Wdrożenie systemów do zarządzania firmą: Kiedy warto postawić na gotowca, a kiedy na dedyk?

Wprowadzenie do podcastu i zapowiedź tematu

Cześć, dzień dobry. Witam was w podcaście IT i Biznes. Nazywam się Grzegorz Tabor i na co dzień prowadzę trzy firmy, w tym firmę programistyczną, agencję doradczo-rekrutacyjną i SaaS do monitoringu cen konkurencji dla e-commerce. Podcast IT i Biznes kieruje do właścicieli firm oraz menadżerów, którzy na co dzień współpracują w swoich firmach, często i dużo z szeroko pojętym IT i chcieliby realizować owe projekty IT bardziej świadomie i skuteczniej.

Gotowe czy dedykowane systemy IT – co dziś omawiamy?

Odcinek 28. Wdrażenie systemów do zarządzania firmą.

Kiedy warto postawić na gotowe rozwiązanie, a kiedy wybrać dedykowane? Dziś porozmawiamy o wdrażaniu systemów IT w firmach. Systemów typu ERP, CRM, WMS i innych. Zastanowimy się, kiedy warto wybrać gotowe rozwiązania, a kiedy lepiej zdecydować się na dedykowany system.

W tym odcinku postaramy się podpowiedzieć, jak ocenić potrzeby firmy, by wybrać rozwiązanie, które przyniesie jak największe korzyści.

Znaczenie wyboru odpowiedniego systemu dla firmy

Zanim jednak przejdziemy do szczegółów, warto zastanowić się, dlaczego ten wybór jest tak kluczowy. Często decyzja o wdrożeniu systemu IT to zmiana, która wpływa na to, jak firma funkcjonuje na co dzień.

Dobór odpowiednich narzędzi może znacząco wpłynąć zarówno na efektywność, jak i na koszty. Jak podejść do tego tematu, by nie dać się wciągnąć w pułapki, które czekają na każdego, kto nie przemyśli tego wyboru dokładnie? O tym już za chwilę. Serdecznie zapraszam.

Cześć, dzień dobry. Witam Was serdecznie w kolejnym odcinku podcastu IT i biznes. Cóż, u mnie listopad, październik to takie miesiące, gdzie chyba jest badana mocno moja wytrwałość, również pod kątem zdrowotnym, z uwagi na to, że praktycznie co wtorek, kiedy nagrywam dla Was podcast i chcę go udostępnić, to albo mam grypę, albo zapalenie oskrzeli, więc generalnie dzieje się, ale wytrwale walczę.

Jeżeli macie jakieś sprawdzone sposoby na to, w jaki sposób lepiej zadbać o swoją odporność, to tym chętniej poproszę o te sposoby. Jeżeli moglibyście wpisać w komentarzu, to serdecznie zapraszam.

Skala działalności a wybór systemu IT

Przechodząc jednak do części merytorycznej, tak naprawdę zanim przejdziemy do analizy poszczególnych systemów, warto zacząć od kluczowego czynnika, czyli skali działalności firmy.

To, na jakim etapie rozwoju znajduje się Twoja firma, tak naprawdę będzie miało duży wpływ na wybór odpowiedniego rozwiązania. Na początek weźmy pod uwagę małe firmy. Często działają one na prostych narzędziach, takich jak arkusze Excel czy podstawowe systemy CRM lub ERP.

Na tym etapie to z pewnością wystarczy. Jednak wraz z rozwojem, gdy liczba klientów i liczba procesów biznesowych rośnie, te procesy i te proste rozwiązania zaczynają być niewystarczające. Wtedy pojawia się pytanie, jak usprawnić zarządzanie, jakie narzędzia wybrać, by zamiast chaosu w końcu zapanował porządek.

Kiedy warto postawić na gotowy system?

Gotowe systemy IT sprawdzają się wtedy, gdy firma ma standardowe procesy biznesowe, które nie wymagają specjalnych dostosowań. Standardowe mam na myśli takie, które powodują, że to, co jest zaprogramowane w danym oprogramowaniu, idealnie pasuje do tego, co działa w Twojej firmie, czyli że oprogramowanie jest faktycznie skrojone na miarę potrzeb Twojej firmy. Czyli mówiąc prościej, jeśli Twoja firma nie potrzebuje niestandardowych rozwiązań i może działać na standardowych właśnie procesach, gotowy system będzie optymalnym rozwiązaniem.

