Jak zorganizować integrację różnych systemów w firmie?

Wstęp do odcinka

Cześć, dzień dobry. Witam Was serdecznie w kolejnym odcinku podcastów IT i Biznes.

Czym właściwie jest integracja systemów i dlaczego ma znaczenie?

Tak jak wspomniałem tydzień temu, dzisiaj będziemy kontynuować wątek cyfryzacji, ale nieco głębiej. Bo cyfryzacja to nie tylko przenoszenie danych z papieru do wersji elektronicznej, tylko to jest prawdziwa wartość wtedy, kiedy dane realnie wspierają rozwój firmy, usprawniają procesy i pozwalają podejmować lepsze decyzje. A żeby tak się stało, kluczową rolę odgrywa integracja systemów.

Dlaczego to takie ważne, żeby te systemy były ze sobą dobrze zintegrowane? Od skuteczności integracji zależy, czy technologia faktycznie ułatwi pracę, czy stanie się kolejną przeszkodą do pokonania dla użytkownika końcowego. Według badania 43% przedsiębiorstw uważa integrację systemów za jedno z największych wyzwań w procesie cyfryzacji, także całkiem sporo, bo prawie połowa. Firmy często wdrażają nowe rozwiązania bez pełnej analizy tego, jak one będą współpracować z istniejącymi systemami, albo często też na przykładzie błędnych analiz, jak się okazuje.

To wszystko sprawia, że zamiast usprawniać procesy, zamiast realizować cele biznesowe, firmy muszą zbadać się z kolejnymi komplikacjami. Dziś porozmawiamy sobie o tym, jakie są podejścia do integracji systemów, tak aby uniknąć pułapek w ramach tych integracji różnych realizowanych i jak rzeczywiście usprawnić działanie biznesu. Omówimy najczęstsze błędy, ich konsekwencje i podejście, które pozwala przeprowadzić integrację w taki sposób, aby realnie wspierała ona rozwój biznesu.

Dlaczego integracja systemów często się nie udaje?

Zaczniemy sobie tutaj od podstawowego pytania. Dlaczego integracja systemów tak często kończy się niepowodzeniem? Jedną najtrudniejszych rzeczy jest, wbrew pozorom, postawienie właściwych pytań. Gdy jednak je postawimy, to odpowiedzi będą relatywnie proste, nagle się okaże, że one są oczywiste, ale będzie super kluczowe, żeby te odpowiedzi właśnie wybrzmiały.

Skoro firmy inwestują w nowe systemy, dlaczego tak często okazuje się, że zamiast usprawnień mamy jeszcze więcej chaosu? Problem zaczyna się już na etapie podejmowania decyzji niejako. Czyli firmy często wdrażają nowy system, patrząc na niego w izolacji, zamiast w kontekście całego ekosystemu, całej architektury rozwiązań I wdrożonych już wcześniej w firmie. I często firmy robią coś, co powinno działać zupełnie odwrotnie, czyli zamiast dostosować system do swoich procesów, dopasowują biznes do systemu.

Główna pułapka: dostosowywanie biznesu do systemu, zamiast odwrotnie

I to wygląda z grubsza tak. Firma wdraża nowe oprogramowanie, które teoretycznie mogą sprawić jakiś proces, np. proces zarządzania zamówieniami.

Okazuje się, że system działa świetnie sam w sobie, ale tylko pod warunkiem, że firma zmieni sposób pracy i dostosuje się do jego ograniczeń, czy po prostu do jego sposobu działania. I w efekcie zamiast automatyzacji, często mamy więcej ręcznej pracy, bo system zwyczajnie nie pasuje do realnego procesu. Czyli w ramach tego przykładu mamy system do zarządzania zamówieniami, pojawia się sytuacja, w ramach której do tej pory użytkownicy zarządzali tymi zamówieniami w jakiś określony sposób, i nagle okazuje się, że ten system nowy w zupełnie inny sposób pokazuje te zamówienia.

Nie wiem, być może nie wyświetla jakiejś istotnej wartości dla użytkownika, albo np. samo flow przechodzenia tego zamówienia z jednego statusu do kolejnego jest po prostu nieintuicyjne. Jeżeli znasz coś takiego, to możesz spodziewać się, że jest to właśnie konsekwencja braku strategicznego podejścia do po prostu procesu integracji twoich systemów.

