Producencie, Dystrybutorze, czy potrzebujesz Platformy B2B? 3 historie!

Wprowadzenie do odcinka

Cześć, dzień dobry, z tej strony Grzegorz Tabor, a to jest podcast IT i Biznes, gdzie jako dyrektor technologiczny pomagam przedsiębiorcom i menadżerom realizować projekty IT, które wspierają cele biznesowe skutecznie i w terminie. Jeśli napotykasz na swojej drodze wyzwania i potrzeby wsparcia twojego biznesu świadomie z użyciem technologii, ten podcast jest dla ciebie. Odcinek 58.

Producenci lub dystrybutorzy. Czy potrzebujesz platformy B2B? Cześć, dzień dobry. Witam Was serdecznie w podcaście IT i Biznes, gdzie rozmawiamy o tym, jak technologie mogą realnie wspierać cele biznesowe.

Ja jestem Grzegorz, CTO na godziny i doradca firm, które szukają technologii dopasowanej do ich realiów.

Temat odcinka: Czy każdy producent i dystrybutor potrzebuje platformy B2B?

Dzisiaj ważny temat, to znaczy, czy każdy producent i dystrybutor koniec końców potrzebuje platformy B2B? Podpowiem, że niekoniecznie, ale żeby dobrze to zrozumieć, posłuchajcie trzech prawdziwych historii. Nie przedłużając, serdecznie zapraszam do części głównej dzisiejszego odcinka.

Witam Was serdecznie w głównej części dzisiejszego odcinka. Zmotywowało mnie, czy zainspirowało do jego nagrania to, że ostatnio dość dużo rozmawiamy z klientami, którzy chcą pewnego rodzaju różne swoje cele biznesowe zrealizować pod hasłem, zróbcie nam proszę platformę B2B. Czyli pojawia się klient, który jest w jakiejś swojej określonej sytuacji, szuka różnych koncepcji w ramach swojego procesu zakupu i trafia do nas z zapytaniem, ile kosztuje platforma B2B, jaką platformę B2B wybrać, a lepsze rozwiązanie abonamentowe, czy lepsze open source, a może wybrać Magento, a może Solus, a może jeszcze coś innego.

Często jest tak, że ci klienci już rozmawiają z nami o konkretnych funkcjonalnościach, które chcieliby w platformie mieć, przy czym okazuje się, że ta platforma niekoniecznie będzie rozwiązaniem na ich konkretne problemy. Chciałbym się z Wami dzisiaj podzielić takimi trzema opisami, bardzo skrótowymi bądź co bądź, ale jednak opisami, które mam nadzieję, że pokażą Wam, co mam konkretnie na myśli.

Historia #1: Handlowcy vs. platforma B2B w firmie z branży muzycznej

Pierwsza sytuacja.

Jeden z naszych klientów, producent i dystrybutor ekskluzywnego sprzętu muzycznego. Chciał platformy B2B, kiedy myślał o tym, aby odciążyć handlowców. Sytuacja była taka, że handlowcy zamiast sprzedawać, zamiast pozyskiwać nowych klientów, co w rozumieniu naszego klienta było ich głównym celem, zadaniem, zajmowali się głównie przepisywaniem zamówień do systemu ERP.

Czyli z perspektywy klienta to wyglądało tak, że handlowcy to co robią to głównie wklepują w cudzysłowie zamówienia do systemu, a on by chciał, żeby jego handlowcy byli w terenie, poszukiwali nowych klientów i byli łowcami. I co tutaj zrobiliśmy? Zamiast od razu projektować platformę B2B, która miała być właśnie tym zastąpieniem tego handlowca, czyli co do zasady klient chciał, żeby jego klienci zamiast dzwonić, pisać do handlowców, mieli właśnie platformę, do której będą mogli się zalogować i w której będą mogli składać zakupy, to my moglibyśmy po prostu oczywiście wycenić taką platformę, przygotować spis funkcjonalności, dać tam różne rzeczy typu logowanie, rejestrację, produkty, wyszukiwarkę, koszyk i wszelkie inne takie podstawowe, a jednak ważne dla platformy B2B rzeczy. Natomiast zamiast od razu projektować nowy system, przechodzić do wycanym, zrobiliśmy w pewnym sensie krok w tył.

