czyli w sektorze, który coraz śmielej inwestuje w optymalizację, w sztuczną inteligencję, w systemy ERP, ale jednocześnie w wielu przypadkach wciąż nie może oderwać się od Excela i papieru.

Z jednej strony rosnące oczekiwania wobec nowoczesnych narzędzi, z drugiej codzienność, w której aż 58% firm nadal ręcznie wprowadza dane do systemów. Chociaż wiele firm opiera swoje decyzje na danych, to jak pokazuje raport o kondycji polskich przedsiębiorstw pod kątem cyfryzacji, cyfrowa transformacja postępuje u nas mimo wszystko wolno i z oporami. Dla porównania tylko 6,8% średnich firm w Polsce osiągnęło bardzo wysoki poziom cyfryzacji, podczas gdy średnia unijna wynosi 9,6%.

W skali konkurencyjności na rynku europejskim to różnica, którą z pewnością trzeba jak najszybciej nadrobić. Dlaczego tak się dzieje? Jakie bariery szczególnie blokują rozwój? I co musi się wydarzyć, żeby technologie faktycznie zaczęły pracować na sukces firm produkcyjnych?

Branża produkcyjna jako przypadek szczególny

No i zobaczcie, generalnie jak rozmawiamy z osobami z firm produkcyjnych, to bardzo często słyszymy o tym, jaką to oni są specyficzną branżą, albo że ich firma jest specyficzna. I mówię to z pełnym przekonaniem też, że często tak jest, że te firmy są w pewnym sensie specyficzne, bo im więcej projektów realizujemy dla tego sektora firm produkcyjnych, tym mocniej widzimy, że tutaj nie ma tak naprawdę jednego określonego scenariusza.

W przeciwieństwie do np. retailu czy logistyki, gdzie często można wdrożyć jakieś gotowe rozwiązanie i szybko zobaczyć efekty, czy też np. w porównaniu do e-commerce’u, gdzie też pewne rzeczy są powtarzalne i jest bardzo dużo gotowych platform, z których można sporo wykrzesać, to jednak okazuje się, że w produkcji procesy bywają unikalne, często bardzo mocno osadzone w realiach konkretnego zakładu, maszyn, organizacji pracy, czy cyklu produkcyjnego.

I to powoduje, że wdrożenie jakiegokolwiek systemu, a tych systemów dla produkcji mamy stosunkowo dużo, bo i różnego rodzaju ERP-y, i MES-y, i APS-y, czy też różne inne, to musi być bardzo dobrze przemyślane i dopasowane, tak żeby wszystkie systemy każdej klasy ze sobą dobrze współpracowały. No i też z drugiej strony, im głębiej wchodzimy w ten świat, tym bardziej widzimy ile procesów w środku się dzieje i jak bardzo są one od siebie zależne. I teraz, jeśli chcemy te procesy cyfryzować, automatyzować, to nie wystarczy podłączyć jedno narzędzie z reguły, trzeba zacząć myśleć bardzo systemowo, czyli jak połączyć dane z punktu A, B, C i D, żeby decyzje biznesowe były trafne i aktualne.

A w wielu przypadkach zdarza się, że nikt tak naprawdę nie ma jednej spójnej mapy tego, jak działa na przykład cały zakład, albo jakie rozwiązania są brane pod uwagę, jeżeli chodzi o architekturę, co ciekawe. Do tego dochodzi jeszcze jeden mega ważny aspekt. Wiele firm produkcyjnych działa na rynku już od lat.

Mają wypracowane schematy, które do tej pory po prostu działały, bo musiały działać, jeszcze zanim w ogóle cyfryzacja była realnie dostępna. I często te procesy powstawały organicznie, czyli trochę metodą prób i błędów, z ogromną wiedzą operacyjną, zakorzenioną w ludziach, w ich głowach, a niekoniecznie w systemach.

Dlaczego gotowe rozwiązania zawodzą?

I teraz przychodzi moment transformacji, czyli próba przeniesienia tej wiedzy, procesów, działania analogowego do świata cyfrowego, tak aby nie zatracić tego, co działało dobrze, ale jednocześnie zyskać nowe możliwości, czyli np.

lepsze raportowanie, optymalizację, czy też w niektórych miejscach automatyzację. Jaki jest problem? Gotowe rozwiązania zazwyczaj nie rozumieją tej złożoności, a firmy często też nie mają ani czasu, ani zasobów, ani wiedzy, żeby to wszystko przemyśleć. Do tego dochodzi codzienna operatywa, bieżące sprawy, awarie.