Brak osoby odpowiedzialnej za spójność – chaos murowany

Druga kwestia, brak jednej osoby lub zespołu, który pilnuje spójności procesów i integracji między działami. W średnich firmach rzadko jest ktoś, kto patrzy na tą integrację przez taki pryzmat całego obrazka. Dyrektor technologiczny na taki pełny etat to z reguły dość duży wydatek, a z kolei zewnętrzni konsultanci też wcale nie są jeszcze takim standardem, szczególnie w średnich firmach.

No i w efekcie wdrożenie prowadzi ktoś np. z działu IT, ale jednocześnie ktoś z działu operacji, ktoś z działu finansów. No i każdy widzi tylko swój kawałek układanki i wdraża system dobry dla siebie, czyli księgowa patrzy na to, żeby jej się dobrze księgowało, a dział np.

Logistyki patrzy na to, żeby mieć fajnego WMS-a, w którym dobrze będzie się organizowało paczki i wysyłki, a z kolei np. dział sprzedaży chciałby mieć fajnego ERP-a, w którym może zaglądać z wieloma rzeczami. Jeżeli każdy patrzy tylko przez pryzmat siebie i nie patrzy przez pryzmat całości i tego jak dane między tymi systemami mają przepływać i nie ma jednej osoby scalającej całość, no to często po prostu pojawiają się problemy.

Przykładowe problemy to to, że właśnie jeden system może działać wówczas świetnie, a drugi kompletnie nie pasować do innych procesów zachodzących w firmie. Drugi problem może być taki, że np. dane są zbierane w różnych formatach i kompletnie nie łączą się wspólną całość.

Absurdalne procesy = brak integracji = frustracja użytkownika

Niedawno jeden z naszych klientów opowiadał nam o takiej sytuacji, w ramach której z jednego systemu musi wydrukować kartkę papieru, przejść do innego systemu, tam dokonać skanu tej kartki papieru i wówczas ten drugi system wczyta dane. I to była tego typu automatyzacja. Jasię może zaśmiałem, natomiast wydało mi się to komiczne wyobrażając sobie w ogóle tę sytuację.

Natomiast wynik jest tutaj jasny. Po prostu wynika to z tego, czy przyczyna tego rezultatu jest jasna. Ktoś wcześniej nie zastanowił się, czy te systemy i jak powinny być ze sobą zintegrowane, więc finalnie integratorem jest zwyczajnie w świecie użytkownik końcowy.

No i też punkt trzeci tutaj co z tego wynika. Pracownicy, zamiast korzystać z nowych narzędzi zaczynają je omijać, bo są nieintuicyjne lub tak jak w tym przypadku zaczynają je wspierać jako taka integracja. Oczywiście pół żartem, pół serio.

IT to nie wszystko – kiedy technologia nie wspiera biznesu

Wciąż panuje przekonanie, że IT się tym zajmie. Czy to jest mowa o wewnętrznym dział IT, czy o firmie zewnętrznej, z którą np.zapadliśmy we współpracę.

Tylko że zrzucanie tego typu rzeczy na firmy IT stricte, czy w ogóle na osoby z IT tylko jest z reguły mylnym podejściem. A dlaczego? To już wam właśnie wyjaśniam. Często powierzając integrację osobom technicznym, osoby techniczne skupiają się na samym wdrożeniu, czyli połączeniu systemów tak, aby działały one zgodnie z założeniami technicznymi.

I teraz to wcale nie oznacza, że integracja będzie spełniała swoje biznesowe potrzeby. Jeżeli projekt nie zaczyna się od dobrej analizy celów biznesowych, które w efekcie powinny też w połączeniu z procesem, czy procesami biznesowymi, jakie w tej firmie zachodzą i które powinny być zmapowane, chociaż z grubsza. Jeżeli nie zaczyna się od tych dwóch rzeczy, czyli cele biznesowe i zmapowane procesy i do tego zmapowana architektura obecnych rozwiązań IT i plan jak ta architektura będzie wyglądała w przyszłości.