To co było ważne, to zbadaliśmy proces zakupu klienta końcowego, czyli zaczęliśmy się zastanawiać, o czym ci klienci tak chętnie rozmawiają z tymi handlowcami, co to się tutaj dzieje w tym wszystkim, że ten handlowiec jednak tak potrzebny do tego wklepywania zamówień do ERP-a jest. I co nam się tutaj okazało? Okazało się, że są klienci, którzy zamawiają rzeczy super drobne, czyli jakieś np. struny do gitar, jakieś takie rzeczy obsługowe, nazwijmy to w uproszczeniu.

Czyli to jest taka szybka, skrótowa sprzedaż w pewnym sensie na hasło typu ktoś, sytuacja też przytoczona z życia, ktoś, który stoi na drabinie montując nagłośnienie, okazuje się, że brakuje mu jakiegoś konkretnego przewodu, dzwoni do swojego ulubionego handlowca, mówi słuchaj, potrzebuję taki i taki przewód, tyle i tyle metrów. No, robi to o godzinie 20 czy 21, co nie zmienia faktu, że dla tej osoby to jest właśnie sposób, w jaki ona składa zamówienia. Ale co ważne, są też tacy klienci, którzy kupują super drogi sprzęt i oczekują wówczas eksperckiego wsparcia, więc wtedy handlowiec nie jest ich łącznikiem do tego, żeby szybko, skrótowo złożyć zamówienia, tylko z kolei jest taką ich skarbnicą wiedzy na temat tego konkretnego sprzętu, który chcą kupić i oczekują jego rady, doradztwa, tego, żeby on doradził i w pewnym sensie wybrał z klientem to, jaki konkretnie sprzęt powinien ten klient kupić.

I są też klienci, którzy kupują hurtowo. Co ważne, z różnych krajów. Co ważne, przesyłają zamówienie jedni Excelem, którego wyeksportowują ze swojego systemu, czy jak to klienci zwykle mawiać, wypluwają w cudzysłowie ze swoich systemów.

Są hurtownicy z innego kraju, gdzie przesyłają po prostu na maila według swojej formatki listę zamówień. Są hurtownicy, gdzie każdy zakupowiec u danego hurtownika składa w zupełnie inny sposób zamówienia, bo emailowo i telefonicznie. Ale to, co wszystko tutaj łączy tych hurtowników to fakt, że oni mają jakieś swoje systemy powdrażane, które można by potencjalnie próbować zintegrować z systemem klienta, ale jest tych systemów tak dużo i tych sposobów składania zamówień tak dużo, że nie sposób się w tym wszystkim odnaleźć.

I teraz, czy w tego typu sytuacjach Platforma B2B rozwiąże problem klienta, czyli problem tego, żeby handlowcy byli odciążeni czasowo ze składania zamówień, żeby oni byli odciążeni z tej roli takiej doradczej i żeby jeszcze obsłużyć hurtowników, którzy składają te wszystkie zamówienia w różny sposób. No i tutaj nasz wniosek wspólny z klientem był taki po wejściu w szczegóły, że niekoniecznie Platforma B2B będzie takim uniwersalnym rozwiązaniem na te wszystkie problemy, a na pewno nie będzie rozwiązaniem, które tak na gotowo patrząc spełni oczekiwania każdego z tych typów klientów. To, co było ważne dla nas to to, że tutaj siedzieliśmy sobie z klientem, zastanowiliśmy się, których sytuacji jest najwięcej, no i od nich tak naprawdę zaczęliśmy w ogóle zastanawiać się, co tak naprawdę wdrożyć, żeby był z tego jak najlepszy zwrot inwestycji w tym krótkim czasie wdrożeniowym.