W skrócie wdrażanie nowych rzeczy schodzi więc na dalszy plan, siłą rzeczy, bo zazwyczaj nie ma kto się tym zająć.

Od czego zacząć transformację?

I teraz pojawia się ważne pytanie, czy pracując, czy współprowadząc firmę produkcyjną od razu musisz liczyć się z budowaniem dedykowanego rozwiązania pod twój unikalny proces? Też niekoniecznie. Wiele gotowych narzędzi może być świetną bazą, pod warunkiem, że dobrze wybierzesz.

Warto zwrócić uwagę na kilka rzeczy, np. na otwartość kodu, czyli możliwość modyfikacji i rozbudowy w przyszłości. Na API integracje, żeby dane mogły swobodnie przepływać między systemami, a nie tkwiły w silosach.

Modułowość, która pozwala wdrażać rozwiązania etapami bez rewolucji w całej firmie.

Case study – transformacja w praktyce

Chciałbym Ci opowiedzieć, jak to może wyglądać w praktyce, na przykładzie jednego z projektów, które mieliśmy okazję realizować dla naszego klienta. Myślę, że warto o tym wspomnieć, bo cały proces produkcyjny był naprawdę wymagający.

Firma, z którą współpracujemy, produkuje towar krótkotrwały na skalę przemysłową i co też potwierdzają dane z początku dzisiejszego odcinka, jak wiele innych firm opierała swoje działania operacyjne, a przede wszystkim planowanie produkcji na arkuszach Excel i kilku wewnętrznych aplikacjach napisanych w formie takiej, jak nazwijmy to, proof of concept, czyli takich właśnie wstępnych wersjach systemów, mini aplikacji, które pokrywały jakiś pojedynczy kawałeczek, pojedynczy obszar. Problem polegał na tym, że cały proces planowania był bardzo wrażliwy na błędy, a przy produkcie, który ma krótką trwałość, każde niedoszacowanie lub nadwyżka wiąże się z realnymi stratami finansowymi. W współpracy zaczęliśmy tutaj od szczegółowej analizy potrzeb i działania specyfiki firmy.

Pojechaliśmy na tzw. wizję lokalną, a czym jest dokładnie taka wizja, to opowiadałem też już w odcinku 53, dlatego jeżeli chciałbyś, bądź chciałabyś trochę więcej o tym posłuchać, co to jest wizja lokalna w IT i jak wpływa na skuteczność wzrożenia IT, to serdecznie tam cię zapraszam. A kontynuując opowieść, już po pierwszych dniach warsztatów, tak naprawdę mieliśmy w sumie dwa dni warsztatowe, ale bardzo wytężone.

I po tych pierwszych dwóch dniach, kiedy w ogóle zaczęliśmy współpracę poprzez właśnie taki warsztat, i co ważne, nie zawsze taki warsztat prowadzimy, ale to jest inny temat, zauważyliśmy, że system, który firma planowała wdrożyć, po prostu nie poradzi sobie w ich rzeczywistości. I czy ten system był zły sam w sobie? Otóż nie. Ale nie odpowiadał na konkretne potrzeby biznesowe i operacyjne tego konkretnego klienta.

Więc po tym jak już w ramach warsztatów zapoznaliśmy się z biznesem klienta, z tym jak dokładnie działa proces produkcji, kto wokół niego pracuje, jak działa marketing, sprzedaż, w jaki sposób dane między produkcją a magazynem też są przesyłane, w jaki sposób dzieje się logistyka, czyli w skrócie, zyskaliśmy takie kompendium wiedzy do tego, żeby rozumieć, jak rzeczywiście działa ta firma, bo na tym polegała nasza wizja lokalna przede wszystkim, to zmapowaliśmy architekturę, jaka ona jest i jaka powinna być.

Jak zaprojektowano nową architekturę IT?