Jakie systemy jeszcze, albo jakie klasy systemów będzie w sobie zawierała. I w efekcie przygotowana nie jest taka road mapa, czyli taka mapa projektów krok po kroku, jakie trzeba zrealizować. No to ta integracja naprawdę może sprawić, że w praktyce po prostu to rozwiązanie będzie dobre na poziomie kodu.

Ono się faktycznie może nawet będzie integrować, może nawet będzie wymieniać jakieś dane. A jeżeli nie będzie zgodne z procesami biznesowymi, jakie zachodzą w firmie, albo nie będzie zgodne z celami biznesowymi firmy w danym etapie, co jest super istotne, a rzadko która firma zwraca na to uwagę, no to w praktyce nie usprawni to pracę zespołu i nie przełoży się na lepsze wyniki firmy. To dlatego właśnie integracja systemów powinna być traktowana jako takie strategiczne przedsięwzięcie wymagające zarówno zaangażowania różnych działów, bo to nie tylko IT, ale też działów z obszaru biznesu, ale też osoby czy zespołu, który będzie odpowiedzialny stricte za przygotowanie takiego wielkiego obrazka, który pozwala nam się potem odnieść, w którym etapie tego obrazka jesteśmy jak i powinniśmy zrobić na tym etapie.

I na koniec jeszcze dodam tutaj w ramach tej części odcinka błąd, który zdarza się nagminnie.

Użytkownicy końcowi: najczęściej pomijani, a najważniejsi

Firmy decydują się na nowe oprogramowanie kierując się analizami, raportami, obietnicami dostawców technologii, ale zapominają o jednej kluczowej rzeczy, czyli o jednym kluczowym obszarze super istotnym, jakim są ludzie, którzy będą na co dzień z tego systemu korzystać. Nowy system naprawdę może być mega technicznie zaawansowany, elastyczny, zgodny z najlepszymi praktykami, ale jeśli nie zostanie dopasowany do realnych potrzeb użytkowników końcowych, to stanie się źródłem frustracji zamiast wsparcia.

I brak konsultacji z zespołem w twojej firmie, z różnymi działami, z przedstawicielami przynajmniej różnych działów na etapie wdrożenia czy na etapie w ogóle planowania tak naprawdę tego co będzie do wdrożenia, ale też potem na etapie wdrożenia, kiedy już wdrażamy ten system, kiedy trzeba zarządzić zmianą, kiedy trzeba wytłumaczyć użytkownikom jak będą korzystali z nowego systemu, dać im obszar też do zgłoszenia swoich uwag, swoich pomysłów codo tego jak ten system powinien wyglądać, będzie prowadziło do sytuacji, w której narzędzie zwyczajnie w świecie nie odzwierciedli faktycznych procesów pracy i będzie wymagało dodatkowego wysiłku, który nie przyniesie realnej wartości. Często zakłada się, że pracownicy przyzwyczajają się do nowego systemu lub dostosują swoje metody działania do jego wymagań. W praktyce jednak oczywiście prowadzi to do spadku efektywności, co jest normalne świeżo po wdrożeniu, ale też rosnącego oporu wobec zmian i szukania nieoficjalnych sposobów na obejście ograniczeń narzuconych przez narzędzie.

Zamiast usprawniać pracę technologia staje się tutaj kolejną przeszkodą do pokonania. I oczywiście nie chodzi o to, żeby to pracownicy sami decydowali jak ten system ma wyglądać, ale jeśli proces zmiany odbywa się z ich udziałem od samego początku to łatwiej będzie im zaakceptować nowe warunki, a niejednokrotnie też zaproponują coś ciekawego, co będzie szalenie ważne z perspektywy biznesu, a co niekoniecznie wyjdzie na analizie przedwdrożeniowej, jeżeli się złymi osobami nie porozmawia i nie będzie się z nimi feedbackowana bieżąco tego konkretnego wdrożenia. No i kiedy te osoby też czują się częścią procesu i rozumieją jak zmiana odpowiada na ich potrzeby, na potrzeby firmy, potrzeby za zarządu i dostrzegają wartość w tej realnej, taką mega realną wartość w tej zmianie, a nie tylko powiedzmy kolejny pomysł, no to po prostu powoduje, że te wdrożenia idą sprawnie i też od takiej ludzkiej strony.

