Wizja lokalna – sekret skutecznych wdrożeń IT, o którym nikt nie mówi

Cześć, dzień dobry,

Z tej strony Grzegorz Tabor, a to jest podcast IT i Biznes, gdzie jako dyrektor technologiczny pomagam przedsiębiorcom i menadżerom realizować projekty IT, które wspierają cele biznesowe skutecznie i w terminie. Jeśli napotykasz na swojej drodze wyzwania i potrzeby wsparcia twojego biznesu świadomie z użyciem technologii, ten podcast jest dla ciebie. Odcinek 53.

Wizja lokalna. Sekret skutecznych wdrożeń IT, o którym nikt nie mówi. W tym odcinku opowiem wam o procesie, który przez naszych klientów jest nazywany absolutnym game changerem, czyli o wizji lokalnej.

Jeśli kiedykolwiek zastanawiałeś się, czemu twoje wdrożenie nie przynosi oczekiwanych efektów, być może brakowało właśnie tego, aby firma wdrożeniowa, firma IT, realnie nie tylko poznała, ale także zrozumiała twój biznes. Nie przedłużam, serdecznie zapraszam do merytorycznej części dzisiejszego odcinka.

Wprowadzenie do tematu: Skąd pomysł na wizję lokalną?

Cześć, dzień dobry.

Od jakiegoś czasu sprawniamy nasze procesy i działania w Innovation i jednym z nich było zastanowienie, jak jeszcze lepiej możemy dotrzeć do realnych potrzeb naszych klientów i budować software, który rzeczywiście wspiera zespoły naszych klientów w osiąganiu celów biznesowych. Czyli aby miarą sukcesu nie było tylko to, że soft jest dostarczony i działa, ale to, że faktycznie osiągnięto dzięki temu działaniu tego software’u albo z jego pomocą jakiś określony cel biznesowy.

Jak wygląda typowy proces sprzedaży w IT?

Wzięliśmy na warsztat proces sprzedaży, który bardzo często funkcjonuje w wielu firmach IT.

Z reguły on wygląda tak, że przychodzi jakieś zapytanie od klienta, ono jest przez kogoś analizowane, zadaje się pytania w obszarze tego zapytania. Czasem wychodzi się trochę ponad to zapytanie, ale z reguły też klient na tym etapie nie ma za dużo czasu, nie chce go też nie wiadomo ile poświęcać. Z drugiej strony te briefy raz są super szczegółowe, innym razem nie są aż tak bardzo szczegółowe, są bardziej właśnie ogólnikowe.

No i teraz przechodzimy przez ten proces. Z reguły firmy robią to tak, że zadają mnóstwo pytań albo właśnie zadają bardzo mało pytań. Z reguły są dwie drogi w zasadzie, takie dwie koncepcje.

Albo jest koncepcja, że podaje się jakąś kwotę przybliżoną realizacji na podstawie tych przesłanych danych, czyli taka bardzo kwota wymyślona z palca w cudzysłowie, to znaczy no tylko na podstawie tych przesłanych materiałów bez zbyt dużego dopytywania. Albo znowu klient jest bombardowany wieloma pytaniami odnośnie tego projektu, bo się skupiamy już bardzo mocno na wszelkich szczegółach, żeby to wszystko dobrze wycenić. No i okazuje się, że firmy kiedy bardzo mocno skupiają się na danym projekcie, dobierają już technologię, szacują zakresy prac, piszą specyfikacje, albo mówią, że będą ten projekt wypracowywać zwinnie i trzeba zacząć od analizy przedwdrożeniowej.

I okazuje się, że na koniec dnia to działa tak, że firma IT w tym procesie takim przyśpieszonym, szybkim, myśli, że klient wie czego chce. No przecież to opisał, że chce na przykład platformę B2B albo aplikację webową czy mobilną, więc skupia się już na tej wycenie, na doborze technologii, na pisaniu specyfikacji, no bo przecież o to prosi klient. Chciałby wiedzieć ile to kosztuje, w jakim czasie można to zrobić, jakie mamy doświadczenia.

Skorej klient oczekuje, że ktoś po zapoznaniu z opisem zgłosi jakieś swoje uwagi, propozycje i jednocześnie nie bierze pod uwagę tego, że firma IT na tym etapie realnie nie zna jego firmy. I nagle okazuje się, że obie strony mówią o tym samym, no bo obie przecież rozmawiają o wykonaniu jakiegoś konkretnego projektu IT, ale w efekcie jednak ich perspektywa jest kompletnie niespójna i prowadzi do błędów komunikacyjnych.

Dlaczego wizja lokalna to game changer?

Wymyśliliśmy podczas tego właśnie zastanawiania się jak do tego wszystkiego podejść, taki proces czy taką dodatkową rzecz w procesie sprzedaży, aby lepiej poznać i zrozumieć działanie biznesu klienta, który nazwaliśmy wizją lokalną.