Zaletą takich rozwiązań jest oczywiście też ich szybkość wdrożenia i stosunkowo niskie koszty początkowe. Kiedy natomiast lepiej postawić na dedykowane rozwiązania?

Kiedy lepszy będzie system dedykowany?

Jeżeli chodzi o dedykowany system IT, to jest to opcja, która zyskuje mocno na znaczeniu, gdy firma ma bardziej specyficzne potrzeby, czyli kiedy te takie standardowe procesy wypracowane w gotowym oprogramowaniu, dostępnym już na rynku, nie są skrojone na miarę potrzeb Twojej firmy. Czyli wyobraźmy sobie na przykład firmę, która specjalizuje się w produkcji maszyn, gdzie każdy produkt ma indywidualne specyfikacje i wymagania dotyczące produkcji.

W takim przypadku gotowy system może okazać się niewystarczający, ponieważ wymagałby wielu kosztownych i czasochłonnych modyfikacji. I to już może być problem. Wtedy lepszym rozwiązaniem może być dedykowany system, który będzie od początku w pełni dostosowany do specyficznych procesów firmy.

Wyzwania i koszty przy dedykowanych rozwiązaniach

Dedykowane rozwiązanie to również dobra opcja, gdy firma potrzebuje niestandardowej integracji, na przykład połączenia z systemem produkcyjnym w czasie rzeczywistym, lub na przykład wymaga zaawansowanej analityki, której nie oferują standardowe systemy. Kiedy po prostu potrzebujesz, żeby coś działało jak w zegarku, to lepiej mieć system, który jest dokładnie taki jak chcesz, bez kompromisów i system, który jest przygotowany dokładnie pod te procesy, jakie funkcjonują i będą funkcjonować na dalszych etapach rozwoju Twojej firmy. Oczywiście dedykowane oprogramowanie to też większa inwestycja.

Natomiast warto jest patrzeć na to jak na inwestycje, nie jak na koszt, bo z dobrze napisanym programowaniem, które dobrze jest dopasowane do Twoich potrzeb i do Twoich procesów, jakie firmy się ukształtowały i ewoluowały z biegiem czasu i rozwoju, to naprawdę się zwraca i tutaj z reguły warto. Natomiast warto też sobie oczywiście przeliczyć ROI, zastanowić się jak to będzie wyglądało. Myślę, że to jest temat na oddzielny odcinek, więc do tego wątku jeszcze gdzieś w kolejnych odcinkach wrócimy.

Oczywiście wdrażanie dedykowanego oprogramowania to też jest coś, co wymaga pełnej współpracy z zespołem programistów, analityków, testerów, tak żeby oni byli w stanie dostosować system do tych Twoich specyficznych potrzeb czy unikalnych potrzeb, w związku z czym na to też się trzeba nastawić, że to będzie wymagało czasu po Twojej stronie. No i teraz przechodząc do porównania gotowe kontra dedykowane z podziałem na te różne skróty systemów, czyli krótkie wyjaśnienie czym dany skrót jest, bo pewnie większość z Was je zna, przynajmniej w jakimś stopniu. Natomiast też w kontekście kiedy wybrać gotowe rozwiązania danej klasy, a kiedy wybrać dedykowane.

ERP – gotowe czy dedykowane?

Tak, jeżeli chodzi o system ERP, jest to system, który pomaga zarządzać całym przedsiębiorstwem de facto, czyli finansami, produkcją, łańcuchem dostaw i też wieloma innymi procesami. I gotowe rozwiązania typu SAP czy ODU świetnie sprawdzą się w firmach z bardziej standardowymi potrzebami, jednak jeśli Twoja firma ma bardziej specyficzne wymagania, jak na przykład niestandardowe raporty czy bardziej zaawansowane integracje z innymi systemami, wtedy lepiej przynajmniej rozważyć rozwiązania dedykowane, które da Ci pełną kontrolę nad tym, co się dzieje w Twojej firmie. Jeżeli chodzi o kolejną klasę systemów, są to systemy CRM.