Okazało się, że tutaj dużo lepszym rozwiązaniem będzie wdrożenie prostej stosunkowo automatyzacji, która będzie właśnie w stanie ogarnąć te wszystkie różne Excele, maile i tego typu zamówienia hurtowe, plus to zamówienie takie drobnicowe, ale składane na maila, żeby to one były przesyłane automatycznie do RP, ale też żeby np. handlowiec, który zrobi sobie krótką notatkę z rozmowy też był w stanie w ten sposób sam sobie złożyć w pewnym sensie zamówienie, zamiast je gdzieś tam ręcznie dodawać do systemu RP. Więc samo to wdrożenie spowoduje tutaj u klienta, że handlowcy będą mogli się skupić właśnie bardziej na doradzaniu, budowaniu relacji przy tych produktach droższych, takich bardziej wymagających tej ekspertkości, a nie na kopiowaniu danych.

I tutaj do tego chciałbym was gorąco zachęcić, żebyście w tego typu sytuacjach, kiedy widzicie, że platforma B2B miałaby po prostu pomóc w przekopywaniu danych, to może być tak, że to jeszcze trochę za wcześnie na platformę, albo to może być tak, że platforma musi być dużo lepiej dopasowana do potrzeb klientów, żeby oni rzeczywiście z tej platformy korzystali, a nie żeby koniec końców było tak, że będzie działać i platforma do składania zamówień i dalej ludzie będą dzwonić czy pisać do handlowców, no bo tak są do tego przyzwyczajeni. Ok, teraz druga historia.

Historia #2 – Części zamienne to nie bułka z masłem

Firma, która sprzedaje części zamienne do maszyn.

Przyszła do nas z chęcią wdrożenia platformy B2B po to, żeby po pierwsze dać możliwość obecnym klientom dostępu, informacji o dostępie do części oraz ich cenach, a także aby dać nowym klientom też możliwość kupowania produktów drogą internetową. No i tutaj wyszło tak, że zrobiliśmy z klientem naszą wizję lokalną, porozmawialiśmy sobie z pracownikami i to, co było ważne, to to, że jak rozmawialiśmy jeszcze przed wizją lokalną, to przedstawiciele po stronie klienta bardzo mocno twierdzili, że sam numer części wystarczy tutaj, bo klienci, ich klienci końcowi znają numer części zamiennej, z reguły mają ją rozebraną z jakiegoś sprzętu czy maszyny, widzą ten numer części znamionowy, więc są w stanie bardzo szybko go wpisać do wyszukiwarki i tutaj nie ma problemu, to będzie prosta, szybka platforma, ona może być ala taki sklep internetowy, który po prostu ma te produkty i to wystarczy. To była taka wizja klienta, jako taka pierwsza, pierwsza wizja.

Teraz w kolejnym kroku to, co my zrobiliśmy po zebraniu tych takich wstępnych wymagań i oczekiwań, to zrobiliśmy wizję lokalną, porozmawialiśmy sobie z pracownikami, którzy też w różnych miejscach, jakby w oddziale pracy tego klienta, obsługują różne procesy. No i okazało się, że tak naprawdę ten problem jest zgoła inny, to znaczy klienci końcowi, tego naszego klienta, często nie wiedzą jakiej części potrzebują, bo okazuje się, że te kody na tych częściach zamiennych są wymontowanych z danego sprzętu, maszyny są często zamazane, niewidoczne, często z perspektywy czasu ulegają zmianie i okazuje się, że koniec końców handlowcy u klienta spędzają mnóstwo czasu na dopasowaniu produktów, czyli na tym, żeby znaleźć co dokładnie klient potrzebuje, jakiej konkretnie części dla swojego sprzętu, maszyny, a nie koniecznie to, że po prostu on chce kupić konkretną część, w sensie o konkretnym numerze. Czyli tutaj znowu dochodzimy w taki obszar trochę doradczy, no i okazuje się, że tutaj taka zwykła platforma B2B, gdzie dali byśmy właśnie takie zwykłe wyszukiwanie produktów po nazwie, czy po na przykład danej maszynie, czy po tylko numerze produktu, to mogłoby być stanowczo za mało, więc stanowczo warto zadbać o to, żeby była tutaj dostępna taka inteligentna wyszukiwarka i w pewnym sensie system wspierający dobór części, coś na kształt takiego wirtualnego doradcy, czyli super istotne jest to, że tutaj udało nam się z klientem doprowadzić do etapu, w którym wspólnie doszliśmy do wniosku, że platforma B2B w tym przypadku nie będzie tylko takim koszykiem do składania zamówień, tylko będzie realnie pomagała zrozumieć, co powinniśmy kupić.