Etapy wizji lokalnej: Jak wygląda proces?

I teraz co my robimy podczas takiej wizji lokalnej? Po pierwsze rozmawiamy z zarządem. Taka ludzka biznesowa rozmowa o celach biznesowych, o poprzednich wdrożeniach, co jest ważne dla zarządu, szczególnie co jest nieważne, jaka jest strategia działania na najbliższe lata. Staramy się zrozumieć jak zarząd myśli o swojej firmie.

Następnie mapujemy strukturę organizacji. Ustalamy z kim należy porozmawiać w obszarze potencjalnego projektu, który mielibyśmy realizować, czyli kto będzie tutaj naszym sprzymierzeńcem i jednocześnie po stronie klienta osobami kontaktowymi staramy się z tymi osobami też poznać. Zderzamy dokumentację dostarczoną wcześniej od klienta z rzeczywistością.

Omawiamy ją z autorami, ale też często z osobami, które mają coś do powiedzenia, ale nie zostało ich zdanie zapisane do briefu, bo przecież to dopiero wstępny brief, będziemy go jeszcze zmieniać i tak dalej. Z drugiej strony oczekujemy wyceny. I ustalamy po czwarte, jak powinien przebiegać proces analizy biznesowo-technicznej, z kim i o czym powinniśmy porozmawiać na kolejnych etapach, aby właściwie wyspecyfikować potrzeby i dobrać odpowiednie rozwiązania.

Często jest to także okazja tak po ludzku do poznania się na żywo, do wymiany opinii, do wymiany doświadczeń i oceny, czy obie strony się rozumieją, nadają na tych samych falach i są w stanie realizować ze sobą długoterminową współpracę, bo umówmy się, współpraca IT raczej nie należą do krótkich. To też jest moment, kiedy my spoglądamy na firmę z zewnątrz i często widzimy, że na przykład jeden dział z drugim niekoniecznie dobrze współpracuje, to znaczy mają jakąś tam trudną sytuację, powiedzmy taką HR-owo patrząc, a jednocześnie oba te działy, przedstawiciele tych działów będą super istotne w kontekście wdrażanego przez nas systemu, czyli to jest już ryzyko, które jesteśmy w stanie zmapować, obserwując zachowania ludzi zwyczajnie na takiej wizji, ale też po prostu w rozmowie często takie rzeczy wychodzą. Wychodzą też rzeczy, o których ludzie mówią, a niekoniecznie powiedzieliby komuś wewnątrz organizacji, na przykład prezesowi, co finalnie można też podsumować w ramach takich porad, takiego wsparcia, na co warto w firmie szczególnie zwrócić uwagę.

Dlaczego inwestujemy w wizję lokalną już na etapie sprzedaży?

Tu pojawia się pytanie, dlaczego my w ogóle realizujemy taki proces, no bo umówmy się, on jest generalnie raczej drogi, no bo trzeba przyjechać do siedziby klienta, trzeba poświęcić czas jednej lub dwóch osób. Dlaczego realizujemy taki proces jeszcze na etapie procesu sprzedaży, a nie w ramach analizy przedwdrożeniowej? Wierzymy bowiem, że aby dobrze oszacować zakres prac do wykonania, a tym samym podać rzetelną wycenę, musimy bardzo dobrze zrozumieć, jak działa firma klienta i jakich realnie rzeczy klient potrzebuje, jak powinny wyglądać też priorytety tych rzeczy. I teraz, dlaczego tak uważamy i dlaczego tak wierzymy? Opowiem Wam takie cztery krótkie historie, gdzie przekonałem się, że wizja lokalna serio ma sens.

Historia 1: Firma uprawiająca pieczarki

Pierwsza historia. Firma zajmująca się uprawą pieczarek. Klient początkowo przesłał nam całkiem szczegółową dokumentację projektową, przykłady prototypów już nawet, jak mogłaby działać aplikacja, którą chciał nam zlecić.

Wizja lokalna okazała się punktem zwrotnym w całej współpracy, bo okazało się, że problem od strony biznesowej można rozwiązać jeszcze inaczej i trzeba przede wszystkim w ogóle przemodelować priorytety, według których będziemy pracować, ale przede wszystkim trzeba dobrać też systemy innej klasy, niż te zakładane przez klienta. I co ciekawe, podczas oglądania halu prawowych i zadawania pytań z serii, dlaczego tak coś działa, dlaczego np. w taki sposób te pieczarki są zbierane, jakie są w ogóle rodzaje pieczarek itd., po prostu poznawania, poczucia tego biznesu tak dosłownie, znaleźliśmy też taki proces, gdzie naklejano kody kreskowe w pewne miejsca, a można było tego uniknąć, korzystając z dobrej technologii.