CRM – standard czy personalizacja?

I CRM to system, który pomaga zarządzać relacjami z klientami. System bardzo znany w wszelkich procesach sprzedaży, kiedy się je układa i są już poukładane, to z reguły wdraża się właśnie później oprogramowanie klasy CRM, żeby zapisywać dane o klientach, no i też w pewnym sensie automatyzować procesy sprzedaży czy też marketingu. I są tutaj oczywiście gotowe narzędzia takie jak Salesforce czy Hubspot i one będą świetne, jeżeli Twoje procesy są, no znowu, dość standardowe, mają po prostu jakieś określone kroki i tyle.

Natomiast jeżeli firma ma jakieś bardziej złożone potrzeby, typu wymaga integracji na przykład z systemem klasy PIM czy RP, albo ma na przykład bardziej skomplikowane ścieżki zakupowe, albo na przykład generuje jakieś super niestandardowe oferty, robi jakieś super niestandardowe kalkulacje, to albo dedykowany CRM, albo taki dedykowany moduł pod istniejący już CRM będą z pewnością dobrym wyborem. I dzięki temu dostosujesz owy system czy owy chociaż pojedynczy proces, jak na przykład generowanie ofert, do swoich unikalnych wymagań i w pełni wykorzystasz potencjał tego typu klasy systemu. Kolejna klasa jaką mamy to jest klasa systemu PIM.

PIM – czy dedykowane rozwiązania mają sens?

I PIM to system do zarządzania informacjami o produktach i on jest szczególnie przydatny w e-commerce’ie tak naprawdę. Na rynku jest wiele gotowych rozwiązań, które w większości przypadków będą wystarczające. Myślę, że tutaj dedykowany system PIM warto rozważyć, jeśli Twoje produkty mają znowu bardzo unikalne wymagania, albo dzieje się w nich coś super niestandardowego.

Natomiast akurat w przypadku PMów z reguły gotowe rozwiązania są na tyle elastyczne, jeżeli chodzi o modyfikacje, że nie ma tutaj z nimi większych problemów. Kolejna klasa systemów, przedostatnia dzisiaj to klasa WMS.

WMS – elastyczność w magazynach

I WMS to system do zarządzania magazynem, który wspiera kontrolowanie procesów magazynowych.

I gotowe rozwiązania z reguły będą odpowiednie dla mniejszych firm, które nie potrzebują jakiejś zaawansowanej personalizacji, jakiegoś super skomplikowanego procesu. Natomiast jeżeli Twoja firma potrzebuje unikalnych funkcji, jakichś niestandardowych algorytmów, na przykład optymalizacji procesów magazynowych i dostosowania tego WMSa w pełni do procesu magazynowego, jaki dzieje się w Twoim dziale logistyki, czy w Twoim magazynie, no to tutaj dedykowany WMS na pewno jest opcją wartą rozważania. No i kolejna klasa, już ostatnia dziś, to system MES.

MES – kontrola i optymalizacja produkcji

MES to jest system, który monitoruje i optymalizuje procesy produkcyjne. No i tutaj, jeżeli chodzi o gotowe rozwiązania, one z reguły sprawdzają się w firmach, które mają proces produkcji dość, znowu, standardowy. Natomiast dedykowane MESy będą potrzebne w firmach, gdzie jest jakiś bardziej skomplikowany proces produkcyjny i który przede wszystkim wymaga pełnej personalizacji systemu do swoich specyficznych potrzeb.

Okej, omówiliśmy sobie już najpopularniejsze systemy, czy klasy systemów, które pomagają zarządzać firmą.

6 kluczowych zasad przed wdrożeniem systemu IT

I teraz chciałbym opowiedzieć o kilku uniwersalnych zasadach, na które warto zwrócić uwagę przed wdrożeniem takiego systemu, czy w ogóle przed podjęciem decyzji na temat wyboru systemu, niezależnie od tego, czy decydujesz się na gotowe rozwiązania, czy coś bardziej dopasowanego do specyficznych potrzeb twojej firmy. I tutaj mam sześć takich punktów jeszcze, które chciałbym ci szybciutko przedstawić.