My w idealnym świecie też bez skorzystania z pomocy handlowca, bo akurat w tym wypadku są różnego rodzaju katalogi tych części zamiennych, które można załadować do systemu i dzięki czemu sprawić, że faktycznie ten proces wyszukiwania jakiej konkretnie części faktycznie potrzebuje do swojego sprzętu da się zwyczajnie tutaj odtworzyć.

Historia #3 – Platforma jest, a wszyscy i tak wysyłają… głosówki

Historia trzecia to klient, który działa w branży medycznej i ma już platformę B2B, ale cały czas coś tam nie działało, nie potrafił się dogadać ze swoim obecnym wykonawcą tej platformy, nie potrafił się dogadać zarówno co do tego, żeby zostały pewne rzeczy w niej dokończone, więc część funkcjonalności działa tam na dziś na pół gwizdka, natomiast też nie potrafił się dogadać co do nowych funkcjonalności. No i teraz teoretycznie ta platforma już działa, natomiast to co wyszło po naszej analizie, kiedy klienci do nas zgłosił jako do takiej potencjalnej firmy, gdzie chciałby przekazać tę platformę do tego tzw.

utrzymania i rozwoju, czyli do naszej opieki, okazało się, że tak, z jednej strony te platformy są nie do końca dopasowane do realiów tego, co klient oczekiwał i to też trochę uświadomiliśmy sobie wspólnie z klientem na podstawie rozmów, które odbyliśmy w ramach wizji lokalnej. Po drugie, istniały, jak się okazało, problemy prawne związane z wykorzystaniem tych platform. Chodziło o kwestię przekazania prawa autorskich versus licencji, to jest taki dość popularny temat w świecie rozwiązań IT, natomiast tutaj klient o to nie zadbał po prostu z tego względu, że o tym ktoś zapomniał, ktoś nie pomyślał i to się niestety zdarza, ale to było bardzo ważne, żeby to wykryć, no bo dzięki temu mogliśmy klienta też nakierować na to, co trzeba zrobić, żeby te pełnię praw uzyskać lub, no że trzeba się z tego wycofać, jeżeli takiej pełni praw nie uzyska.

I to, co tutaj jeszcze było ważne, to fakt, że użytkownicy okazało się, że omijali system, bo tutaj platforma B2B działała w taki sposób, że podmioty, które korzystały ze sprzętu medycznego udostępnianego przez naszego klienta, którym były takie produkty typu bandaże, typu plastry, czyli takie produkty bieżącego użycia, że tak powiem, jeżeli chodzi o branżę medyczną, nie jakieś duże sprzęty, nie, nie, raczej takie rzeczy drobne, używane na bieżąco w pewnych gdzieś tam różnych podmiotach, okazało się, że te podmioty w momencie, kiedy to ten sprzęt, czy te rzeczy, których potrzebują, zamawiają u swojego handlowca, to nie korzystają finalnie z tej platformy, bo czują, że ona jest oporna i zwyczajnie w świecie wysyłają do handlowców, uwaga, głosówki. Coś, co jest bardzo popularną formą wśród komunikacji, jeżeli chodzi o młodzież, działa też w branży medycznej, w bardzo dużej hurtowni, u bardzo dużego dystrybutora, gdzie podmioty zwyczajnie w świecie wysyłają głosówkę z tym, czego będą potrzebowały na dzień następny, czy na przykład na za dwa dni, no i handlowiec odsłuchuje głosówkę, następnie sam wklepuje w cudzysłowie zamówienia do platformy i na tej podstawie ściąga produkty ze swojego mobilnego magazynu, przywozi do klienta jeszcze z wydrukowaną kartką papieru jako protokołem odbioru, co też oczywiście mogłoby być formą scyfryzowaną. No i tak to na dzisiaj się odbywa.