I sam ten konkretny proces okazało się, że planowo będzie generował kilkadziesiąt tysięcy złotych miesięcznie oszczędności i teraz klient tego nie zauważał na etapie swojej analizy, no bo zastanawiał się już bardzo mocno nad obszarami, które widział, nad którymi się skupiał, a to była rzecz, którą kompletnie pomijał tylko dlatego, że było dla niego oczywiste, że tak po prostu musi być, no bo tak działamy od lat, więc to tak zostawimy. Spojrzenie z zewnątrz pozwoliło zauważyć, że to jest ewidentne marnotrawstwo tutaj zasobów i tak naprawdę pieniędzy no i dzięki temu możemy to na etapie budowy systemu już przewidzieć i uwzględnić i tę oszczędność zwyczajnie w świecie pozwolić klientowi zainwestować.

Historia 2: System rejestracji czasu pracy w firmie budowlanej

Druga historia.

Firma budowlana chcąca wdrożyć system do rejestracji czasu pracy, żeby poprawić rentowność. Standardowo jest tak, że systemy klasy właśnie RCP, czyli do rejestracji czasu pracy, wymagają jakiejś bramownicy albo czytnika, gdzie na budowie nie ma takiej możliwości, żeby tego typu urządzenie, narzędzie postawić, z tego względu, że pracownicy mogą startować swoją pracę z bardzo różnych miejsc, bo to jest akurat budowa, która jest bardzo rozległa i żaden gotowy system nie spełniał tego typu oczekiwań, po prostu. Po pogłębionej analizie okazało się, że cele biznesowe zarządu to nie tylko samo rejestrowanie czasu pracy, ale że jest w tym też drugie dno i potrzeba danych o obecności pracowników tak naprawdę jeszcze w innych celach.

Nie chcę się w to zagłębiać, bo to oczywiście cele były konkretnego klienta, ale możecie wierzyć lub nie, ale żeby wypracować koncepcję, jak dobrze w ogóle zbierać dane na budowie i żeby to było zgodne z tym, jak ludzie tam pracują, udaliśmy się właśnie na budowę klienta i tam, realnie pracując z ludźmi, którzy mieliby korzystać z tego systemu na co dzień i też zapoznając się z ich nawygami, jak oni funkcjonują, jak tam działają, ustaliliśmy to, jak realnie są oni w stanie korzystać z systemu, czy miałaby to być bardziej aplikacja mobilna czy webowa, jakie powinna mieć funkcjonalności i bez tych rozmów i zobaczenia typowej budowy tego klienta na żywo bardzo trudno byłoby doradzić to, co tam wypracowaliśmy, bo istniało bardzo duże ryzyko, że wypracujemy coś, co będzie oczywiście działać, ale nie będzie intuicyjne, co w konsekwencji doprowadziłoby do nieuzyskania efektu, o który chodziło zarządowi.

Historia 3: Serwis i dzierżawa urządzeń

Trzecia historia. Firma, która realizuje serwisy swoich urządzeń, które dostarcza do różnych firm, no i potem dzierżawi.

Ta firma miała już na koncie jedno nieudane wdrożenie systemu IT właśnie do obsługi obych serwisów. Najważniejszy wniosek to to, że system w ogóle nie był przystosowany do pracy z ich obecnymi programami innymi, których używają na co dzień. Po naszej wizji lokalnej mieliśmy już sporo wspólnych przemyśleń i wniosków, a kolejne spotkania doprecyzowujące i doszczegółowiające wnioski z wizji tylko dawały obustronną przekonanie, że wspólnie jesteśmy w stanie ten projekt wdrożyć tak, żeby spełniał oczekiwania, bo po prostu mamy dobry flow komunikacji i od ręki rozwiązujemy wszelkie trudne kwestie, które wychodzą na etapie doszczegółowiania, ale to dlatego, że realnie zrozumieliśmy, jak działa ta firma.

Zauważyliśmy, jak to źle wcześniej było przeprowadzone, jeżeli chodzi o poprzednie wdrożenie i wyciągnęliśmy z tego wnioski przede wszystkim. Wiedzieliśmy, kto za co tak realnie odpowiada w tej firmie, bo okazało się, że trzeba tutaj też zgrać pracę kilku działów. Wiemy, jak będą ci ludzie korzystać z dostarczonych systemów i co jest super ważne, wiemy, od czego powinniśmy zacząć, żeby uzyskać jak najszybszy zwrot z inwestycji w to oprogramowanie.

Historia 4: Organizacja po nieudanym wdrożeniu

I czwarta historia, już ostatnia. Pewna firma, która potrzebowała wsparcia IT, również organizacja po przejściach, to znaczy ktoś podchodził do wdrożenia systemu, który opiekowałby najważniejsze procesy, w tym też obieg dokumentów, ale finalnie firma się poddała. I podczas wizji lokalnej rozmawiamy o tych doświadczeniach także właśnie poprzednich, żeby się na nich bardzo szybko douczyć o tym, co trzeba szczególnie zaopiekować.