To znowu jest coś, na co często firmy IT nie zwracają uwagi, czyli z jednej strony myślą o wdrożeniu jako o tym, że jest nowy system, który został wdrożony do firmy, uruchomiony, działa super, ale z drugiej strony brakuje często na przykład kwestii związanych ze szkoleniem pracowników, właśnie z miejscem, to szkolenia jeszcze się zdarzają, ale na przykład samo miejsce, gdzie ktoś może zwrócić uwagi co do samego wdrożenia, gdzie może zostać wysłuchany, gdzie może przekazać też uwagi na, czy jakieś pomysły na rozwój danego systemu, na inne obszary, które warto byłoby zaopiekować, no tego to już z reguły nie ma. A takie podejście sprawia, że zmiana nie jest postrzegana jako narzędzie do narzucania nowych obowiązków, tylko jako element wspierający codzienną pracę ludzi. No i tutaj już kończąc ten wątek, aby uniknąć tego błędu, kluczowe jest zaangażowanie użytkowników końcowych już na etapie wyboru i wdrożenia nowego systemu, no bo tak naprawdę to te osoby najlepiej wiedzą, jakie funkcje będą dla nich najważniejsze i jakie usprawnienia faktycznie ułatwią im codzienne zadania.

No i w kolejnym kroku porozmawiamy o tym, czy w kolejnym etapie odcinka, jak podejść do integracji systemów strategicznie, żeby uniknąć właśnie wskazanych pułapek.

Jak podejść do integracji systemów strategicznie – 4 kluczowe zasady

Skoro już wiemy, jakie błędy najczęściej pojawiają się przy integracji, no to myślę, że pora skupić się na tym, jak zrobić to dobrze. Klucz tkwi w tym,aby mieć odpowiednie podejście i patrzeć na to w ten sposób, że integracja nie jest jednorazowym wdrożeniem, a nie jako procesem, który wymaga przemyślanej strategii i dobrego planowania i na bieżąco dostosowywania tego planu też do rzeczywistości.

Zacznij od celu, nie od narzędzia

Po pierwsze, powinniśmy zacząć od celu, a nie od narzędzi. Często tutaj firmy zaczynają od wyboru technologii, czyli kierują się trendami, rekomendacjami, a dopiero później zastanawiają się, jak dopasować trendy do swoich potrzeb. To droga na skróty, która w większości przypadków kończy się problemami.

Najpierw warto określić, jakie procesy chcemy usprawnić i jakie konkretne efekty powinna przynieść integracja. Tu chodzi przede wszystkim oto, by technologia wspierała strategię biznesową, a nie na odwrót.

Plan całościowy, wdrożenie etapami – tylko tak ma to sens

Po drugie, planujmy integrację całościowo, a nie punktowo, ale wdrażajmy ją etapami.

To jeden z największych problemów, czyli firmy często łączą systemy po kawałku, dodając kolejne rozwiązania bez patrzenia na cały obrazek, czyli czy te kawałki wdrażane systemów faktycznie będą na koniec tego całego procesu integracji faktycznie zapewniały spójną całość. W efekcie czego powstaje taki patchwork, który działa do momentu, aż kolejne narzędzie przestanie pasować do układanki. Warto tutaj spojrzeć naprawdę na integrację szerzej, jako na takie budowanie spójnego ekosystemu IT, w którym dane płynnie przepływają między systemami, a rozwiązania nie dublują swoich funkcji.

Są faktycznie dopasowane do działu, w którym ktoś będzie z nich korzystał. Tak jak tutaj wspomniałem wcześniej, technologia to jedno, ale nie można zapominać o użytkownikach. Dobra integracjanie tylko łączy systemy technicznie, ale też wspiera realne procesy w firmie i jest dopasowana do sposobu pracy zespołu.

Warto więc zaangażować kluczowych pracowników na wczesnym etapie i wziąć pod uwagę ich potrzeby przy projektowaniu połączeń między systemami.

Jak ocenić sukces integracji? KPI to nie opcja, to obowiązek

Po trzecie, jak ocenimy, czy wdrożenie zakończyło się sukcesem. W ramach tego punktu chodzi o to, że już na etapie planowania integracji powinniśmy wiedzieć, jak zmierzymy jej efektywność.

