Hybryda systemów: rozwiązanie, o którym prawdopodobnie nikt Ci nie powiedział

Wstęp do odcinka

Cześć, dzień dobry, z tej strony Grzegorz Tabor, a to jest podcast IT i Biznes, gdzie jako dyrektor technologiczny pomagam przedsiębiorcom i menedżerom realizować projekty IT, które wspierają cele biznesowe skutecznie i w terminie. Jeśli napotykasz na swojej drodze wyzwania i potrzeby wsparcia twojego biznesu świadomie z użyciem technologii, ten podcast jest dla ciebie. Odcinek 60.

Hybryda systemów. Rozwiązanie, o którym nikt ci prawdopodobnie nie powiedział. Masz dość przepłacania za systemy, z których korzystasz tylko w 20%? A może boisz się, że dedykowane oprogramowanie to studnia bez dna? Ten odcinek może zmienić twoje podejście.

W tym materiale opowiadam o hybrydowych rozwiązaniach IT, które łączą w sobie tylko te funkcje, których naprawdę potrzebujesz z naciskiem na realne potrzeby biznesu i opłacalność wdrożenia. Odcinek ten kieruje szczególnie do firm, które stoją przed wyborem systemu IT wszelakiej klasy, dla osób, które chcą mieć większą kontrolę nad wdrażanymi narzędziami i dla tych, którzy szukają balansu między systemami gotowymi a dedykowanym oprogramowaniem. Jeżeli ten temat jest w twoim zakresie zainteresowań, to serdecznie zapraszam cię do części głównej dzisiejszego odcinka.

Dlaczego wybieramy systemy, które nas zawodzą?

Cześć, dzień dobry. Witam cię serdecznie w 60. odcinku podcastu IT Business.

Na początek zacznę od pewnego pytania. Zdarzyło ci się pewnie kiedyś wdrożyć narzędzie, które miało rozwiązać wszystkie problemy, a ostatecznie nikt albo bardzo mało osób z niego skorzystało? Albo wybrać system tylko dlatego, że korzystają z niego znane marki, a przecież one na pewno zrobiły porządny research? Lub być może ktoś z firmy konkurencyjnej lub z firmy, z którą współpracujesz, jakiś system ci polecił? No właśnie. W tym odcinku przyglądamy się temu, dlaczego tak często sięgamy po często drogie, złożone i teoretycznie najlepsze rozwiązania, które w praktyce zupełnie się nie sprawdzają.

Błędy poznawcze przy wyborze technologii

Porozmawiamy o błędach poznawczych, czyli skrótach myślowych, które rządzą naszymi decyzjami nawet wtedy albo szczególnie wtedy, gdy wydaje nam się, że działamy racjonalnie. Szczególnie, gdy w grę wchodzi technologia, presja czasu i zbyt wiele opcji do wyboru, bo przecież gotowych systemów na rynku wszelkiej klasy jest cała masa. To może wydawać się paradoksalne, ale w wielu firmach, zwłaszcza tych, które nie mają silnego zaprzecza takiego technicznego, pojawia się naturalna pokusa, żeby postawić na coś dużego, znanego, rozbudowanego.

Dlaczego?

Bo w naszej głowie wciąż funkcjonuje prosta zależność, że droższe to pewnie znaczy lepsze. System, który kosztuje np. kilkanaście, kilkadziesiąt tysięcy złotych miesięcznie, czy kilkaset tysięcy jako jednorazowe wdrożenie przy rozwiązaniu gotowym, musi być przecież bardziej zaawansowany, bardziej bezpieczny, taki bardziej enterprise’owy, a skoro jest bardziej enterprise’owy, to znaczy, że i my się w pewnym sensie stajemy bardziej nowocześni enterprise’owi, kiedy go wdrażamy.

Myślimy sobie, że skoro tyle kosztuje, skoro już ktoś przechodził przez wiele wdrożeń tego systemu, no to to zwyczajnie musi działać. Albo też myślimy sobie, że tylko duży system może ogarnąć nasze problemy, no bo przecież mamy nietypowe procesy. Ale czy gotowe rozwiązania są zawsze stosunkowo tanie względem rozwiązań dedykowanych? Trochę tak, trochę nie.

No bo z jednej strony mamy gotowe rozwiązania, kuszące, bo dostępne od ręki, często w modelu abonamentowym, więc płacimy licencję, ktoś robi łatwe, proste wdrożenie, bo przecież przeszedł tę drogę już z wieloma innymi firmami podobnymi do naszych, z naciskiem na podobnymi, no i już działa. I faktycznie, jeśli twój przypadek idealnie wpisuje się w to, co oferuje dane narzędzie, w jaki sposób jest ono wdrażane do firm twojego rodzaju, to może to być świetna opcja, ale w wielu przypadkach gotowe systemy okazują się być w pewnym sensie taką złotą klatką.