To pokazuje bardzo też fakt, że jeżeli narzędzia nie są dostosowane do procesu zakupowego i realiów klienta, to zwyczajnie w świecie klienci i tak znajdą obejście do tego typu sytuacji, stąd tak ważne jest zadbanie o ten ich właśnie proces zakupu, żeby go platformą B2B wspierać. To, co tutaj zrobiliśmy, jeżeli chodzi o tę współpracę, to przede wszystkim najpierw ustaliliśmy sobie te cele z klientem i jego oczekiwania, jak ta platforma tak realnie miała działać. Zmapowaliśmy ten proces zakupu klienta i na ile te głosówki to jest faktycznie forma, która mogłaby pozostać z perspektywy klienta, no bo skoro z perspektywy klienta to jest wygodny sposób składania zamówień na rzeczy powtarzalne, to czemu tego nie wdrożyć do platformy, więc to też była jedna z rzeczy, którą wypracowaliśmy tutaj z klientem.

No i też sprawdziliśmy te kwestie formalne, o czym wspomniałem, co spowodowało, że klient ma teraz ważną, lecz dobrze, że zauważoną rzecz do rozwiązania tutaj, zanim te platformy jakkolwiek dalej będziemy audytować i rozwijać.

Podsumowanie: 3 rzeczy, które musisz zrozumieć przed wdrożeniem B2B

I podsumowując dzisiejszy odcinek, mam dla Was takie trzy kluczowe wnioski, które chciałbym, żebyście z niego zapamiętali. Po pierwsze, nie każda firma potrzebuje od razu platformy B2B.

Czasem lepiej usprawnić to, co już działa, na przykład automatyzując różne procesy. Po drugie, platforma B2B bez strategii będzie w pewnym sensie pudrowaniem rzeczywistości, to znaczy sama platforma nie załatwi sprawy, jeżeli nie będzie pomysłu na komunikację, na aktywację, aktywizację klientów i przede wszystkim na zrozumienie ich potrzeb i tego, jak klienci, jak Wasi klienci na dzisiaj kupują. I po trzecie, zanim zbudujesz platformę B2B zbadaj, co tak naprawdę jest Ci potrzebne.

Warto tutaj rozważyć wdrażanie rozwiązań typu Proof of Concept, czyli takich właśnie prototypów miniautomatyzacji typu na przykład integracja maila z ERP-em, jeżeli problem jest to, że handlowcy przepisują zamówienia, jak wysyłka zamówień przez głosówkę, bo to wbrew pozorom też dałoby się zrobić bez platformy albo z jakąś minimalną platformą, albo inteligentny formularz, który podpowiada, jaki realnie produkt do Twojego sprzętu, maszyny będzie potrzebny. I jeżeli stoisz przed decyzją, czy budować platformę B2B, czy wdrożyć jakiekolwiek inne rozwiązanie IT, najpierw zadaj sobie pytanie, jak ma wyglądać moja firma po wdrożeniu tej platformy, czy tej konkretnej rzeczy. Takie wyobrażenie, jak będzie działać firma po wdrożeniu bardzo fajnie też pokazuje to, na co powinniśmy zwracać uwagę w trakcie i przed wdrożeniem danej platformy.

Na koniec: zaproszenie do kontaktu

A jeżeli chcesz spojrzeć na swój biznes z zupełnie świeżym okiem, zapraszam Cię serdecznie do kontaktu. Jako zewnętrzny dyrektor IT mogę przeprowadzić właśnie taką wizję lokalną, zrozumieć Twój model działania i doradzić rozwiązanie, które zadziała w Twoim konkretnym biznesie. Szczegóły dodaję w opisie odcinka, a teraz wracajcie do rozwijania swojego biznesu z użyciem technologii.

Dziękuję Wam bardzo za wysłuchanie dzisiejszego odcinka i do usłyszenia za tydzień. Cześć.