Czyli kluczowe będzie tutaj ustalenie takich ala KPI na przykład, które wynikają z naszych celów biznesowych. Często firmy koncentrują się na samej technologii i połączeniu systemów, ale niejako nie definiują, jakie realnie efekty powinna przynieść sama integracja. Czyli jaki to wpływ na biznes będzie miało, że jeden system z drugim będzie zintegrowany, a potem jeszcze z trzecim i czwartym.

I techniczne wdrożenie kończy się powodzeniem, ale nikt nie sprawdza, czy rzeczywiście usprawniło codzienną pracę zespołu, czy poprawiło efektywność operacyjną, no bo jeżeli nie ma jasno określonych KPI-ów, no to trudno stwierdzić, czy integracja spełni swoje zadanie. Czyli nie możemy mierzyć tylko faktu, czy systemy się widzą, tylko w szczegółach powinniśmy określić, jakie konkretne aspekty powinny być obsłużone, w jaki konkretny sposób. Powinny do tego powstać też scenariusze testowe zakładające przepływ danych od A do Z. No i wówczas ten system będzie zintegrowany stabilnie, a decyzje podejmowane na podstawie danych będą faktycznie podejmowane na podstawie danych, a nie na podstawie intuicji.

Automatyzacja z głową – nie wszystko warto automatyzować

Po czwarte, nie bójmy się automatyzacji, ale róbmy to z głową. Automatyzacja, czy ogólna pojęta cyfryzacja, to ogromna szansa na zwiększenie efektywności, ale tylko wtedy, gdy jest dobrze zaplanowana. Nie chodzi o to, by automatyzować wszystko na siłę, no bo ten uzysk z takiej automatyzacji jest szalenie istotny, ale chodzi przede wszystkim o to, by eliminować zbędne ręczne operacje tam, gdzie naprawdę ma to sens i żeby proces analogowy zastępować rzeczywiście w sposób cyfrowy, ale taki, który jest dobry dla użytkownika końcowego, który będzie sprawiał, że użytkownikowi końcowemu będzie się chciało korzystać z tego rozwiązania.

To jest największa wartość, bo jeżeli użytkownikowi chce się wpisywać dane do systemu, na podstawie których później na przykład zarząd generuje różne raporty, to ten użytkownik będzie z tego zadowolony i ten zarząd będzie z tego zadowolony. Dobrze wdrożona automatyzacja sprawia, że systemy komunikują się bez potrzeby ręcznego przenoszenia danych czy na przykład skanów, a pracownicy mogą skupić się na najbardziej wartościowych zadaniach i skupić się po prostu na takich tematach, które faktycznie wymagają ich uwagi, a nie na takich, które są po prostu pracą odtwórczą w postaci wpisania jakichś danych do określonego systemu.

Podsumowanie: integracja to proces biznesowy, nie tylko techniczny

Podsumowując dzisiejszy odcinek, bo to już wszystko na dzisiaj, także jak widzicie integracja systemów to znacznie więcej niż tylko techniczne połączenie różnych narzędzi.

Jest to niejako cały proces, który ma na celu uproszczenie codziennej pracy, usprawnienie procesów, a finalnie wsparcie rozwoju firmy. Kluczowym elementem jest to, by technologie rzeczywiście wspierały cele biznesowe, a nie stwarzały dodatkowe komplikacje. Pamiętajcie, aby nie patrzeć na nowe systemy w izolacji, ale zawsze w kontekście całego ekosystemu IT.

Zaangażowanie wszystkich działów, wspólne podejmowanie decyzji i zadbanie o to, by systemy były rzeczywiście dopasowane do procesów i do celów firmy, to podstawa sukcesu, jeżeli chodzi o tę integrację, tak naprawdę. Dziękuję bardzo, że byliście ze mną w dzisiejszym odcinku. Jeżeli macie jakiekolwiek pytania lub chcecie porozmawiać konkretnych wyzwaniach, które na dzisiaj Wasza firma ma, to bardzo chętnie się tutaj z Wami połączę i porozmawiam, także serdecznie zapraszam do kontaktu.

Dane kontaktowe do mnie standardowo znajdziecie w opisie do dzisiejszego odcinka. I co ja raz jeszcze, bardzo dziękuję za wysłuchanie dzisiejszego odcinka na temat integracji i do usłyszenia za tydzień we wtorek. Cześć.