To, co ważne, to fakt, że zmapowaliśmy klientowi też klasy systemów, jakich tak naprawdę by potrzebował i okazało się, że tam i pojawiały się potrzeby systemu APS, czyli do planowania produkcji i systemu MES, czyli do zarządzania produkcją i systemu WMS, czyli do zarządzania magazynem, logistyką. Pojawiły się też elementy związane z systemem CRM, czyli właśnie do zarządzania sprzedażą i relacjami z klientami i tym sposobem doszliśmy też do etapu, w którym okazało się akurat u tego konkretnego klienta, że tak naprawdę trzeba by wdrożyć kilka systemów różnej klasy, z każdego wziąć po kawałku jakąś część funkcjonalności, po to, żeby koniec końców, finalnie dopasować te systemy w 100% całości do celów biznesowych i do procesów, jakie funkcjonują w firmie klienta.

Rola mikroserwisów i elastyczności systemu

No i projektując nową architekturę, oparliśmy ją o aplikacji, czy zbiorze aplikacji i zestawie mikroserwisów, gdzie każdy z tych mikroserwisów odpowiadał za konkretną czynność w ramach tego procesu produkcyjnego. Ale mieliśmy też inny przypadek tego typu, gdzie dany mikroserwis odpowiadał na przykład za konkretną halę produkcyjną. Tutaj też w zależności od akurat klienta.

I takie mikroserwisy pełnią funkcję łącznika, akurat w tym wypadku drugim, pomiędzy konkretną halą, gdzie dzieją się jakieś różne procesy, procesem zbierania danych i systemem ewidencji, dzięki czemu jest możliwy stały pomiar wydajności, lepsza optymalizacja pracy, skuteczniejsze zarządzanie zasobami i nie oszukujmy się, dużo łatwiejsza forma realizacji czynności biznesowych, funkcjonalnych w ramach aplikacji, która jest ku temu dedykowana, a nie w ramach Excela, który jest po prostu tabelką, gdzie dane można przepisywać albo co gorsza kartka zeszyt, gdzie dane są zbierane. Taka struktura działania, czyli taka zaprojektowana nowa architektura rozwiązań dała firmie coś więcej niż tylko w pewnym sensie system, dała też odporność operacyjną. Jeśli w jednej hali na przykład coś przestaje działać, to inne części systemu nadal funkcjonują bez zakłóceń.

Realne efekty – co zyskała firma?

Już po kilku pierwszych dniach współpracy, już po warsztacie, czyli po takich dniach, kiedy już zaczęliśmy przechodzić do budowy systemu, do stosowania systemu do potrzeb klienta, już wtedy widać, było realne korzyści. Z jednej strony uniknięto tutaj kosztownej inwestycji w rozwiązanie, które byłoby niedopasowane do modelu działania, a w zamian zyskano podejście z elastyczną, rozszerzoną architekturą, przede wszystkim dopasowaną też do systemów, jakie w firmie działały, bo to jest też bardzo ważna kwestia, że tak naprawdę to nie było wywrócenie do góry nogami całej architektury, zaproponowanie po prostu w cudzysłowie naszych rozwiązań i tyle, tylko dopasowanie częściowo rozwiązań dostępnych na rynku, częściowo rozwiązań dedykowanych po to, żeby je w pełnym zakresie wykorzystać, aby firma była technologicznie wspierana długoterminowo. To, co jest szalenie istotne tutaj, to to, że nie tylko doradziliśmy klientowi, jak to powinno wyglądać, jak to powinno działać, ale też zadbaliśmy o to, aby te systemy wdrożyć i też realizować te prace etapami, co powoduje, że to, co obiecaliśmy, że zostanie wdrożone i w jaki sposób to wdrożyć, no to potem zajmujemy się też tym wdrożeniem.

I uważam, że oba aspekty są równie istotne, ale bardzo wielką krzywdę można sobie zrobić, jeżeli za te oba aspekty odpowiadają dwie różne firmy, czyli z jednej strony jedna firma doradza architekturę rozwiązania systemy, a druga tylko wdraża lub, co gorsze, jeżeli trafimy do firmy, która tylko zajmuje się wdrożeniem i po prostu usilnie sprzedaje nam tylko swoje rozwiązanie, które w pewnym sensie, do którego my się musimy wtedy przystosować jako firma, a nie na odwrót. To jest tutaj bardzo ważne. Myślę, że te przykłady pokazują coś, co bardzo często widzimy właśnie w firmach produkcyjnych, czyli chodzi o to, i to jeszcze raz podkreślam, żeby wdrożyć rozwiązanie, które faktycznie pasuje do twojego modelu działania, do tego, jak działają twoi ludzie, do organizacji pracy, czasem nawet do tempa zmian, na które możesz sobie realnie pozwolić, a to wszystko jest możliwe za sprawą właśnie takiej wizji lokalnej, która umożliwia poznanie przedsiębiorstwa od podszewki.