1. Unikanie vendor lock-in – nieuzależnianie się od jednego dostawcy

I pierwszy punkt to jest tak zwany vendor log, czyli unikanie zależności od jednego dostawcy. I jedną z rzeczy, którą warto mieć na uwadze jest właśnie owy vendor log. To sytuacja, w której stajesz się zależny od jednego dostawcy, a później jest ci ciężko zmienić system lub wprowadzać modyfikacje.

Czyli sytuacja, w której pojedyncza firma wyprodukowała swój system, potem ona nim tylko może zarządzać, tylko ona ma dostęp do jego kodu źródłowego i nie udostępnia tobie tego kodu. I by uniknąć tej pułapki, warto wybierać rozwiązania, które oferują większą elastyczność w tym kontekście, czyli na przykład oferują dostęp do swojego kodu źródłowego. Dzięki temu masz większą kontrolę nad przyszłymi zmianami.

Nie uzależniasz się od jednego dostawcy. No i to jest coś, co da ci więcej swobody na przyszłość, więc na pewno na to bym zwrócił uwagę. Punkt drugi to dobra faza discovery, czyli zrozumienie procesu w firmie.

Dobra faza discovery – analiza procesów w firmie

I tak naprawdę zanim podejmiesz decyzję o wdrożeniu systemu, bardzo ważne jest przejście właśnie przez tak zwaną fazę discovery. I to jest taki etap, w którym dokładnie analizujesz, jak funkcjonują obecne procesy w twojej firmie, co działa dobrze, co wymaga poprawy, jak te procesy będą też z biegiem czasu ewoluować, czy jest już jakiś plan na zmianę tych procesów z biegiem czasu. I tutaj im lepiej zrozumiesz swoje procesy, im lepiej one zostaną przeanalizowane, im lepiej firma wdrożeniowa czy produkująca dany system je zrozumie, tym lepiej zostanie wybrany system lub zaprojektowane rozwiązanie dedykowane, które odpowie na twoje potrzeby.

I to jest też moment, kiedy możesz jasno określić cele, które chcesz osiągnąć dzięki nowemu rozwiązaniu i to naprawdę daje ci taką solidną podstawę do dalszych działań, także fazę discovery gorąco polecam. Punkt trzeci to skala biznesu, czyli skalowanie systemu w miarę wzrostu firmy.

Skalowanie systemu wraz z rozwojem firmy

Wybór systemu IT powinien być dopasowany do skali twojej firmy.

To jest teoretycznie truizm, ale jeśli dopiero zaczynasz lub prowadzisz małą firmę, prawdopodobnie wystarczy ci proste, gotowe rozwiązanie, które będzie szybkie do wdrożenia i łatwe w obsłudze. Jednak kiedy firma będzie rosła, a procesy staną się bardziej skomplikowane, warto postawić na system, który jest skalowalny, czyli taki, który pozwoli ci łatwo dostosować go do nowych wyzwań i integracji z innymi narzędziami. I to da ci pewność, że twój system nie stanie się barierą w przyszłości, czyli takim blokerem w rozwoju.

Na to też warto zwrócić uwagę, jak to będzie wyglądało w przyszłości, czyli że wdrażamy jakieś rozwiązanie na obecnej skali biznesu i teraz do jakiej skali biznesu nam ono wystarczy. Czyli to jest takie główne pytanie, na które w ramach tego punktu warto sobie odpowiedzieć, czyli do jakiej skali biznesu obecne rozwiązanie, jakie wdrażamy, nam wystarczy. Punkt czwarty, proces zarządzania zmianą, przystosowanie zespołu.

Zarządzanie zmianą i przygotowanie zespołu

No i tutaj oczywiście wdrażanie nowych systemów to też zmiany po prostu w organizacji, zmiany w myśleniu ludzi i nie tylko to są takie zmiany technologiczne, ale i kulturowe, można powiedzieć, i dlatego skuteczne zarządzanie zmianą jest niezwykle ważne i warto tutaj zaplanować proces, który obejmie nie tylko wdrożenie systemu, ale także szkolenie pracowników, pomoc w adaptacji do nowych narzędzi oraz monitorowanie efektywności systemu po jego wdrożeniu. I ważne jest, aby zmiany były komunikowane w sposób jasny i zrozumiały dla wszystkich zaangażowanych, też z odpowiednim wyprzedzeniem i zgodnie z jakimś planem, harmonogramem, tak żeby wszystkie zainteresowane osoby mogły przez ten proces zmiany przejść gładko. Punkt piąty to proces powdrożeniowy, czyli pewnego rodzaju przygotowanie na trudności.