Gotowe systemy jako złota klatka

Na początku wszystko działa jak trzeba, ale z czasem nie możemy nic zmienić, jesteśmy zależni od dostawcy, każda nietypowa potrzeba wymaga kombinowania, obchodzenia systemu, albo migracji na coś innego, w pewnym już momencie frustracji.

Licencje i ukryte koszty gotowców

Do tego dochodzą koszty licencyjne, które często wydają się niskie na początku, dopóki nie zaczniemy skorzystać z tych licencji na większą skalę. No bo często jest tak, że w tych modelach licencyjnych gotowych systemów każda dodatkowa osoba w zespole to osobna licencja. Każdy nowy dział, kolejne opłaty, dodatkowe integracje, bardzo często rozliczane jako płatne funkcjonalności premium, chociaż były gdzieś tam kiedyś dostępne na jakiejś rozpisce.

I co gorsza, często procesy wdrożeniowe nie są w tych rozwiązaniach gotowych zaplanowane wcześniej, czy poprzedzone jakąś analizą, co powoduje, że zwyczajnie w świecie ten proces sam wdrożeniowy też nie jest taki hop-siup prosty i przyjemny. I na koniec dnia robi nam się całkiem pokaźna suma, która w skali miesiąca, może nie jest aż tak straszna, ale w skali roku często robi wrażenie. A przecież ten system nigdy nie jest nasz koniec końców.

O tych pułapkach opowiadałem sporo w odcinku numer 56 i 52, także koniecznie wróć do nich po przesłuchaniu tego odcinka. A wracając, z drugiej strony, bo po jednej stronie mieliśmy te rozwiązania gotowe, po drugiej stronie mamy rozwiązania w pełni dedykowane. I tu od razu uruchamiają się skojarzenia.

Pewnie będzie to rozwiązanie drogie. Na pewno będzie długotrwałe jego wdrożenie. To będzie na pewno jakaś ogromna platforma.

Będzie to zabierało masę czasu, jeżeli chodzi w ogóle o aspekt wdrażania.

Dedykowane nie znaczy wielkie

Ale prawda jest taka, że dedykowane rozwiązanie, i tutaj uwaga, bo to jest super ważne, nie musi być ani wielkie, ani skomplikowane. Bo to może być początkowo coś małego, co rozwiązuje konkretny problem.

Dwa przykłady prostych, dedykowanych rozwiązań

Podam dwa przykłady. Pierwszy. Prosta aplikacja webowa, czyli dostępna w przeglądarce, która pozwala pracownikom raportować czas pracy w sposób dostosowany do realiów firmy, a nie do założeń producenta rozwiązań gotowych tego typu.

Albo np. integracja, która automatycznie przerzuca dane z Excela do systemu zamówień i nagle znikają dziesiątki godzin ręcznego przepisywania danych i ryzyko błędów. W takich przypadkach dedykowane rozwiązanie nie jest już luksusem, czy czymś ogromnym do wdrożenia.

Jest po prostu logicznym krokiem w przypadku usprawnień tej konkretnej firmy. Działa dokładnie tak, jak tego potrzebujesz. Ni mniej, ni więcej.

I co ważne, masz nad nim kontrolę, nad procesem jego powstawania i nad tym, w jaki sposób ono jest dopasowywane do realiów twojej konkretnej firmy i do twoich celów biznesowych. Możesz je rozwijać, zmieniać, integrować z kolejnymi systemami. Oczywiście dbając o to, aby mieć do niego pełne prawa autorskie.

No dobra, ale co z większymi systemami? Bo tutaj poruszyliśmy sobie jednak kwestię takich pojedynczych, drobnych integracji czy drobnych systemów, które faktycznie można by zbudować jako rozwiązania dedykowane. Ale są też większe systemy. Są systemy RP, CRM, WMS, APS, MES i wszelkie inne klasy dla średnich i dużych przedsiębiorstw.

I to już nie są małe narzędzia do obsługi jednego procesu. Bo to często ogromne, wielowarstwowe systemy, które ogarniają całą operacyjną rzeczywistość firmy. Bo myślę, że tak możemy śmiało to powiedzieć.

W danym obszarze oczywiście. Tego typu systemy to z reguły jest koszt setek tysięcy złotych. Wymagają przemyślanego podejścia do całego biznesu, architektury, procesów i integracji.

I serio, jeśli tego nie zrobimy dobrze, to potem będzie bardzo trudno to utrzymać i rozwijać. I dlatego zresztą sporo o tym mówimy w tym podcaście. W ogóle o podejściu też do tego typu klasy systemów.