Pytamy klienta o analizę przed wdrożeniem. Akurat tutaj zapytaliśmy, czy taka analiza została też wcześniej zrobiona i udokumentowana. No i klient nam z lekkim skrzywieniem mówi, że tak, tak, mamy analizę, prześlemy wam.

No i następuje cisza, widzę i czuję, że coś ewidentnie nie gra. Zadaję pytanie, a czy jesteście Państwo z tej analizy zadowoleni? I nagle klient bardzo dynamicznie odpowiada, absolutnie nie, ta analiza kompletnie nie oddaje tego, jak my pracujemy, ona w ogóle nie pokrywa tego, jak nasza organizacja działa. I teraz wyobraźcie sobie, że nie zadałbym tego pytania, albo na przykład na spotkaniu online bez kamerek nie zauważyłbym tego, że coś tu nie gra, tylko poszedłbym dalej i wówczas klient miałby swoją początkową zasłonkę, czy jak to gdzieś przeczytałem, taki grałby teatrzyk, że wszystko grało podczas tego wdrożenia, że już mamy materiały, oczywiście, że tak, i że wcale nie byłaś tak źle.

I już na samym początku pracowalibyśmy w oparciu o coś, co byłoby bardzo złym wyznacznikiem naszej drogi.

Podsumowanie: Co daje wizja lokalna?

Jak sam słyszysz, wizja lokalna to nie jest fajny dodatek, według mnie, jeżeli chodzi o dzisiejsze wdrożenie IT. Tak naprawdę nie mierzymy się dzisiaj z wyzwaniem, jakiej technologii użyć, jakiego systemu wybrać, bo tych systemów jest cała masa.

I z pewnością jesteśmy w stanie albo znaleźć system gotowy, który można dostosować, albo zbudować zwyczajnie system dedykowany, dopasowany do danej sytuacji i potrzeb firmy. Ale co jest super ważne, to to, że zanim w ogóle zabierzemy się za budowanie czegokolwiek, to najpierw naprawdę trzeba dobrze zrozumieć to, jak działa dany biznes, umieć się postawić w roli osób, które mają swoje cele, mają swoje oczekiwania i dopiero wtedy jesteśmy w stanie dowozić systemy, które faktycznie wspierają biznes. Także wizja lokalna to kluczowy element, który sprawia, że projekty IT naprawdę mają szansę być zamknięte z sukcesem.

Dzięki tej wizji rozmawiamy z właściwymi ludźmi, a nie tylko zapoznajemy się z briefem i pracujemy sobie na tekście. Zderzamy założenia z rzeczywistością, zanim to zrobi budżet lub zwyczajnie frustracja jednej ze stron. Dopasowujemy rozwiązania do faktycznego sposobu działania firmy, a nie do idealizowanego modelu z PowerPointa, czy po prostu do wyidealizowanej analizy przedwdrożeniowej, która nijak ma się do procesów i do tego, co realnie dzieje się w firmie.

Jesteśmy w stanie rzetelnie oszacować czas, zakres i koszty. Nie strzelamy tutaj na oko. I co najważniejsze, od początku budujemy współpracę, która ma sens, bo poznajemy się, łapiemy flow, albo widzimy, że go nie ma.

I wtedy też dobrze, bo nie ma rozczarowań po drodze. I to właśnie dlatego robimy wizję lokalną jeszcze przed podpisaniem umowy takiej stricte wdrożeniowej, bo wierzymy, że najpierw trzeba dobrze zrozumieć firmę, zanim cokolwiek się obieca, czy wyceni, szczególnie przy dużych systemach.

Zaproszenie do kontaktu

I teraz, jeśli słuchasz tego odcinka i masz przed sobą większy projekt IT, a nie jesteś do końca pewien lub pewna, czy wszystko zostało dobrze przemyślane, albo już raz coś się nie udało i boisz się powtórki, to serdecznie zapraszam Cię do kontaktu.

Wpadniemy do Ciebie, zobaczymy, jak naprawdę działa Twój biznes, pogadamy z zespołem, zidentyfikujemy priorytety i ryzyka, a potem zdecydujemy, czy i jak możemy Ci pomóc. Bez ściemy, bez nadymania, bez prezentacji ze stokowymi zdjęciami, po prostu na miejscu, z ludźmi w rzeczywistości. Odezwij się do mnie, proszę, przez LinkedIn’a, albo napisz nam mojego maila, którego podaję w opisie do tego odcinka.

A jeśli znasz kogoś, komu taka wizja lokalna by się przydała, podeślij mu też ten odcinek. Dzięki, że słuchasz mojego podcastu i do usłyszenia w kolejnym odcinku. Cześć!