Podsumowanie i kluczowe wnioski

I technologia naprawdę może działać nawet w najbardziej wymagających firmach, ale tak jak zwykle bywa, nie może być oderwana od procesów albo pasować tylko w 80%, bo często wygląda to tak. Firma wdraża jakieś rozwiązanie, które faktycznie automatyzuje, usprawnia część działań, coś faktycznie już działa lepiej, ale na resztę brakuje pomysłu lub co gorsza na etapie wdrożenia dopiero zaczynają wychodzić rzeczy, że nagle okazuje się, że jest jakiś dodatkowy system, który trzeba zintegrować, ktoś z czegoś innego korzysta, a ktoś z czegoś nie korzysta. Jeżeli takie rzeczy zaczynają wychodzić na etapie wdrożenia, trzeba się absolutnie natychmiast zatrzymać i wrócić do podstaw, do korzeni, czyli do tego, jakie mamy cele biznesowe, co my chcemy tak naprawdę tymi wdrożeniami osiągnąć, jak funkcjonują procesy w naszej firmie, jak wygląda architektura systemów do tej pory i dopiero potem planować nową architekturę i wznawiać wdrożenie, jeżeli faktycznie te rzeczy są nadrobione.

Bo jeżeli tych trzech najważniejszych rzeczy, to raz jeszcze podkreślam, cele biznesowe, procesy w firmie, jakie zachodzą od A do Z, od działu marketingu przez produkcję, aż po finalnie rzeczy administracyjne. Jeżeli nie mamy zmapowanej kwestii dotyczącej architektury, jaka jest i jaka powinna być, no to praktycznie każde wdrożenie będzie, przynajmniej dużo bardziej skomplikowane. Nie mówię, że każde się nie uda, bo oczywiście będą takie, które przejdą pomyślnie.

Im mniejsze rozwiązanie wdrożone, tym większa szansa, że się uda, no ale też jeżeli chcemy zadbać o zadowolenie użytkowników końcowych, czyli współpracowników, zarządu, stanowczo warto nad tymi trzema najważniejszymi aspektami się pochylić.

Rekomendacje odcinków

I uwaga! Jeśli jesteś w miejscu, w którym czujesz, że procesy w twojej firmie są zbyt zależne od ludzi, czy też Excela, planowanie bywa loterią, a wdrożenie nowego systemu wydaje się zbyt dużym ryzykiem, albo zbyt wielką niewiadomą, to może to jest właśnie dobry moment, żeby o tym pogadać. Zachęcam cię do kontaktu i mówienia się na bezpłatną sesję strategiczną.

Takie 30 minut rozmowy może ci naprawdę pomóc uporządkować pierwsze myśli i zdecydować, czy takie podejście sprawdzi się również u ciebie. Wszystkie informacje znajdziesz na naszej stronie, a linka zostawię oczywiście w opisie. Jeżeli ten temat cię generalnie interesuje jako wdrożenia różnych systemów IT, to polecam też inne odcinki, w których mówimy m.in. o podejściu do wizji lokalnych i tego, jak to się też różni od analizy przedwdrożeniowej.

I to był wspomniany odcinek numer 53, ale też o tym, dlaczego spojrzenie z zewnątrz często otwiera zupełnie nowe perspektywy i prowadzi do świeżych pomysłów, a to był akurat odcinek 47. Obo podlinkowuję wam też w opisie. Dzięki, że byłeś lub byłaś dzisiaj ze mną.

Jeśli ten odcinek był pomocny, udostępnij go komuś, kto mierzy się z podobnymi wyzwaniami. A jeżeli jeszcze nie subskrybujesz mojego kanału, to serdecznie cię do tego zachęcam. Do usłyszenia w kolejnym odcinku.

Dzięki raz jeszcze i cześć!