I tutaj jeśli jesteś pierwszy raz, to polecam z kolei odcinek 53. On nie jest typowo o dedykowanych systemach, ale pokazuje nasze podejście, które pomaga unikać wtopy. Mówiąc kolokwialnie, w każdym projekcie IT, niezależnie czy robimy platformę B2B, czy system CRM, czy może chcemy wdrożyć jakiś system na produkcję, czy na budowę.

Hybryda jako strategia: ani gotowiec, ani od zera

No i teraz pojawia się nam jeszcze ta trzecia opcja. Taki trzeci sposób, czyli rozwiązania hybrydowe. To podejście, w którym nie budujesz wszystkiego od zera, ale też nie siedzisz w zamkniętym gotowcu.

Tylko robisz coś pomiędzy. I to pomiędzy wcale nie oznacza półśrodka, a wręcz przeciwnie.

Fundament gotowy, reszta dopasowana do ciebie

No bo zobacz. Bierzemy gotowe rozwiązanie, ale uwaga, takie, które daje ci dostęp do kodu źródłowego, albo przynajmniej do API, którego używamy jako fundamentu. Co ważne, wybieramy takie gotowe rozwiązanie, które jak najwięcej funkcjonalności ma takich, które mocno pasują do naszych potrzeb i do potrzeb naszego biznesu. Dlaczego to ma sens? Bo jak popatrzysz na różne branże, na różne biznesy, to na tym poziomie fundamentu one są do siebie bardzo podobne.

Zarządzanie klientami, zarządzanie zamówieniami, produktami, fakturami, magazynem, jakiś proces produkcyjny. To wszędzie wygląda dość podobnie na takim wysokim poziomie, patrząc z lotu ptaka. Większość firm, czy chcą, czy nie chcą, to mają już jakiegoś RPA, CRM, czy na przykład jakiegoś WMS.

Czasem połączone, czasem nie, ale generalnie jakaś baza z reguły jest. Często do tej całej układanki dochodzi jeszcze Excel. I właśnie bierzesz ten fundament, bo on już istnieje, już działa, czyli coś gotowego, co ogarnia Ci tą podstawę i zamiast budować to zupełnie od zera, to robisz coś lepszego, dobudowujesz do tego swoje własne procesy.

Czyli budujesz swoje własne moduły też przede wszystkim. Czyli właśnie budujesz dedykowane moduły do tego systemu, robisz integrację z innymi systemami, czy też automatyzujesz rzeczy, które są specyficzne typowo dla Twojej firmy. I dlaczego takie podejście działa? Bo z jednej strony nie marnujesz czasu i budżetu na rzeczy, które są powtarzalne i których nie musisz mieć po swojemu, bo są bardzo podobne jak w każdej innej firmie, w takim typie czy takim rodzaju, w jakim Twoja firma działa.

Skup się na tym, co cię wyróżnia

Skupiasz się tylko na tym, co jest unikalne na tych detalach, które odróżniają Cię od konkurencji i sprawiają, że Twój biznes działa tak, jak faktycznie obecnie funkcjonuje. A dzięki temu, że nie musisz budować całego backendu tak zwanego bazy danych, system użytkowników i tego typu rzeczy powtarzalnych, ten ciężar inwestycji przenosisz tam, gdzie ma to największy sens. I finalnie masz system, który działa stabilnie, nie ogranicza Cię w rozwoju i jest realnie dopasowany do Twoich potrzeb.

Przy czym tutaj od razu przestrzegę przed jednym, bardzo dużym błędem przy okazji stosowania tego podejścia. Bo zdarza się, że kiedy rozmawiamy z dostawcami rozwiązań gotowych, to oni bardzo często nas przekonują, że przecież wszystkie nasze potrzeby da się w tym systemie pokryć. Wszystko da się zrobić, cokolwiek sobie nie wymarzymy jako klient, wszystko możemy zrobić.

Uwaga na spaghetti systemowe

I teraz duża uwaga, jeżeli okaże się, że system w swojej podstawie nie ma 70-80% funkcjonalności takich, których potrzebujemy, które prawie 1 do 1 moglibyśmy zaimplementować u siebie, to prawdopodobnie przerabianie tego gotowego systemu na system dedykowany do Twoich potrzeb może być czymś w rodzaju remontu domu stuletniego, który co gorsza jeszcze będziemy dobudowywać jakieś kolejne piętro, jeszcze coś zmieniać na dachu, jeszcze dokładać coś dodatkowego. Powstaje nam w pewnym sensie taki patchwork, tak zwane, jak to mówią programiści, spaghetti, które powoduje, że tych zależności między sobą tak jak spaghetti jest bardzo dużo i w konsekwencji ten koszt wdrożenia rozwiązania gotowego w tym wypadku może być zbyt duży. Więc my polecamy szukać rozwiązań szczególnie takich open source’owych, czyli z otwartym kodem źródłowym, które można wykorzystać jako podstawę w tego typu sytuacjach, jeżeli faktycznie ta podstawa w dużej mierze spełnia nasze oczekiwania i tylko dobudowywać lub przerabiać poszczególne elementy, mając z jednej strony korzyści rozwiązania gotowego, no bo nie wszystko musimy pisać od podstaw, ale z drugiej strony mieć też korzyści rozwiązania dedykowanego, które możemy dostosować do swoich potrzeb.