Planowanie trudności i scenariusze awaryjne

No i umówmy się, czasami nie wszystko idzie zgodnie z planem, więc warto mieć przygotowaną tak zwaną furtkę wyjścia. Co się stanie, jeśli system nie spełni oczekiwań? Jakie będą procedury awaryjne? Kto podejmie decyzję, kiedy pojawią się problemy? Ważne jest, aby przed wdrożeniem zaplanować, jak reagować w przypadku nieoczekiwanych trudności, aby jak najszybciej wyjść z kryzysu. No i też, aby mieć opracowany proces tak zwanego rollbacku, jeżeli zmieniamy system z jednego na drugi.

Czyli, że jeżeli zmienimy system już na ten drugi, nowy, ale okaże się, że on z jakiegoś powodu nie działa w 100% dobrze, to w jaki sposób i w jakim czasie i kto spowoduje, że nastąpi tak zwany rollback, czyli przywrócenie starego systemu, gdyby to było oczywiście konieczne. I punkt szósty ostatni to kryteria akceptacyjne i przepływ informacji.

Kryteria akceptacyjne i przepływ informacji

I myślę, że tutaj na koniec warto ustalić jasne kryteria, które pozwolą ocenić, czy wdrożenie systemu można uznać za udane i kiedy można je uznać za udane.

Czyli jakie parametry muszą być spełnione, by system był skuteczny. Warto zaplanować także, jak będą wyglądały ścieżki przepływu informacji po wdrożeniu, bo dzięki temu masz pewność, że dane będą przesyłane w sposób efektywny i bezpieczny, a cały system będzie działał tak jak powinien. Czyli warto po prostu zastanowić się, jak te dane będą krążyć, czyli że na przykład ktoś składa zamówienie w e-commerce, czyli tam widział jakieś produkty, te produkty skądś tam przybyły, być może z jakiegoś rozwiązania typu PIM, potem te produkty zostały zrobione jako zamówienie w systemie klasy jakichś e-commerce, następnie te produkty wylądowały w jakimś systemie ARP, ten system ARP wysłał je do systemu WMS, który pozwala ludziom spakować te przesyłki i tak dalej, i tak dalej.

Czyli jak te dane dokładnie będą krążyły między systemami, to trzeba zaplanować i trzeba do tego dopisać kryteria akceptacyjne, jak te informacje będą krążyć, żeby to było dla wszystkich jasne i żeby to gdzieś się na etapie wdrożenia nie rozjechało, mówiąc kolokwialnie.

Podsumowanie: jak mądrze wybierać systemy IT?

Podsumowując dzisiejszy odcinek, decyzja o wdrożeniu systemu IT to kluczowy krok, który może zdecydować o przyszłości Twojej firmy. Zrozumienie, które rozwiązanie gotowe czy dedykowane będzie dla Ciebie najlepsze zależy od wielu czynników, takich jak specyfikach procesów biznesowych, skalowanie działalności czy potrzeby elastyczności.

Kluczowe jest, aby przed podjęciem decyzji dokładnie przeanalizować potrzeby swojej firmy i być świadomym, jakie wyzwania mogą pojawić się w przyszłości.

CTO na godziny – wsparcie przy wyborze i wdrożeniu

W takich sytuacjach wsparcie eksperta, np. CTO na godzinę, może okazać się nieocenione.

Taki specjalista, czyli taki dyrektor techniczny, bo może nie tylko w kwestiach technicznych właśnie, ale także przede wszystkim spojrzy na problem z perspektywy biznesowej, wskazując rozwiązanie, które najlepiej odpowiada na potrzeby firmy. Zarówno teraz, jak i w przyszłości. I o tym opowiem Wam więcej w kolejnym odcinku.

Zakończenie i zaproszenie na kolejny odcinek

Dzięki bardzo za dziś i do usłyszenia za tydzień. Cześć. Napisy stworzone przez społeczność Amara.org