I teraz jeszcze opowiadając dalej, jest druga sytuacja taka, że zamiast wdrażać jakieś super skomplikowane systemy klasy A, klasy B, klasy C, bo z każdego z nich potrzebujesz coś i z którego i tak będziesz danego systemu korzystać właśnie w 20-30% funkcji, to możesz wziąć z nich tylko to, co naprawdę ci będzie potrzebne. I właśnie w tej sytuacji wdrożyć sobie rozwiązanie dedykowane, ale takie, które faktycznie zawiera tylko to, ni mniej, ni więcej, co potrzebujesz. I tak kiedyś zrobiliśmy u jednego z naszych klientów, ale tak naprawdę już u kilku klientów, gdzie plan był bardzo prosty i bardzo powtarzalny.

Technologiczna magia – miks systemów

To znaczy to były firmy produkcyjne chcące wdrożyć system klasy APS, ale kiedy zaczynaliśmy z nimi rozmawiać, czy też zobaczyliśmy na wizji lokalnej, w jaki sposób te firmy funkcjonują, okazywało się, że kiedy jeszcze poznaliśmy ich biznes, procesy, wyzwania, to okazywało się, że ten APS to jest tylko kropla w morzu potrzeb, że te firmy mają znacznie dalej idące te potrzeby, że trzeba trochę więcej, trochę inaczej, ale też w każdej firmie trochę inne rzeczy były potrzebne, mimo, że to wszystko były firmy produkcyjne, to jednak z różnych branż. Co my robimy w takich sytuacjach? Z reguły właśnie projektujemy hybrydowe rozwiązanie, taki miks funkcji APS-u, MES-u, CRM-u, czy jeszcze innych klasy systemów, które trzeba tutaj podłączyć. I co ciekawe, to jest naprawdę bardzo często spotykana sytuacja w branży produkcyjnej, że rozwiązania gotowe, które da się wdrożyć, są strasznie toporne i strasznie niepasujące do tych procesów, a z drugiej strony rozwiązanie w pełni dedykowane, jest zwyczajnie, wydaje się być, zwyczajnie drogie, bo to trzeba podkreślić, że bardziej wydaje się niż jest.

Hybryda jako zdrowy kompromis

Ale ten miks, który realnie odpowiada na ich potrzeby, to taki wdrażamy, on wtedy jest bez przeinwestowania, bez funkcji, które tylko ładnie wyglądają i może kiedyś będą potrzebne, bo jak nie będą, to je dodamy po prostu do systemu, bo ten system jest możliwy do rozbudowy zawsze i skalowalny. No i właśnie z dzisiejszą technologią, to już jest trochę tak jak z magią, to znaczy trochę APS-u, trochę CRM-u, kapka MES-u i wuala, działa. I naprawdę można zrobić tutaj wszystko, tylko pytanie brzmi, czy to się opłaca.

Po co ta hybryda? Dla wyniku, nie dla wow

Bo nie chodzi o to, żeby zrobić coś wow dla samego wow, chodzi o to, by na koniec dnia czy na koniec miesiąca zobaczyć realne wyniki, jak te rozwiązania na siebie faktycznie zarabiają, że są faktycznie inwestycją, a nie tylko kosztem. I dlatego takie hybrydy z otwartym kodem źródłowym bardzo często mają sens, są skrojone pod konkretną firmę, są elastyczne i co najważniejsze, da się je utrzymać, rozwijać i zwyczajnie nie pójść z torbami, mówiąc już kolokwialnie.

Podsumowanie i zaproszenie do rozmowy

I klasycznie już na zakończenie, serdecznie zapraszam Cię do kontaktu, jeśli chcesz omówić swoje wyzwanie, skonsultować pomysł albo po prostu upewnić się, że decyzja, którą właśnie podjąłeś czy podjęłaś jest tą najlepszą z możliwych, to napisz do mnie, bo zawsze warto pogadać, zanim zaakceptuje się ofertę i wciśnie Enter.

Dzięki bardzo za wysłuchanie dzisiejszego odcinka. Cieszę się bardzo, że mogę dla Was co wtorek nagrywać i że odcinki dają Wam wartość, bo dostaję już gdzieś tam taki feedback, więc to też jest bardzo motywujące. Do usłyszenia za tydzień.